Koulutusten maksaminen Svea Paymentsin (ent. Maksuturva) avulla 2

Svea Paymentsiin voi siirtää koulutuksen nimenä enintään 40 merkkiä. Koulutuksen nimi voi olla pidempikin, mutta Svea Paymentsiin lähetetään 40 ensimmäistä merkkiä Arviointi- tai Luokat-rekisteriin kirjatusta nimestä. Lähetettävässä yhteenvedossa nimi katkaistaan 40 merkin jälkeen, jos se on pidempi, ettei tule turhia virheilmoituksia. Primuksessa ja Wilmassa koulutusten nimien pituudella ei ole rajoitusta.

Hakija valitsee koulutuskalenterista koulutukset ja siirtyy ilmoittautumiseen. Jos koulutukselle on laitettu maksutavaksi "Lasku tai verkkopankki", hakija voi valita jomman kumman. Jos hän valitsee laskun, hän siirtyy suoraan oppilaitoksen hakulomakkeen täyttämiseen ja Laskutus-rekisteriin muodostuu lopuksi lasku.

Jos hakija valitsee verkkopankkimaksun ja oppilaitoksen maksurajapinnaksi on valittu Svea Payments, näytetään hakeutumisvaiheessa ensimmäisenä vakiolomake "Maksuturvan vaatimat kentät". (Tämä lomake tulee ohjelmakoodista.) Siinä on valmiina Svea Paymentsin vaatimat kentät, lähinnä henkilötiedot. Sähköpostiosoitetta ei kysytä vielä tässä vaiheessa, koska koulutus ei välttämättä vaadi sähköpostivahvistusta. Mutta myöhemmässä vaiheessa sähköpostiosoite pitää kuitenkin olla Svea Payments -sivulla.

Maksajan tiedot -lomakkeen täyttämisen jälkeen avautuu oppilaitoksen oma hakulomake, johon kannattaa laittaa joku sähköpostiosoite-kenttä pakolliseksi tiedoksi. Sähköpostiosoite tarvitaan, kun siirrytään Svea Payments -sivulle, jossa valitaan pankki. Wilma siirtää sähköpostiosoitteen joko yksityisen hakijan lomakkeen tai yrityksen/organisaation ilmoittautumislomakkeen kentistä. Jos sähköpostiosoitetta ei löydy, Svea Paymentsin sivu herjaa sen puuttumisesta. Tässä vaiheessa sähköpostiosoitteen voi myös täydentää tai vaihtaa Svea Paymentsin sivulla, mutta se ei päivity enää Wilmaan.

Hakija valitsee pankin, kirjautuu verkkopankkiin omilla tunnuksillaan ja maksaa koulutukset. Kun maksu on suoritettu, palataan takaisin Wilman koulutuskalenteriin ja tallennetaan hakemus loppuun.

Koulutusta ei voi maksaa, jos on valittu koriin monta koulutusta ja koulutusten laskutyypeillä on eri viitenumerosarjat. Tällöin Wilma näyttää vain tavallisen oppilaitoksen hakulomakkeen, mutta maksutoimintoa ei. Silloin ei myöskään synny laskua, vaan oppilaitoksen tulee laskuttaa opiskelijaa erikseen.

Hakeutumisesta/ilmoittautumisesta tallentuu seuraavat tiedot:

• Laskutus-rekisteriin tulee uusi rekisterikortti eli syntyy uusi lasku. Verkkopankkimaksun mallinne -kenttään tulee rasti.
• Jos koulutus maksettiin verkkopankissa, laskulla näkyy maksajana hakija ja saajana oppilaitos sekä maksupäivä ja summa. Verkkopankkimaksun mallinne -kentästä poistuu rasti.
• Jos koulutus haluttiin maksaa laskulla, täytyy lasku käsitellä ja lähettää hakijalle manuaalisesti.
• Laskun erittelytaulukossa on linkit koulutuksiin, sekä Arviointi- että Luokat-rekisteriin. Tämän vuoksi tulee huomioida, että esim. nonstop-koulutuksissa EI tulisi käyttää samaa rekisterikorttia (=arviointikirjaa) vuodesta toiseen, johon vain vaihdettaisiin tietoja. Silloin laskun viittaukset eivät toimi oikein.
• Koulutuksen alkamispäivämäärä tallentuu erittelytaulukkoon rivikohtaisesti. Se siirtyy Svea Paymentsin "Toimituspäiväksi".
• Koulutuksen laskutyyppi tallentuu myös rivikohtaisesti erittelytaulukkoon ja viittaa Arviointi-/Luokat-rekisterin laskutyyppiin. Jos laskutyyppi on laitettu Koulun tietoihin eikä koulutuskohtaisesti, se tallentuu Laskun tyyppi (rekisteristä) -kenttään.
• Hakijat-rekisteriin tallentuu rekisterikortti hakijasta ja kortilta löytyy linkki muodostuneeseen laskuun (kenttä Osallistumislaskut).

Väliaikainen hakijakortti

Kun hakija aloittaa koulutuskalenterissa hakemuksen teon, muodostuu Primuksen Hakijat-rekisteriin heti "tyhjä" väliaikainen rekisterikortti, jossa on rasti kentässä Koulutuskalenterin väliaikaiskortti. Kun hakemus tallennetaan loppuun, Wilma luo varsinaisen hakijakortin Hakijat-rekisteriin ja poistaa väliaikaiskortin.

Jos hakemus puolestaan jää kesken Wilmassa, ei varsinaista hakijakorttia synny Hakijat-rekisteriin ja väliaikaiskorttikin poistuu seuraavan Primuksen uudelleenkäynnistyksen yhteydessä. Näitä väliaikaiskortteja ei ole tarkoitus manuaalisesti poistaa Primuksesta.

Väliaikainen laskukortti

Kun hakija aloittaa hakeutumisen koulutukseen, johon on liitetty verkkopankkimaksu, muodostuu Primuksen Laskutus-rekisteriin laskun rekisterikortti. Laskulle tallentuu Verkkopankkimaksun mallinne-kenttään rasti (rasti poistuu, jos hakemus ja verkkomaksaminen viedään loppuun koulutuskalenterissa). Jos hakeutumista tai maksamista ei viedä loppuun asti, tämä lasku jää kuitenkin Laskutus-rekisteriin.

Primukseen on mahdollista laittaa asetus, että Primus poistaa Laskutus-rekisteristä yli 2 vrk vanhat turhat rekisterikortit pois, jos joku hakija on aloittanut hakuprosessin, mutta keskeyttänyt maksamisen verkkopankissa tai keskeyttänyt hakemuksen teon. Käytännössä Laskutus-rekisteristä poistetaan silloin laskut, jotka täyttävät seuraavat ehdot: Verkkopankkimaksun mallinne=Kyllä JA Rekisterikortin luontipäivä<Nykyinen päivämäärä-2. Asetusta ei oppilaitokset voi kuitenkaan itse laittaa päälle, vaan asiakkaan tulee ottaa yhteyttä Visman tukeen.

Jos koulutus on jo täynnä ja maksutapana on pelkästään verkkopankki, yksityiselle hakijalle ei tule esiin ollenkaan maksutavan valintaa. Hän voi täyttää hakemuksen normaalisti, mutta Wilman lähettämässä vahvistussähköpostissa kerrotaan varasijalle joutumisesta.

Wilma tekee hakijakortin jo ennen verkkopankkiin siirtymistä ja tarkistaa, onko paikkoja jäljellä, joten hakijan ei tarvitse maksaa varasijasta. Jos maksutapana on "Lasku tai verkkopankki", hakijalle näytetään vain Lasku-vaihtoehto. Silloin Primukseen muodostuu lasku, mutta oppilaitoksen tulee seurata, ketkä mahtuivat koulutukseen ja laskuttaa vain niitä hakijoita, jotka saivat opiskelupaikan. Jos hakija hylkää hakemuksen kesken hakeutumista, Wilma poistaa väliaikaisen hakijakortin automaattisesti, ettei se varaa turhaan opiskelupaikkoja muilta.

Organisaatio ilmoittaa yleensä useamman henkilön kerralla koulutuksiin. Wilma tarkistaa, jos muutama paikka on jäljellä, että mahtuuko kaikki ilmoitetut koulutukseen. Koulutusta ei pysty maksamaan verkkopankissa, jos osa joutuu varasijoille.

Sähköpostivahvistuksessa kerrotaan varasijoista. Jos koulutus on jo valmiiksi kokonaan täynnä, organisaatiokaan ei voi maksaa ollenkaan verkkopankissa. Se voi täyttää ilmoittautumislomakkeen, mutta maksumahdollisuutta Wilma ei tarjoa yhteenvedossa.

Jos oppilaitoksen on vaikea hallita organisaatioiden ilmoittamia hakijoita ja tietää, kuka on varasijalla ja kuka on mahtunut koulutukseen, Koulun tiedot -rekisterissä voi estää organisaatioilta verkkomaksamisen kokonaan. Estäminen tapahtuu jättämällä ruksimatta kohdan "Yritysilmoittautuminen" kentässä Verkkomaksut koulutuskalenterin poluissa. Jos verkkomaksaminen on estetty, yritys voi silti ilmoittaa hakijat, mutta laskua ei synny eikä Wilma tarjoa verkkopankkimaksamista. Näin ei tule turhia maksuja, joita pitäisi palauttaa myöhemmin. Yritysten laskutus täytyy hoitaa silloin normaalisti laskuttamalla.

Huom. Valittujen koulutusten maksimi yhteishinta on verollisena 99999,99 euroa. Jos summaksi tulee enemmän, hakija ei pääse maksamisvaiheeseen. Hakijan peruminen tai poistaminen ei myöskään päivity laskulle. Nämä täytyy tarkistaa erikseen.