Ilmoittautuminen lyhytkestoiseen koulutukseen

Lyhytkestoisilla koulutuksilla tarkoitetaan vain muutaman tunnin, päivän tai enintään muutaman viikon kestävää koulutusta tai kurssia. Näistä ei kirjata välttämättä suoritusmerkintöjä ja annetaan enintään osallistumistodistus. Lyhytkestoisiin koulutuksiin voivat hakeutua yksityishenkilöt tai joku organisaatio voi ilmoittaa työntekijänsä näihin (esim. tilauskoulutukset).

Lyhytkestoisiin koulutuksiin/kursseille ilmoittautumisia varten tehdään Primuksen Arviointi-rekisteriin arviointikirja jokaista haettavaa kurssia varten. Hakijoiden tiedot eivät kuitenkaan tallennu suoraan näihin arviointikirjoihin, vaan Hakijat-rekisteriin. Sieltä nimet voidaan kuitenkin siirtää arviointikirjoihin samalla kun opiskelija siirretään Opiskelijat-rekisteriin.

Arviointikirjaan täytetään:

• kurssin/koulutuksen nimi, johon ilmoittautumiset kerätään
• Ilmoittautuminen Wilmassa sallittu, pakollinen, jotta koulutus näkyy Wilmassa
• Ilmoittautuminen alkaa
• Ilmoittautuminen alkaa kello, voidaan tarkentaa, mihin kellonaikaan haku alkaa, ei pakollinen tieto. Koulutuskohtainen alkamisaika yliajaa Koulun tietoihin merkityn ajan.
• Viimeinen ilmoittautumispäivä, pakollinen (5 viikon jälkeen päättymispäivästä poistuvat listauksesta) TAI
• Viimeinen näkymispäivä koulutuskalenterissa -kenttään voi laittaa päivän, jonka jälkeen koulutus häviää kalenterista
• Jatkuva haku -kentän täyttäminen yliajaa viimeisen näkymispäivän. Silloin koulutus näkyy listassa niin kauan, kunnes se poistetaan.
• Arkistoitu-kenttä: jos rastittuna, koulutus ei näy enää koulutuskalenterissa Wilmassa.
• Koulu-kentän ykkösriville laitetaan se koulu, jossa kurssi järjestetään. Koulutus näkyy vain ykkösrivillä olevan koulun alla Wilmassa, vaikka koulutukselle olisi laitettu useampi koulu.
• Kurssi-kenttä, jos halutaan siirtää hakijat suoraan arviointikirjoihin valinnan jälkeen .

Koulutusten tiedot ja esitystapa määritellään Koulun tiedot -rekisterissä.

• Lyhytkestoisten koulutusten otsikko suomeksi -kenttään kirjataan Wilmassa näytettävä otsikko. Oletuksena otsikkona on "Lyhytkestoiset koulutukset".
• Lyhytkestoisten koulutusten infosarakkeet Wilmassa: riveille valitaan ne Arviointi-rekisterin kentät, joiden tietoja koulutussivulla esitetään. Jos näitä kenttiä ei ole täytetty, lyhytkestoisten osio ei näy kalenterissa.
• Lyhytkestoisten koulutusten infosarakenimet Wilmassa: riveille voi antaa kenttänimeä napakamman tai kuvaavamman nimen Wilman sarakeotsikkoja varten, esim. Päättymispäivä-kentän nimeksi "Päättyy". Infosarakkeiden kentät ovat monirivisiä, joten ne on syytä asemoida vierekkäin. Jos sarakenimiä ei täytetä, Wilma näyttää sarakeotsikkoina kenttänimet sellaisenaan.

Myös muita tietoja koulutuksesta voi täyttää ja laittaa näkyviin koulutussivulle lisätiedoiksi. Lisätiedot avautuvat Wilmassa koulutuksen nimeä klikkaamalla. Lisätietoikkunan sisältö valitaan Koulun tiedot -rekisterissä:

• Lyhytkestoisten koulutusten lisätiedot Wilmassa: riveille valitaan ne Arviointi-rekisterin kentät, joiden tietoja lisätiedoissa esitetään.
• Lyhytkestoisten koulutusten lisätietojen nimet Wilmassa: riveille voi antaa kenttänimeä napakamman tai kuvaavamman nimen Wilmassa näkyville lisätiedoille. Lisätietokentät ovat monirivisiä, joten ne on syytä asemoida vierekkäin.
• Sähköpostin lisätiedot -kenttä Arviointi-rekisterissä: ilmoittautumisesta lähtevän sähköpostin ryhmäkohtainen lisätietoteksti.
• Sähköpostissa on mukana myös Koulun tiedot -rekisteriin kirjattu kaikkia ryhmiä (lyhytkestoisia koulutuksia, arviointikirjoja) koskeva yleinen sähköpostin teksti.

Lisätietoihinkin voi lisätä linkkejä. Se tehdään laittamalla linkin www-osoite Arviointi-rekisterin johonkin memokenttään ja ottamalla tämä kenttä mukaan ylläolevaan Lyhytkestoisten koulutusten lisätiedot Wilmassa-kenttään. Linkki kirjoitetaan kaksien hakasulkeiden sisään: [[www.wilma.fi]]

Oppilaitoksen www-sivuille voi myös laittaa suoran linkin johonkin koulutuskalenterin koulutukseen, jolloin Koulutuksen lisätiedot avautuu suoraan omaan ikkunaan, kun koulutuksen nimeä klikataan www-sivulta.

Oletuksena kaikki ilmoittautumiset vaativat sähköpostivarmennuksen. Varmennusvaiheen voi kuitenkin jättää poiskin joko kaikilta kerralla tai vain tietyiltä koulutuksilta.

• Kaikilta lyhytkestoisilta koulutuksilta: Koulun tiedoissa rastitaan kenttä Lyhytkestoiset koulutukset eivät vaadi sähköpostitunnistautumista.
• Tietyiltä lyhytkestoisilta koulutuksilta: Arviointi-rekisterissä näiden koulutusten arviointikirjoille rastitaan Ilmoittautuminen ei vaadi sähköpostivarmistusta.
• Jos hakija ilmoittautuu kerralla useampaan koulutukseen, joista yksikin vaatii varmennuksen, kuuluu hakuprosessiin aina varmistusvaihe.
• Jos sähköpostiosoitetta ei ole varmistettu, lähetetään vahvistus ilmoittautumisesta lomakkeella esillä olevan sähköpostikentän osoitteeseen. Jos tällaista kenttää ei ole tai hakija ei ole osoitetta täyttänyt, ei hänelle lähde vahvistustakaan. Sähköpostiosoite-kenttä kannattaa siis olla mukana lomakkeella ja merkitä pakolliseksi.
• Organisaatioiden ilmoittautumislomakkeella sähköpostia etsitään ensisijaisesti kentästä Hakijan ilmoittaneen yrityksen/organisaation sähköpostiosoite ja toissijaisesti kentästä Sähköpostiosoite. Ilmoitettujen henkilöiden sähköpostiosoitteita ei huomioida.

Hakuprosessi on muuten samanlainen kuin pitkäkestoisilla koulutuksilla (linkki alla). Ainut ero on opiskelijatietojen käsittelyssä: kun opiskelija siirretään Hakijat-rekisteristä Opiskelijat-rekisteriin, voidaan samalla valita, siirretäänkö opiskelija myös arviointikirjaan. Jotta voi siirtää arviointikirjaan, on siinä oltava täytettynä Kurssi-kenttä. Hakijan siirrossa opiskelijarekisteriin voi valita myös, siirretäänkö hakijan kortille mahdollisesti tallennetut liitteet myös opiskelijarekisteriin. Jos hakijan kortti poistetaan siirron jälkeen, poistetaan myös liitteet.