Ilmoittautuminen koulutuksiin - omat ja ulkopuoliset opiskelijat

Wilman sähköisen koulutuskalenterin lyhytkestoiset koulutukset eli arviointikirjat voidaan muodostaa Kurren avulla, jolloin myös oppilaitoksen omat opiskelijat voivat ilmoittautua samoihin koulutuksiin kurssitarjottimensa kautta Wilman sisällä. Ulkopuoliset hakijat ilmoittautuvat kirjautumatta Wilmaan, Browsecourses-sivulta.

Oppilaitoksen omille opiskelijoille ja ulkopuolisille ilmoittautujille voidaan asettaa erilliset maksimimäärät Kurren ja Primuksen Arviointi-rekisterin puolella. Varasijasta ilmoittava toiminto (sähköposti-ilmoitus) huomioi kuitenkin ainoastaan Wilman sähköisen koulutuskalenterin kautta ilmoittautuneet hakijat. Omia opiskelijoita ei siis pystytä huomioimaan ilmoittautujien määrissä silloin, kun ilmoitus varasijalla olemisesta lähtee hakijalle. Nämä maksimimäärät täytyy huomioida suunnittelussa muulla tavalla

Oppilaitoksen omat opiskelijat päivittyvät arviointikirjaan ja Kurreen reaaliajassa, kunhan opetusryhmästä on muodostettu arviointikirja ennen kuin opiskelijat ilmoittautuvat siihen kurssitarjottimen kautta Wilmasta.

Huom. Näiden arviointikirjojen päivittäminen Kurresta Primukseen poistaa arviointikirjoista kaikki sellaiset opiskelijat, joita ei löydy vielä Kurresta kyseisestä opetusryhmästä. Eli kaikki ulkopuolelta hakeneet, jotka on mahdollisesti siirretty opiskelijaksi Primuksen puolella, häviävät arviointikirjoista. Wilmassa puolestaan hakijan siirron opiskelijaksi voi tehdä siten, että hakija siirtyy arviointikirjaan ja samalla Kurreen. Katso tarkemmin ohjeen loppupuolelta kohdasta 3. Primuksessa hakijaa ei saa siirrettyä samalla tavalla arviointikirjaan ja Kurreen.

1) Opetustarjonta Kurreen ja kurssitarjottimeen:

• Muodostetaan opetusryhmät Kurressa ja asetetaan niille maksimikoko Perustiedot-ikkunassa. Omien opiskelijoiden ilmoittautumisessa huomioidaan tämä ryhmäkoon rajoitus. Opettajat voivat lisätä myös täyteen opetusryhmään opiskelijan Wilman kautta opiskelijan tarjotinvalintoja muokkaamalla.

• Muodostetaan kurssitarjotin joko Jaksottamatta- tai oikealle jaksolle ja viedään halutut opetusryhmät tarjottimeen.
• Muodostetaan arviointikirjat Kurresta ja käydään Primuksen Arviointi-rekisterissä täyttämässä tarpeelliset tiedot sähköistä koulutuskalenteria varten. Arviointikirjan Max opiskelijoita -kenttä määrää, kuinka monta ulkopuolista hakijaa voi ilmoittautua koulutuskalenterin kautta ennen varasijalle joutumista. Laita esim. puolet koulutuksen kokonaisopiskelijamäärästä omille opiskelijoille ja puolet ulkopuolisille hakijoille.
• Kurren Kurssitarjottimen asetuksista määritellään ilmoittautumisasetukset ja laitetaan tarjotin näkymään oman / muiden koulujen tai yksiköiden opiskelijoille. Muiden koulujen opiskelijoiden ilmoittautuminen vaatii tarjotintunnuksen täyttämisen Kurressa ja Koulun tiedot -rekisterissä.

2) Ilmoittautuminen koulutukseen:

• Omat opiskelijat näkevät kurssitarjottimen Wilmassa ja ilmoittautuvat sen kautta. Kurssitarjottimen kautta pystyy ilmoittautumaan niin monta opiskelijaa kuin ryhmän kooksi on asetettu Kurressa. Tämän jälkeen muut opiskelijat eivät voi valita kyseistä opetusryhmää, jos se on täynnä.
• Opettaja, jolla on oikeus muokata opiskelijan kurssitarjotinvalintoja, voi lisätä ryhmän täyttymisenkin jälkeen opiskelijoita valitsemalla Wilmassa ensin opiskelijan ja menemällä tämän kurssitarjotinvalintohin.
• Ulkopuoliset hakeutuvat lyhytkestoiseen koulutukseen Wilman sähköisen koulutuskalenterin kautta. Ulkopuolisia voi ilmoittautua rajattomasti, mutta kun Arviointi-rekisterissä määritelty maksimiopiskelijamäärä tulee täyteen, niin hakijoille lähtevässä sähköposti-ilmoituksessa lukee valitun opetusryhmän tietojen kohdalla "Huom! Kurssi on jo täynnä ja olet varasijalla." Se, monennellako varasijalla hakija on, ei käy ilmi sähköpostista, vaan varasijat käsitellään Hakijat-rekisterissä.

3) Ilmoittautumisen päättyminen ja hakijoiden siirto:

• Ulkopuoliset hakijat siirretään ilmoittautumisen päätyttyä Hakijat-rekisteristä Opiskelijat-rekisteriin. Opiskelijat voidaan siirtää samalla myös arviointikirjoihin, mikäli arviointikirjalle määriteltiin kurssi. (Kurresta tehdyissä arviointikirjoissa kurssi tulee automaattisesti.)
• Hakijat kannattaa siirtää opiskelijaksi ensisijaisesti Wilman puolella. Silloin hänet saa siirrettyä sekä arviointikirjaan että samalla Kurreen. Tämä vaatii, että Wilmaan kirjautunut opettaja (se, joka tekee siirron) on samalla arviointikirjan opettaja TAI hänen käyttäjäryhmällään on Kaikkien arviointikirjojen näkeminen -oikeus ja arviointikirja on tehty Kurresta. Katso tarkemmat vaatimukset hakijan siirroon ohjeesta.
• HUOM: Arviointikirjoja ei tule tämän jälkeen kuitenkaan vielä päivittää Kurresta Primukseen ennen kuin Primuksessa mahdollisesti siirretyt/lisätyt uudet opiskelijat on myös siirretty Kurreen ja oikeisiin opetusryhmiin.
• Siirrä siis vielä muut uudet opiskelijat (joita ei hakijasiirrolla ole vielä siirtynyt Kurreen) Kurreen ja liitä heidät oikeisiin opetusryhmiin, jonka jälkeen arviointikirjat päivitetään vielä Kurren kautta.
• Omat opiskelijat ovat siirtyneet samoihin arviointikirjoihin automaattisesti, kun he ovat tehneet kurssitarjotinvalinnan omassa Wilmassaan.
• Näin sekä ulkopuolelta hakeneet että omat opiskelijat ovat nyt samoissa arviontikirjoissa ja ryhmissä.

Huom. Ulkopuolisia hakijoita ei ole pakko siirtää Kurreen, jos heidän ei tarvitse nähdä lukujärjestyksiä, esim. muutaman päivän lyhyet koulutukset. Heille ei tehdä tässä tapauksessa wilmatunnuksia. Tällöin on huomioitava, että myöskään Kurresta ei saa päivittää arviointikirjoja, koska muuten ulkopuoliset hakijat häviävät arviointikirjoista.