Tips för att underlätta statistikföringen

Se även en separat anvisning: Fördelningar

• Hämta först i Studeranderegistret fram de studerande som ska ingå i statistiken.
• Klicka med musens andra knapp på ett fält som du vill ha en fördelning av och välj Gör en fördelning.
• Du kan få fler indelningar genom att lägga till fler fält. En ny kolumn uppstår på fördelningsutskriften för varje nytt fält. Det lönar sig att välja sådana fält som har enbart ett fåtal alternativ, t.ex. kön.
• Med hjälp av fördelningen kan du behändigt i efterhand kontrollera om rätt information kom med i sökningen.
• Ett exempel på hur man i allmänhet använder fördelningar är när man vill veta vilka hemkommuner studerandena har och hur många från respektive kommun. Då görs fördelningen i Hemkommun-fältet.
• Genom att lägga till Kön som det fält indelningen görs enligt får du dessutom fram antalet män och kvinnor enligt hemkommun.

Se även en separat anvisning: Färdiga sökrutiner

• Då ingen studerande är vald i studerandelistan i Primus kan du hämta fram alla de som har ett visst fält tomt. Klicka med andra musknappen på fältet och välj Sök samma.
• Du kan också börja sökningen med Sök samma och sedan fortsätta sökningen för den grupp studerande du fick fram.
• Exempel: Välj i själva studerandelistan en studerande som har alternativet "Läroplansbaserad" i fältet Prestationssätt. Klicka med andra musknappen i fältet och välj Sök samma. Primus listar då till höger i fönstret alla de studerande som har samma information i fältet, dvs. alla som går läroplansbaserad utbildning.
• Efter detta kan du söka fram vilka av de läroplansbaserade studerandena som inlett studierna år 20XX genom att utöka sökrutinen med OCH Inledningsdatum>=1.1.20XX

Se även en separat anvisning: Exempel på Primus sökrutiner

• Största delen av antal och siffror som behövs i vissa statistikförfrågningar fås med hjälp av olika sökrutiner, eftersom statistiken har många små punkter, som alla ska ha olika antal i vissa studerandegrupper.
• Du kan spara de här sökningarna t.ex. med namnet på respektive statistik som efterfrågas på en viss blankett. Då hittar du alltid smidigt den sökrutin du behöver under fliken Färdiga sökrutiner, t.ex. "UBS: punkt 2.1.1", "UBS: punkt 2.1.2" osv.
• Du kan även göra en utskrift för att samla ihop dessa uppgifter. I utskriftens sidfot ska du då göra antal-fält utifrån de uppgifter som efterfrågas. Ställ då in följande i utskriftens inställningar: Utskriftens sökinställningar: Läsår=Egen text. Som läsårsinformation ska du ange det läsår som statistiken gäller.

Se även en separat anvisning: Färdiga sökrutiner

• Sökrutiner av typen Egen text / Eget datum kan du med fördel använda varje år i de sökningar där en del alltid är oförändrad, men där t.ex. datumet varierar från år till år.
• Sätt in funktionen Egen text eller Eget datum i sökrutinen, så att Primus alltid frågar efter den informationen när sökningen görs. Du behöver då inte skriva in sökrutinen på nytt varje gång. Sökrutinen är då användbar i flera år.
• Exempel: Läsår=Egen text OCH Höst 20.9="Närvarande", spara sökrutinen. När du nästa gång klickar på den färdiga sökrutinen ber Primus dig bara fylla i läsåret.

Se även en separat anvisning: Färdiga sökrutiner

• Du kan göra de långa sökningarna i etapper. Hämta först fram önskad grupp studerande och spara den sökrutinen. Gör nästa sökning och spara också den rutinen. Nu är det möjligt att koppla ihop de sökrutiner som sparats tidigare, antingen med Ctrl eller Shift.
• Ctrl och välj sökrutinerna -> Rutinerna kopplas ihop genom operatören OCH
• Shift och välj sökrutinerna -> Rutinerna kopplas ihop genom operatören ELLER. Primus lägger automatiskt parenteser runt sökrutinerna.

Se även en separat anvisning: Söktyper

• Du kan kategorisera sökrutinerna t.ex. enligt organisation: ”Statistikcentralen”, ”Utbildningsstyrelsen”, ”FPA”, "KOSKI XX"...
• Gör då söktyper i registret Utskrifts- och söktyper. I Studeranderegistrets sökruta väljer du en färdig sökrutin och sedan Inställningar, för att tilldela sökrutinen en viss typ.
• Nertill på fliken Färdiga sökrutiner ser du typerna i en rullgardinsmeny och kan där välja rutinerna för den typ du behöver.

Se även en separat anvisning: Registrens fält i tabellformat

• Det är bra att lägga de fält som behövs för statistiken på en viss flik, t.ex. alla de fält som gäller avläggandet av examen, utexaminering och betyg på en flik, och närvaro, inlednings- och avslutningsdatum, avbrott och avslut på en annan.
• Måla studerandena till höger i Studeranderegistret och klicka med andra musknappen på önskad flik. Välj Flikens uppgifter i tabellform.
• Då öppnas flikens information över de valda studerandena i tabellformat. Varje fält på fliken utgör en separat kolumn i tabellen.
• I tabellen ser du lätt om någon studerande saknar information i t.ex. fältet Kompetensområde och du kan komplettera eller korrigera informationen.
• Genom att klicka på en kolumn kan du organisera uppgifterna, t.ex. så att alla tomma kommer först, och du ser då genast vem som saknar informationen.
• När du klickar med andra musknappen i den balk som finns uppe i kolumnen får du fram tre alternativ: Anpassa kolumnerna enligt innehåll, Anpassa kolumnerna till fönstrets bredd, Anpassa kolumnerna enligt innehåll till fönstrets storlek
• När du högerklickar på tabellen kan du överföra informationen till klippbordet och därifrån exempelvis till Excel. Men om informationen ändras i Excel går det inte att föra den tillbaka till fälten.

Se även en separat anvisning: Fälteditorn

• Via Underhåll / Fälteditorn kan du ställa in vissa fält som obligatoriska eller som fält där ifyllning rekommenderas.
• Det här är till hjälp när du ska göra nya studerandekort, för Primus meddelar då vilka fält som åtminstone måste fyllas i.
• I allmänhet är det behändigt att ställa in de fält som behövs i KOSKI-överföringar som obligatoriska, eller åtminstone att ifyllning rekommenderas för dem.
• Du kan också ställa in ett standardvärde för ett visst fält. Exempel: fältet Hemland, som oftast är Finland.
• Obs! Det är inte möjligt att använda Definiera standardvärde / Visa fältets standardvärde automatiskt, om informationen hämtas utifrån Primus i form av dataöverföring. I det läget beaktas inte standardvärdena.