Elektroniska underskrifter

Tilläggsinformation och beställningsblanketten hittar du här. När tjänsten har leverats, kan ni logga in i Programuppdateringstjänsten och ladda ner licensfilen. Sparas licensfilen i fältet Elektroniska underskrifter, licens i registret Information om skolan. Licensen kan sparas även via Wilma om användaren har underhållsrättigheter och rättigheten att spara licenser. Licensen ska finnas på den skolas registerkort, som kommer att använda elektroniska underskrifter. Licensen påminner om en Kurre.lic-licens och den skapas automatiskt för de kunder som tar tjänsten i bruk. Licensen har ett utgångsdatum och då upphör signeringsfunktionen att fungera i Wilma.

Om läroanstalten inte har ett avtal om elektroniska underskrifter med Visma är funktionen spärrad. Den elektroniska underskriften är en avgiftsbelagd tjänst, så Visma måste ha avtalsbunden rättighet att fakturera kunden för denna tjänst.

Nedan följer ett exempel på hur elektroniska underskrifter tas i bruk i Ansökningar och beslut-registret. Samma logik gäller för de andra registren. Du behöver åtminstone följande rättigheter och inställningar:

• Licens för tjänsten, se ovan i anvisningen.
• I Information om skolan: kryssa i Elektroniska underskrifter i användning. Ta också fram fältet Elektroniska underskrifter, licens. Till detta fält hämtas licensen från programuppdateringstjänsten.
• Rättigheter i Användargrupper-registret: Wilmas rättigheter / Wilmas moduler / Elektronisk underskrift / Ansökningar och beslut.
• Användargruppen ska ha rätt till Ansökningar och beslut-registret och där Rätt att skriva ut sparade utskrifter.
• Gå till utskriftseditorn i Ansökningar och beslut-registret. Ange under Utskriftens inställningar den användargrupp som har "Rätt att skicka signeringsinbjudningar". Ange även rätt skola på utskriften (eller kryssa i Ses av alla skolor ). Kryssa sedan också i Undertecknas elektroniskt. Det här tillåter att PDF-versionen av utskriftsbottnen får undertecknas elektroniskt. Denna funktion kan också tilldelas flera underskrifter på en gång, via menyn Ändra utskrifternas egenskaper.
• Lägg in denna användargrupp för de lärare och personalmedlemmar som får skicka inbjudningar.
• Se till att Bilagor-funktionen är aktiverad, d.v.s. att det finns en mapp för sparandet av bilagorna i Primus. Öppna t.ex. Studerande-registret och klicka på Funktioner. Om punkten Bilagor saknas, innebär det att man inte har angett någon lagringsdestination. Kontakta i detta fall vår kundsupport för att åtgärda saken.
• I registret Bilagor: ta fram fälten Signeringsdokumentets ID och Underteckningsstatus.

OBS! Normalt hämtar Wilma signaturer från Visma Sign-tjänsten var tionde minut.I praktiken innebär detta att signaturen syns på dokumentet i Wilma inom 10 minuter efter att signaturen getts. Om Wilma av någon anledning inte har någon förbindelse till Visma Sign inom 30 minuter, försöker Wilma inte hämta signaturer för dokument förrän sex timmar senare. Om förbindelsen fungerar igen vid det här laget, kommer signaturen att visas på dokumentet. I annat fall återupptar Wilma försöket igen om sex timmar.

När det gäller dokument i registren Pedagogiska dokument och Studerandespecifika memon krävs med tanke på elektroniska underskrifter ytterligare rättigheter utöver de ovan nämnda:

• Pedagogiska dokument: Användaren måste stå antingen i fältet Ansvariga lärare eller Övriga ansvarspersoner.
• Studerandespecifika memon: Användaren måste stå antingen i fältet Anteckningen gjord av (lärare), Anteckningen gjord av (personal), Lärare som deltog i mötet eller Personal som deltog i mötet.

• Användaren har rätt att skicka signeringsinbjudningar i registret i fråga (inställt via användargruppen)
• Användaren har rätt till utskriftsbottnen (via användargruppen)
• Registerkortet för dokumentet som ska undertecknas: skolan som står på rad 1 i Skola-fältet på registerkortet ska också finnas i användarens Skola-fält.
• Den skola som står på rad 1 i Skola-fältet på det nämnda registerkortet ska dessutom ha Elektroniska underskrifter i användning ikryssat.
• I inställningarna för utskriftsbottnen är Undertecknas elektroniskt ikryssat

Betydelsen av licens vid utskick av inbjudningarna

Signeringsinbjudningarna skickas alltid ut under den licens som tillhör den skola skolan som står på rad 1 i Skola-fältet på avsändarens (lärare eller personal) registerkort. Det är inte möjligt att använda skollicensen på exempelvis rad 2. Om man vill skicka ut inbjudningar under den skola som finns på rad 2, måste man flytta den skolan till rad 1.

I Wilma är inbjudningsmallarna tills vidare tillgängliga enbart då inbjudningar skickas från fliken Sammanfattning på Studerande-sidan, eller från sidan Utbildning som ordnas på arbetsplatser.

I den digitala signeringsfunktionen som finns i Wilma kan du även aktivera inbjudningsmallar. I funktionen för inbjudningsmallar i Visma Sign kan du ställa in bl.a. följande:

• En mapp för de dokument som ska undertecknas
• Hur inbjudan ska levereras (e-post eller SMS, eller bägge)
• Säker inbjudan (= vid dokument som innehåller känslig information sker leverans med e-post, som åtföljs av ett lösenord som skickas via SMS)
• Krav på stark autentisering vid signering
• Följebrev (också olika språkversioner möjliga)

Alla inställningar för inbjudningsmallarna finns i Visma Sign.

Aktivera inbjudningsmallarna för digitala underskrifter i Wilma genom att gå till Information om skolan och kryssa i Elektroniska underskrifter, inbjudningsmallar i bruk för alla skolor där de ska vara tillgängliga. Alla personer som skickar inbjudningar kan även använda inbjudningsmallarna, så det är alltså inte möjligt att avgränsa detta med hjälp av användargrupper.

När fältet är ikryssat dyker fältet Välj inställningar för inbjudan upp i Wilma. Här ska inbjudaren ange den inbjudningsmall som ska användas. Signeringsinbjudan skickas då med inbjudningsmallens inställningar. Dessa inställningar syns inte i Wilma men du kan vid behov se dem i Visma Sign.

Observera om inställningarna i inbjudningsmallarna

När man skickar signeringsinbjudningar från Wilma beaktas inte följande inställningar, som görs i inbjudningsmallarna i Visma Sign:

• Inbjudans giltighetstid: Den här inställningen beaktas inte, utan i stället väljer användaren ett utgångsdatum för signeringsinbjudan. Inställningen gäller bara när man skickar signeringsinbjudningar från fliken Sammanfattning på Studerande-sidan. (När det gäller övriga signeringsinbjudningar är giltighetstiden 90 dagar och detta kan inte ändras.
• Påminnelser / Automatisk påminnelse: Ingen påminnelse skickas trots att denna inställning är aktiverad.

Om “Jag signerar själv” är valt i inbjudningsmallen, ska inbjudaren skriva in sina kontaktuppgifter i injudan i Wilma. Det här kommer eventuellt att ändras lite senare, så att man alltså inte behöver skriva in sina egna kontaktuppgifter.

I Primus huvudruta under Övriga funktioner finns Statusrapport för elektroniska underskrifter. Här kan du se hur många underskrifter som kommit in och hur många som ännu fattas. När du klickar på funktionen frågar Primus först efter det tidsintervall som ska visas i statusrapporten. Ange datumen eller välj dem via kalenderikonen, klicka sedan OK. Du kan öppna utskriften i förhandsgranskningen eller skriva ut den i önskat format. En person som inte har någon skola angiven (huvudanvändare) ser situationen för alla skolor på utskriften, medan personer med skolspecifika lösen ser inbjudningarna för sin egen skola. Statusrapporten uppdateras med en mindre fördröjning.

Eftersom signeringsinbjudningarna är bilagor, styrs rättigheten att se dem med en profilblankett. Filer som har sänts för underskrift i Wilma syns med hjälp av blanketten, om det på blanketten är ikryssat att det är tillåtet att se bilagor. Det är inte möjligt att göra raderingar via Wilma.

Det är nertill på Villkor och kontrollregler-fliken i blankettbottnen som man anger huruvida det är tillåtet att se bilagor i Wilma. Den som vill se dokumenten behöver inte ha rättigheter till elektroniska underskrifter via Användargrupper-registret. Det räcker med att det på profilblanketten är ikryssat att man får se bilagorna.

Om det finns någon grupp som inte ska få se inbjudningarna, ska du åt dessa personer göra en separat profilblankett för ansökningar och beslut, och med den ska det inte vara möjligt att se bilagor.

För närvarande kan man i Wilma välja ett dokument i taget för elektronisk underskrift. Inbjudningar kan inte skickas från Primus.

• Gå till Ansökningar och beslut-sidan. Välj en ansökning eller ett beslut, och då öppnas en profilsida innehållande länken Inbjudan att underteckna.
• Genom att klicka på länken får man fram de utskrifter som har Undertecknas elektroniskt ikryssat under Utskriftens inställningar i Primus utskriftseditor. Välj önskad utskrift, t.ex. "Beslut". Då öppnas dokumentet för förhandsgranskning i sidopanelen (i det här skedet skapas ett tillfälligt registerkort över dokumentet i Bilagor-registret i Primus, med "Skapad" som underteckningsstatus).
  • Om du skapar inbjudan på Studerande-sidans flik Sammanfattning eller på sidan Utbildning som ordnas på arbetsplatser, anger du utskriften i fältet Välj utskrift i inbjudan.
• Ge i förhandsgranskningen dokumentet ett namn (max. 150 tecken. Använd inte mellanslag eller sned- eller bakstreck (/,\) (de raderas automatiskt, om de används). Undvik också specialtecken i namnet, eftersom de kan orsaka fel vid uppladdningen.
• Skriv in de e-postadresser dit inbjudan ska skickas. Man kan välja flera mottagare och skicka alla inbjudningar på en och samma gång.
• Om inbjudningsmallar används, välj vilka sändningsinställningar som gäller i fältet Välj inställningar för inbjudan. För närvarande är inbjudningsmallarna tillgängliga enbart då inbjudningar skickas från fliken Sammanfattning på Studerande-sidan. Fyll också i Undertecknarens telefonnummer om det dyker upp i formuläret (detta sker om man har valt "Endast SMS" eller "E-post + SMS").
• Om du skickar mallen via Studerande-sidans flik Sammanfattning, ange ett sista giltighetsdatum för inbjudan. Den förvalda giltighetstiden är 30 dagar. Om du skickar inbjudan från någon annan vy kan du inte välja utgångsdatum, utan det infaller då om 90 dagar.
• Klicka på Skicka för underskrift. Wilma meddelar då: "Sändningen av dokumentet lyckades". Bilagan sparas i Primus och skickas till Visma Sign-tjänsten med nödvändiga uppgifter för att undertecknas.
• Nu kan du gå tillbaka antingen till startsidan eller till själva dokumentet.
• Uppe på profilsidan för beslutet finns nu menyn Dokument och dokumentet i fråga finns under antingen "Skickade" eller "Undertecknade". Du kan öppna dokumentet och titta på det. Om dokumentet redan är undertecknat, syns den elektroniska underskriften på en separat sida efter själva dokumentet.
• Om punkten Dokument inte dyker upp beror det sannolikt på att ingen lagringsdestination har angetts. Kontakta i detta fall Wilmas kundsupport för att åtgärda saken.

Det går också att avbryta underteckningsprocessen innan man skickat inbjudningarna. Primus tar då bort de överflödiga bilageregisterkorten när servern startas, dvs. sådana kort som har statusen "Skapad" och som är avbrutna inbjudningar.

De utskrifter där elektronisk underskrift är tillåten samlas under en separat meny inför signeringsprocessen. De vanliga utskrifterna fungerar som förut, dvs. det går att spara eller skriva ut PDF-filen. De utskriftsbottnar som ska undertecknas finns också bland de vanliga utskrifterna.

När man skickar en signeringsinbjudan i Wilma, sparas det i Primusregistret Bilagor automatiskt ett registerkort över dokumentet. På detta registerkort finns ID:t för det dokument som undertecknas, samt statusen för dokumentet. Om fältet DEMOLÄGE / Ändringar i Wilma förhindrade är ikryssat, skickas dokumentet inte för elektronisk underskrift och det sparas inget bilagekort. Fältet finns i Lärare-registret och i Studerande-registret.

I Bilagor-fönstret i registren i Primus finns kolumnen Underteckningens status, där det framgår om dokumentet är "Skapat", "Skickat" eller "Undertecknat". I den här kolumnen finns information bara i det fall att det är fråga om en bilaga som undertecknas elektroniskt.

Att återta inbjudan

Det finns ingen egentlig ångerfunktion - om man vill annullera en underteckningsinbjudan ska man istället radera registerkortet i Primusregistret Bilagor. I VismaSign-tjänsten går man in och annullerar signeringsinbjudan för dokumentet separat.

Att se de undertecknade dokumenten

Via Primus kan man inte se på ett skickat eller signerat dokument. Dessa visas i stället i Wilma (se anvisning nedan).

När en signeringsinbjudan har skickats, får de som ska skriva under dokumentet en inbjudan till sin e-post. I meddelandet finns en länk och ett lösenord till signeringsprocessen. När man klickar på länken öppnas en sida hos VismaSign, och här ska man ange lösenordet. Därefter ser undertecknaren dokumentet i ett förhandsgranskningsläge. Undertecknaren kan också ladda ner filen eller skicka meddelande till den som sänt inbjudan.

Via Gå till identifieringen kommer man till underteckningsfasen, där underteckningen sker med hjälp av personbeteckning och bankkoder. Undertecknaren uppger sin personbeteckning och väljer sin bank bland alternativen. När identifieringen med bankkoder sker innebär det samtidigt att dokumentet undertecknas elektroniskt. Underskriften syns på en separat sida efter själva dokumentet.

Det går inte att använda samma inbjudningslänk på nytt, om dokumentet redan har undertecknats. Om du försöker logga in med den använda länken en gång till meddelar VismaSign att det inte är möjligt.

När dokumentet är undertecknat av alla, skickas det en bekräftelse om detta till inbjudningsavsändarens e-postadress. Se alltså till att alla som ska kunna skicka ut inbjudningar har en giltig adress i fältet E-postadress i Lärare- eller Personal-registret. Alla inbjudna ska underteckna dokumentet innan processen anses vara slutförd.

I Wilma kan man se underskrifterna via beslutets profilblankett, under Dokument uppe till höger på sidan. Under länken finns rubrikerna Skickade och Undertecknade, om det finns dokument av bägge sorterna. Genom att klicka på ett dokument får du fram det i förhandsgranskningen. Den elektroniska underskriften finns på en separat sida efter själva dokumentet. Om det finns flera undertecknare, syns allas underskrifter på den sista sidan.