Wilma Noti

Klassificering av lektionsanteckningar-registret

Efter att ni skaffat tjänsten, se till att ni har rätt inställningar i fältet Närvaro (ej frånvaro) i registret Klassificering av lektionsanteckningar på alla kort:

• Fältet ska vara ikryssat på alla kort som avser närvaro.
• Fältet får inte vara ikryssat på de kort som avser frånvaro.

Vilka klassificeringar man använder kan variera från skola till skola, liksom vilka av dem som avser verklig frånvaro från skolan och vilka som inte gör det.

I Wilma Noti anses alla lektionsanteckningar där fältet Närvaro (ej frånvaro) står tomt (= inte ikryssat) vara frånvaro.

Information om skolan-registret

Ta fram de här fälten i Information om skolan-registret:

• Årsklass för frånvaro
• Årsklassens frånvarogräns 1-5
• Uppföljningssätt
• Skola på lördag
• Lovet börjar
• Lovet slutar
• Läsåret som granskningsperiod för frånvaro (gäller enbart andra stadiet)
• Kursspecifika frånvarogränser (gäller enbart andra stadiet)
• Uppföljning enligt kurs (gäller enbart andra stadiet)

Studerande-registret

• Antal frånvaromeddelanden: I fältet kan du vid behov granska hur många frånvaromeddelanden som har skickats för en viss studerande. Innehållet i fältet ska inte ändras manuellt.
• Frånvaron skickad 1: I det här fältet ser du när det senaste meddelandet inom frånvarouppföljningen har skickats till studeranden.

Fyll i inställningarna för frånvarouppföljning i Primus enligt anvisningarna nedan, om de inte redan är ifyllda. När dessa inställningar är genomförda aktiveras frånvaronotifikationerna.

1. Fyll i en separat rad för varje årskurs i fältet Årsklass för frånvaro, alltså t.ex. raderna 1-6. Om ni vill ha samma gränser för alla årskurser, ange siffran 0 på rad 1 och lämna de övriga raderna tomma.
2. I fältet Uppföljningssätt: ange med vilken logik ni vill följa upp frånvaron för de respektive årskurserna. 
   • I den grundläggande utbildningen är standardalternativet "Läsår", och detta används även då fältet är tomt.
   • Det andra alternativet för grundskolan är alternativet "Kontinuerlig uppföljning (12 v)". Om ni väljer detta, gäller uppföljningen löpande för de senaste 12 veckorna.
   • OBS! Uppföljningssätt-fältet inverkar också på terminologin i meddelandet. Med alternativen "Läsår" och "Kontinuerlig uppföljning (12 v)" används grundskolans begrepp (elev och klasslärare/-föreståndare) medan alternativet "Period" genererar termer för andra stadiet (studerande och grupphandledare).
3. Ange i fältet Årsklassens frånvarogräns 1-5 det antal frånvarotimmar som gäller, i form av timmar, (t.ex. 19). 
   • Om ni vill ha samma gränser för alla årskurser behöver du bara fylla i rad 1 i fälten Årsklassens frånvarogräns 1-5 med de önskade gränserna. Se även till att du har siffran 0 på rad 1 i fältet Årsklass för frånvaro.
   • OBS! Om lektionens längd är annan än 45 minuter bör detta beaktas i frånvarogränserna. Exempel: lektionens längd är normalt 45 minuter, och frånvarogränsen har fastställts till 50 lektioner. Om lektionens längd är 60 minuter skulle den proportionella frånvarogränsen motsvara 37 eller 38 lektioner. Om lektionens längd däremot är 75 minuter skulle den motsvarande frånvarogränsen i detta fall vara 30.

Lovtider och lördag som skoldag

Om du valde alternativet "Kontinuerlig uppföljning (12 v)" i fältet Uppföljningssätt, fyll i datumen för alla lov under läsåret i fälten Lovet börjar och Lovet slutar. Fyll också i eventuella lördagar som är skoldagar i fältet Skola på lördag. På så sätt kan dessa tidpunkter exkluderas från frånvarouppföljningen:

• Om exempelvis en veckas höstlov infaller inom de föregående 12 veckorna kommer detta att exkluderas i frånvarouppföljningen, och frånvaron beräknas endast för faktiska skoldagar under de senaste 12 veckorna.
• Då kan också eventuell frånvaro på en lördag som varit skoldag beaktas inom samma 12-veckorsperiod.

Gör inställningarna i frånvarouppföljningen enligt nedan i Primus, om de inte finns där sedan tidigare. När dessa inställningar är genomförda aktiveras frånvaronotifikationerna.

1. Om ni vill ha samma gränser för alla årskurser, ange siffran 0 på rad 1 i fältet Årsklass för frånvaro och lämna de övriga raderna tomma. Om ni vill ha en separat rad för respektive årskurs, fyll då i en sådan för varje årskurs, t.ex. raderna 1-3.
2. I fältet Uppföljningssätt: ange med vilken logik ni vill följa upp frånvaron för de respektive årsklass.
   • I gymnasiet och yrkesutbildningen används i allmänhet alternativet "Period". När detta är valt följs frånvaron upp periodvis på basen av datumen i Information om skolan-registrets fält Perioderna börjar och Perioderna slutar.
   • Om "Period" är vald som uppföljningsmetod men fältet Läsåret som granskningsperiod för frånvaro också är ikryssat, sker frånvarouppföljningen utifrån datumen i fälten Läsåret börjar och Läsåret slutar, istället för datumen i fälten Perioderna börjar och Perioderna slutar. Denna metod är avsedd för andra stadiet som vill använda läsårets tidsintervall för frånvarouppföljning.
   • OBS! Fältet Uppföljningssättinverkar också på terminologin i frånvaromeddelandet. Med alternativen "Läsår" och "Kontinuerlig uppföljning (12 v)" används grundskolans begrepp (elev och klasslärare/-föreståndare) medan alternativet "Period" genererar termer för andra stadiet (studerande och grupphandledare).
3. Ange i fältet Årsklassens frånvarogräns 1-5 det antal frånvarotimmar som gäller, i form av timmar, (t.ex. 19). 
   • Om siffran 0 står i fältet Årsklass för frånvaro, fyll i de önskade gränserna på rad 1 i fälten Årsklassens frånvarogräns 1-5.
   • Men om det finns en separat rad ifylld för varje årsklass i fältet Årsklass för frånvaro, fyll på motsvarande sätt i separata gränser för respektive årsklass i fältenÅrsklassens frånvarogräns 1-5.
   • Om ni vill använda endast en frånvarogräns, fyll i det timantalet i fältet Årsklassens frånvarogräns 1 och lägg in ett tal som aldrig kommer att överskridas t.ex. 999, i fälten Årsklassens frånvarogräns 2-5.
   • OBS! Om lektionens längd är annan än 45 minuter bör detta beaktas i frånvarogränserna. Exempel: lektionens längd är normalt 45 minuter, och frånvarogränsen har fastställts till 50 lektioner. Om lektionens längd är 60 minuter skulle den proportionella frånvarogränsen motsvara 37 eller 38 lektioner. Om lektionens längd däremot är 75 minuter skulle den motsvarande frånvarogränsen i detta fall vara 30.

Uppföljning per studieavsnitt och kurs

Om ni vill ha studieavsnitts- eller kursbaserad uppföljning, kontakta vårt konsultteam. Då kan vi hjälpa er ta ibruk funktionen. Wilma Noti krävs för att använda studieavsnitts- eller kursbaserad uppföljning.

I gymnasiet och yrkesutbildningen kan ni parallellt med frånvarouppföljningen på periodbasis använda uppföljning enligt studieavsnitt och kurs:

1. Fyll i fältet Kursspecifika frånvarogränser med de önskade gränserna, separerade med kommatecken, till exempel "3,5". Om det bara finns en gräns, fyll i den utan kommatecken, till exempel "3". OBS! Fältet kan innehålla högst två gränser.
2. Om ett specifikt studieavsnitt eller en kurs har ovanligt höga frånvarogränser, exempelvis på grund av omfattningen, kan du i Kurser-registret ta fram fältet Kursspecifika frånvarogränser och fylla i de önskade gränserna separerade med ett kommatecken i det nämnda fältet. Dessa gränser åsidosätter gränserna som registrerats i Information om skolan-registret.
3. Om du vill att frånvarouppföljningen helt ska uteslutas för ett visst studieavsnitt eller en viss kurs, ska du i Bedömning-registret kryssa i fältet Ignorera i frånvarouppföljningen på kortet för det aktuella studieavsnittet/den aktuella kursen. Sådana studier är till exempel bedömningslistor för grupphandledningen eller bedömningslistan över elevkårens styrelse.

Om ni av någon anledning bara vill använda kurs-/studieavsnittsbaserad frånvarouppföljning, utan den vanliga frånvarouppföljningen, fyll i "0"i fältet Årsklass för frånvaro och ange ett stort tal, till exempel "999" i fältet Årsklassens frånvarogräns 1.

Annat att notera när uppföljningen görs enligt studieavsnitt eller kurs

• Om bedömningslistan är fastställd tas den inte med i frånvarouppföljningen.
• Om det inte finns någon kurs ifylld i fältet Kurs på bedömningslistan tas den inte heller med i frånvarouppföljningen.

Systemet skickar ut två slags notifikationer:

• En månatlig sammanställning av frånvaro skickas den första vardagen i månaden. Meddelandet skickas även om ingen frånvaro har registrerats.
• Ett separat meddelande skickas varje gång en frånvarogräns har överskridits (innehållet i meddelandet och mottagarna beror på om det är en överskridning av gräns 1–2 eller 3–5).

I tabellen nedan kan du se vilka typer av meddelanden som skickas till respektive mottagare.

Den lärare som mottar notifikationen är elevens klassföreståndare, d.v.s. den person som står i fältet Grupphandledare/klassföreståndare i registret Klasser.

Notifikationerna skickas till den rektor som står i länkfältet Rektor/Skolans föreståndare (Lärare) i registret Information om skolan.

En speciallärare får en notifikation endast i det fall att hen står i fältet Speciallärare på elevens kort i Studerande-registret.

Notifikationer om uppföljning i studieavsnitt och kurser

I uppföljningen av studieavsnitt eller kurser skickas notifikationer ut när gränserna i fältet Kursspecifika frånvarogränser överskrids. Notifikationen går ut till studeranden och dennas vårdnadshavare (om vårdnadshavaren har tillgång till Wilma) samt till den lärare som står på bedömningslistan.