Frånvarokategorier och -uppföljning nationellt (2023)

I tabellen nedan finns de fem nationella frånvarokategorierna som ni bör använda i Primus (se anvisning under tabellen).

Nationell kategori	Detaljer	Kategori i Primus
Frånvaro av hälsoskäl	Eleven är inte fysiskt närvarande i skolan (sjukdom, händelse relaterad till fysisk och/eller psykisk hälsovård / mottagningsbesök såsom tandläkare, terapi eller kirurgi). I denna kategori kan vårdnadshavaren registrera frånvaron, eller så läraren på basen av vårdnadshavarens information.	(Frånvaro) Frånvaro av hälsoskäl
Ledighet som anhållits på förhand	Ledighet som vårdnadshavaren bett om på förhand, även enskilda lektioner och skoldagar (semesterresa, hobbyrelaterad resa, resa till distansförälder). Läraren registrerar frånvaron på basen av vårdnadshavarens information eller anhållan.	(Frånvaro) Ledighet som anhållits på förhand
Annan utredd frånvaro	Används endast i det fall att frånvaron inte faller under någon av de andra kategorierna (t.ex. 36 § i lagen om grundläggande utbildning, frivillig karantän, oväntad familjesituation). Vårdnadshavaren eller läraren registrerar.	(Frånvaro) Annan utredd frånvaro
Olovlig frånvaro, utredd	Frånvaro som kategoriserats som olovlig och som utretts av vårdnadshavaren eller läraren (skolk eller försening som omfattar en hel lektion)	(Frånvaro) Olovlig frånvaro, utredd
Outredd frånvaro	Skolan känner inte till varför barnet är borta. Den här typen av frånvaro kan vårdnadshavaren eller läraren utreda och kategorin kan därefter ändras.	(Frånvaro) Outredd frånvaro

Sätt in kategorierna i Primus

Nu följer anvisningar om hur ni kan koppla ihop era befintliga registerkort över frånvaroklassificeringar i Klassificering av lektionsanteckningar-registret i Primus med de nationella frånvarokategorierna. Det lönar sig att ändra de klassificeringar ni nu har, så att de motsvarar de nya nationella frånvarokategorierna, om de inte redan överensstämmer. Om det saknas kategorier kan ni skapa dem som nya, om ni hittills inte alla använt någon kategori enligt den nya nationella frånvarokategoriseringen.

Alternativt kan man skapa 5 helt nya registerkort i registret, koppla dessa till de nationella kategorierna och börja använda dem i stället för era gamla frånvaroklassificeringar. Men det lönar sig inte att arkivera kategorier som redan använts under läsåret. Om ni beslutar er för att skapa nya registerkort, arkivera inte de gamla mitt i läsåret. Vi rekommenderar ändå att ni använder befintliga kort i stället för att skapa nya.

1. Öppna Klassificering av lektionsanteckningar-registret i Primus.
2. För varje frånvarokategori (=registerkort), välj och spara rätt alternativ på den första raden i Klassificering i analytiken-fältet. Se alternativen och de motsvarande nationella kategorierna i tabellen ovan.
3. Vi rekommenderar att ni använder den nationella kategoribenämningen även i fälten Benämning och Förklaring på registerkortet.
4. Om kategorin för hälsoskäl har fältet Tillåt tilläggsuppgifter för utredningen ikryssat, rekommenderar vi att ni tar bort krysset. Det bör nämnas att vi kommer att förhindra möjligheten att skriva in tilläggsuppgifter kring hälsorelaterad frånvaro i Wilma i ett senare skede i alla fall, eftersom sådana uppgifter inte ska antecknas i systemet.
5. Du behöver inte fylla i THL-klassificering-fältet, eftersom det blev överflödigt i samband med ibruktagningen av fältet Klassificering i analytiken.

Ytterligare information om lektionsanteckningar finns i den här anvisningen om inställningarna.

Med hjälp av en rapport kan rektorn följa med frånvarostatistiken för eleverna och stöda läraren i att ta upp frånvaroärenden. Rektorn kan även se om klassläraren har reagerat vid överskridning av frånvarogränserna, dvs. fyllt i blanketten för tidigt ingripande. Ta ibruk rapportutskriften i Studerande-registret.

• Frånvaro- och handlingsrapport för rektorn

Med blanketten för tidigt ingripande kan t.ex. klassföreståndaren registrera huruvida det behövs uppföljningsåtgärder gällande elevens frånvaro. Om ja, hålls ett möte med den sektorsövergripande samarbetsgruppen. De uppgifter som skrivs in på lagras i Primusregistret Pedagogiska dokument.

• Blankett för tidigt ingripande

Om man i samband med det tidiga ingripandet har antecknat behov av uppföljningsåtgärder sammankallas den sektorsövergripande samarbetsgruppen för gemensamt samtal och en grundlig kartläggning av situationen.

För det här ändamålet kan ni använda studerandespecifika memon, eller vid behov kopiera en sådan blankett och göra en separat version för bearbetning i Primus. De uppgifter som man skriver in på blanketten lagras i Studerandespecifika memon-registret.

• Studerandespecifika memon

Frånvaronotifikationer är tillgängliga i den avgiftsbelagda tilläggsmodulen Wilma Noti. Se närmare info om tjänsten.

Enligt grundskolelagen ska anordnaren av undervisningen förebygga och planmässigt följa upp och ingripa i frånvaro. När frånvaronotifikationer används får vårdnadshavarna automatiska meddelanden om frånvaron via Wilma. Notifikationer skickas även till eleven och hens klassföreståndare.

Ibruktagning

När ni har ingått avtal om tjänsten ska ni ange frånvarogränserna i Primus (om de inte redan är registrerade där). Därefter kan frånvaronotifikationer användas.

1. Öppna Information om skolan i Primus och ta fram fältet Årsklass för frånvaro samt de fem fälten Årsklassens frånvarogräns.
2. Fyll i en separat rad för varje årsklass i fälten. I fältet Årsklass för frånvaro anger du först årsklassen (t.ex. 1) och sedan de önskade frånvarogränserna som timantal (t.ex. 19) i fälten Årsklassens frånvarogräns 1-5.
   • Om ni vill ha samma gränser för alla årsklasser behöver du bara fylla i en rad: ha då 0 i fältet Årsklass för frånvaro och ange gränserna i fälten för Årsklassens frånvarogräns.

Notifikationerna

Systemet skickar ut två slags notifikationer:

• En månatlig sammanställning av frånvaro skickas den första vardagen i månaden. Meddelandet skickas även om ingen frånvaro har registrerats.
• Ett separat meddelande skickas varje gång en frånvarogräns har överskridits (innehållet i meddelandet och mottagarna beror på om det är en överskridning av gräns 1–2 eller 3–5).

I tabellen nedan kan du se vilka typer av meddelanden som skickas till respektive mottagare.

Notifikation	Vårdnadshavare	Elev	Lärare	Rektor	Speciallärare
Månatlig sammanställning	x	x	x
Frånvarogräns 1-2 överskridits	x	x	x
Frånvarogräns 3-5 överskridits	x	x	x	x	x

Den lärare som mottar notifikationen är elevens klassföreståndare, d.v.s. den person som står i fältet Grupphandledare/klassföreståndare i registret Klasser.

Notifikationerna skickas till den rektor som står i länkfältet Rektor/Skolans föreståndare (Lärare) i registret Information om skolan.

En speciallärare får en notifikation endast i det fall att hen står i fältet Speciallärare på elevens kort i Studerande-registret.

I Wilma är det de personer som har rättigheten Rätt att bearbeta alla lektionsanteckningar som kan använda statistikföringen på skolspecifik nivå. Den här rättigheten tilldelas i antingen Lärare- eller Personal-registret.

Antalet elever per årsklass

Antalet elever per årsklass framgår av Studerande-sidan i Wilma när man klickar på länken Lektionsanteckningar enligt årskurs. Efter årskursens nummer står antalet elever i årskursen skrivet med mindre text. Samma information hittar du i Primus genom att använda funktionen Fördelningar: Öppna Studerande-registret och sök fram Årskurs/årsnivå-fältet. Högerklicka på fältet med musen och välj Gör en fördelning.

Antalet frånvarotimmar per klassificering och årskurs

Frånvaroantalen per årskurs får du fram genom att klicka på länken Lektionsanteckningar enligt årskurspå Studerande-sidan i Wilma.

Antalet frånvarande elever per årskurs

Antalet elever som har varit frånvarande framgår av frånvarosammanfattningen i Primus.

1. Hämta fram alla elever i åk 1 i Studerande-registret.
2. Välj sedan Funktioner / Sammanställningar / Sammanfattning av lektionsanteckningar, och öppna fliken Wilmas anteckningar.
3. Kryssa nere till vänster i de klassificeringar som innebär frånvaro (och inte t.ex. försening).
4. Kryssa också i Ta bort tomma studeranderader, så att bara de elever som har anteckningar tas med i åtgärden.
5. Sammanfattningens gruppering: välj "THL-klassificeringar".