Personens bild i Primus och Wilma

Följande fält behövs för funktionen

• Bild (Studerande-, Lärar- och Personalregistret)
• Tillstånd att använda foto internt inom skolväsendet (Studeranderegistret) och
• Visa bild i Wilma (Lärarregistret och Personalregistret)
• Övriga fält som berör hanteringen av bilderna påverkar inte bildernas synlighet, utan är endast information för skolan.

Definiera bildens läs- och skrivrättigheter. Läsrätt betyder att användaren ser bilderna i Primus. Skrivrätt innebär i praktiken att användaren har rätt att ladda ned samt ändra bilderna.

För att man ska kunna importera en studerandes bild i Primus, ska kryssfältet Tillstånd att använda foto internt inom skolväsendet vara ikryssat i Primus. Om fältet inte är ikryssat, laddas bilden inte ned. Placera gärna det här fältet i närheten av själva bildfältet i Primus.

Det är bra att skicka ut ett infobrev om användningen av bilderna till hemmen. Samtidigt kan man även samla in bilder och be om tillstånd att använda dem. Det är på kundens ansvar att känna till vilken lagstiftning som gäller avseende om tillstånd behövs eller inte.

Bilderna kopplas till rätt person på basen av namn och klass. När man importerar bilder till Primus informerar systemet om det finns oidentifierade uppgifter och dessa importeras då inte. Primus kontrollerar även om den studerande eller vårdnadshavaren har gett tillstånd att använda bilden.

Samma uppladdningskatalog kan användas vid importen till Studerande-, Lärare- och Personal-registren. Till Studeranderegistretplockar Primus bara studerande (namn och klass stämmer),till Lärarregistretbara lärare och till Personalregistret endast personal.

Skolfotogrefen levererar bilderna till exempel via USB. Bilderna ska vara i jpg-format. De kan vara komprimerade (zip). Extrahera i så fall den komprimerade filen innan du importerar den till Primus.

1) I Primus finns en färdig överföringsfunktion i följande register: Studerande, Lärare och Personal. Gå tillDataöverföringar / Massöverföring av bilder. Funktionen är tillgänglig när Bild-fältet är framtaget och användaren har editeringsrätt till fältet. Om du vill att även bildfilens namn ska synas i Primus, ta fram fältet Bildfilens namn

2) Välj den katalog där bilderna finns, t.ex. E:\Visma, och klicka på OK. Om det finns för stora bildfiler i katalogen (över 4 kt), informerar Primus om dessa och de kommer inte att importeras. Redigera bilderna till en mindre storlek och gör importen på nytt, eller fortsätt utan de bildfiler som överskrider den tillåtna storleken.

3) En hjälpruta öppnas, och upptill finns de bilder som har kunnat kopplas till rätt person i Primus. Om personens namn står med rött har personen eller vårdnadshavaren inte gett tillstånd att använda bilden. I det här skedet kan man ännu ge tillståndet genom att högerklicka på namnet och välja Tillstånd att använda foto internt inom skolväsendet.Detta förutsätter att användaren har redigeringsrätt till kryssfältet i fråga.

Du kan göra stickprov för att kolla att namnen och bilderna är korrekt sammankopplade.

Nertill i rutan listas

• personer som inte kunde hittas
• personer som finns i ett annat register (blå text)
• flera personer som har samma namn

De här bilderna importeras inte till Primus.

du kan ta ut en lista över de oidentifierade uppgifterna genom att högerklicka på dem och sedan välja Kopiera listan till klippbordet. Klistra sedan in listan t.ex. i Notepad.

4) Klicka på Spara, varvid bilderna sparas i Primus. Om du öppnade funktionen i Studerande-registret, kommer bilderna på de studerande att sparas på studerandenas kort. När du gör motsvarande åtgärd i Lärare-registret, sparas lärarbilderna på lärarnas kort.

5) Efter att sparats ser du ett sammandrag över de bilder som importeras respektive lämnas bort. Klicka på OK för att få in bilderna på registerkorten.

6) Gå igenom de bilder som av någon anledning inte kunde identifieras. Dessa personers bilder kan importeras enskilt: välj först personens registerkort och klicka på bildfältet.

Enskilda bilder kan också stå i png-format när de importeras (vid massimport går endast jpg). Gör på följande sätt när du vill ladda upp en enskild bild:

• Gå till personens registerkort i Primus. Klicka på Bild-fältet och välj önskad bild.
• Bilden öppnas i en hjälpruta. Ramen av streckade linjer visar hur bilden avgränsas. Dra ramen på personens ansikte och förminska eller vänd på bilden vid behov.
• Genom att trycka på Återgå kan du ångra bildimporten och med Spara sparas bilden på studerandens registerkort.

• Bilden raderas när du högerklickar på den och väljer Töm i snabbmenyn. Du kan radera flera personers bilder samtidigt.

• Om du inte vill ha en viss studerandes bild i Wilma ska bilden inte laddas in i Primus.
• Om en lärare eller någon av den övriga personalen inte ska ha sin bild i Wilma, ska du lämna fältet Visa bild i Wilma oikryssat. Om fältet är ikryssat kan alla användare i Wilma se bilden, oberoende av vilka blankettinställningar som har gjorts för profilsidan.
• I Wilma syns bilden uppe till höger på personens profilsida. Bilden är synlig för de personer som ser profilsidan. Du behöver alltså inte lägga till bilden på profilsidan i blanketteditorn, utan bilden syns automatiskt. Bilden placeras alltid i blankettens övre högra hörn, och placerinen kan inte ändras.
• Bilden syns också på skolans utskrifter om det finns utskrifter som innehåller bildfältet. Bilden läggs aldrigautomatiskt till på någon utskrift.
• Studerandenas bilder är synliga endast för lärare och skolans personal. De studerande ser inte varandras bilder. I Wilma-appen är studerandens bild dock synlig för studeranden själv samt dennes vårdnadshavare.
• Lärarnas och personalens bilder är synliga för alla Wilma-användare.
• Vårdnadshavarnas bilder kan inte sparas i Primus och därmed kan de inte heller visas i Wilma.

När du vill ha bilden med på en utskrift ska du gå tillväga på samma sätt som logon, vapen och dylika bilder, med den skillnaden att bilderna inte laddas in i registret Bilder.

Gå till Utskriftseditorn och öppna Egenskaper-rutan, högerklicka på tabellen och välj Lägg till. I bildmenyn syns Bild på person som ett nytt alternativ. Bildens förhandsvalda plats är uppe till vänster på utskriften och du kan flytta den genom att justera dess x- och y-värden. I editorn syns en grå figur i stället för bilden, och här kommer den riktiga bilden in när du förhandsgranskar.

Bilder kan inte användas på utskrifter av listor.