E-postlistor

Till klassföreståndare och lärare kan du printa ut listor över studerandenas och vårdnadshavarnas e-postadresser på följande sätt:

Öppna Studerande- eller Lärarregistret och välj Funktioner / Skriv ut / Utskrift av lista. Som Uppgifter som skrivs ut väljer du t.ex. Efternamn, Tilltalsnamn och E-postadress. Om du också vill skriva ut vårdnadshavarnas adresser ska du välja Vårdh. e-postadress.

Klicka därefter på Skriv ut som finns nere till höger i rutan. I rutan som öppnas ska du trycka på Alla. Det gör så att alla registerkort som har sökts fram i registerrutan kommer med på listan. Förhandsgranska därefter listan. På det här sättet är det lätt att kontrollera vilka adresser som fattas och söka efter felaktiga adresser.

Personerna skrivs ut i den ordning som de för tillfället är i registerrutan, t.ex. i alfabetisk ordning, enligt efternamn eller enligt lärarens förkortning. Om du vill ändra på ordningen ska du stänga förhandsgranskningen och bearbeta ordningen i rutan där du gör inställningarna för listutskriften.

E-postlistor över olika klasser och andra färdiga sökrutiner får du enkelt fram i Studerande- och Lärarregistret, men om du vill få fram en lista över en viss undervisningsgrupp är det lättast att söka fram den i Bedömningsregistret. Det gör du genom att söka fram bedömningslistorna för de grupper som du vill skicka e-post till, t.ex. alla grupper som en viss lärare undervisar. Klicka på Funktioner / Skriv ut / Utskrift av lista.

Nedanför fältet Uppgifter som skrivs ut till listan finns knappen Lägg till. Genom att trycka på den kan du sen välja Bedömningslistans studerande->Efternamn & Bedömningslistans studerande->Förnamn & Bedömningslistans studerande->E-postadress. Klicka på Ok och välj Skriv ut / Förhandsgranska.

En lista över vårdnadshavarnas e-postadresser för elever i en viss undervisningsgrupp får du fram genom att välja Bedömningslistans studerande->Vårdh. e-postadress[1] och/eller Bedömningslistans studerande->Vårdh. e-postadress[2] om uppgifter som skrivs ut. Klicka på Skriv ut så kan du printa ut en lista över bedömningslistans studerande och deras e-postadresser. Utskriften innehåller alla elever på bedömningslistan, oavsett om deras e-postadress är i rätt format eller inte. Det betyder alltså att i Bedömningsregistret går det inte att begränsa vilka studeranden som kommer med.

Fördelen med e-post som skickas från Primus är att du får färdiga mottagarlistor (e-postlistor) t.ex. för undervisningsgrupper, klasser och grupper som grundar sig på färdiga sökrutiner (skolskjuts, flickor, alla 6:e klassister osv.). E-postfunktionen finns i alla personregister samt i Bedömningsregistret. E-post till studerande och deras vårdnadshavare i specifika undervisningsgrupper skickas via Bedömningsregistret.

Ett sätt att söka efte felaktiga e-postadresser är att göra sökrutiner av de mest typiska felen. Felaktiga e-postadresser kan sökas t.ex. med sökrutinerna

• E-postadress = "**"(mellanslag i adressen)
• E-postadress = "*ä*" (skandinaviska tecken i adressen)
• E-postadress = "*(*" (parenteser i adressen)

Det går också att kombinera sökrutinerna genom att lägga till "ELLER" mellan alternativen. Citattecken behöver du inte skriva in utan de kommer automatiskt med i den text som läggs till manuellt.

Ibland kan en användare ha skrivit in [email protected] (skola) eller [email protected] (hem) i e-postfältet och det gör så att meddelandet inte kan skickas till någondera av adresserna.

Det går att söka efter riktiga e-postadresser genom att ersätta ELLER-ordet med OCH-ordet samt genom att byta "är lika med" (=) till "är olika än" (<>).

E-postadress saknas helt och hållet

Du hittar personer som saknar e-postadress med sökrutinen E-postadress = "".

Om er skola använder ett anant e-postsystem än det som finns i Primus kan ni kopiera e-postadresserna som finns i Primus och använda dem i det andra systemet. E-postadresserna kan kopieras direkt till det andra systemet, men om du vill spara en lista över adresserna går det också att föra in dem i ett textbehandlingsprogram.

E-postadresserna kan du kopiera från Primus på följande sätt:

• Öppna registret där e-postadresserna finns (t.ex. Studeranderegistret) och sök fram alla kort som ska med på listan (t.ex. alla lågstadieelever).

• Klicka på den blåa länken Listans ordning som finns nere till höger i registerrutan.

• I rutan som öppnas klickar du sedan på E-postadress som finns i listan till vänster. Tryck på Ok.
• I registerrutans lista syns nu e-postadresserna. Måla alla som du vill kopiera.
• Högerklicka på något av de målade korten och välj Kopiera valda till klippbordet. Om du vill kopiera alla adresser som finns på listan, även sådana som inte är målade, ska du välja alternativet Kopiera listan till klippbordet.

E-postadresserna finns nu på klippbordet. Öppna därefter e-postsystemet som du vill föra över adresserna till. Högerklicka på det fält där mottagarnas adresser ska skrivas in och tryck på Klistra in. Om du vill spara adresslistan som en textfil ska du öppna textbenahdlingsprogrammet och klistra in listan där.

OBS! Den här instruktionen fungerar om du vill kopiera e-postadresserna till t.ex. Outlook. Andra program kan eventuellt kräva att adresserna skiljs åt med kommatecken eller semikolon. Om ni använder ett system som kräver ett tecken som skiljer adresserna åt ska du göra enligt följande: När du har klickat på länken Listans ordning och valt E-postadress ska du klicka på + och skriva in ett kommatecken (,) eller semikolon (;) beroende på vilket tecken e-postsystemet kräver. Tecknet skriver du in i det tomma textfältet som finns i mitten av rutan. Klicka på Enter och Ok. Det här gör så att ett tecken kommer att skrivas ut efter varenda e-postadress. Kopiera därefter e-postadresserna till klippbordet enligt instruktionen ovan.