Schemat i bearbetningsläge

I Wilma kan man ge läraren rätt att i schemats bearbetningsläge själv bestämma tidpunkterna för sina lektioner. Det går också att ge vissa lärare och annan personal rätt att ändra andra lärares lektioner.

Lärare kan också tilldelas möjlighet att reservera utrustning eller boka ett utrymme via Wilma.

Det egna schemat bearbetas oftast i skolans eget periodsystem, eller separat i ett periodsystem som har skapats i Kurre och som har bearbetningsrättigheter i. För att kunna reservera utrymmen eller resurser ska det i Kurre alltid skapas ett eget veckosystem. Då kan man göra reservationer per lektion eller per dag.

Det går inte att ändra elev- eller gruppuppgifter i Wilma, vilket betyder att lärarna inte kan lägga in t.ex. elever från en parallellklass på sin lektion, och inte heller dela sina lektioner i två grupper. Alla sådana åtgärder ska göras färdigt i Kurre.

Ge lärarnas användargrupp rätt att ändra scheman. Den här rättigheten ges i Primus Användargruppsregister. På samma ställe kan du också vid behov ge personalens användargrupp rätt att göra ändringar i scheman.

I Kurres Allmänna inställningar på fliken Wilmas inställningar definierar du rättigheterna till den specifika Kurre-filen.

I Kurres grunduppgifter på fliken Periodsystem ska du kryssa i Periodsystemets placeringar kan ändras i Wilma för det periodsystem som ska kunna ändras i Wilma.

1) Användargruppens rättigheter

Skapa en ny grupp i registret Användargrupper för de personer som ska kunna reservera salar och resurser. Mera om dessa rättigheter i anvisningen Olika rättigheter för scheman.

När du skapat användargruppen och valt rättigheter för den, ange denna användargrupp för de personer som ska få tillgång till reservationsfunktionen i Lärare- eller Personal-registret, i fältet Användargrupp i Wilma.

2) Salar och Inventarier

De utrymmen som reserveras via Wilma ska skrivas in i Primus Salar-register och övriga resurser ska skrivas in i Primus Inventarier-register. Både salarna och inventarierna (resurserna) ska överföras till Kurre.

Ta fram fältet Användargrupper med bokningsrätt i båda registren.

• Standardinställningen är att alla som har rätt att reservera salar och resurser kan välja mellan vilka salar/resurser som helst. Om fältet inte fylls i kan alla användargrupper reservera salen/resursen.
• Om du vill begränsa reserveringsrätten så att endast en viss grupp kan reservera t.ex. auditoriet ska du lägga till en användargrupp för den salen/resursen. De personer som får reservera salen/resursen ska ha samma användargrupp.

OBS! Om vissa resurser i Inventarieregistret är delade resurser och används av flera läroanstalter, till exempel både högstadiet och gymnasiet, ska de före dataöverföringen till Kurre ha fältet Kod i Kurre ifyllt. Då behandlar Wilma resursen som en och samma resurs i läroanstalterna, och det går inte att göra dubbla reservationer. Det är inte nödvändigt att fylla i Kod i Kurre för de resurser som används av endast en läroanstalt.

3) Överför resurserna till Kurre

Du kan överföra resurser till Kurre genom att öppna resursens register och klicka på Dataöverföringar / Överföring till Kurre. För att det ska gå att reservera resurserna i Wilma måste resurserna finnas i både Primus och Kurre.

Om du vill lägga till en lärare i reservationen ska även lärarna överföras till Kurre. För att en person ska kunna lägga till andra lärare i en reservation måste han ha Rätt att lägga till reservationer åt alla.

Innan scheman kan publiceras för lärare i Wilma ska schemat vara färdigt när det gäller gruppindelningar, gruppernas uppgifter, periodiseringen och placeringen av låsta lektioner. Även timantalen för olika ämnen ska vara korrekta. Detta är speciellt viktigt då lärare har rätt att bearbeta sina egna lektioner och deras placeringar i Wilma.

Det veckoschemat som har gjorts för reservationer kan vid behov vara tomt när det publiceras i Wilma. Vid behov kan man överföra lektioner från det normala periodsystemet till veckosystemet för att kunna reservera resurser i Wilma. Då kan lärare reservera olika resurser för sina lektioner per vecka och per dag utan att den ifrågavarande resursen skulle reservera till lektionen för hela perioden. Mera om att överföra placeringar i anvisningen Att överföra placeringar till annan period eller periodsystem.

1) Bearbetningsrätt för schemat

Ett schema ska först göras offentlig för att det ska synas i Wilma. Det gör man genom att logga in i schemafilen och välja Allmänna inställningar. Kryssa i Offentlig i Wilma och vid behov också Offentlig oberoende av enhet och läroanstalt.

I nästa steg välj Wilmas inställningar / Tillåtet i Wilma och kryssa i de rättigheter som behövs. Mera om rättigheter i anvisningen Olika rättigheter för scheman.

Kryssa i sedan de lärare som ska ha rätt att reservera utrymmen, under Personernas rätt till filen i Wilma, fliken Bearbetning i Wilma.

2) Periodsystem och timram

Öppna grunduppgifternas flik Periodsystem och skapa ett veckosystem för reservationer. Kryssa i Periodsystemets placeringar kan ändras i Wilma.

Öppna fliken Placeringsram och skapa den ram som ska användas som schemats botten. På placeringsramen ställer du in vilka dagar och tider det går att göra reservationerna samt reservationernas standardlängd, t.ex. från måndag till söndag mellan kl. 7 och 22 och 60 minuters standardlängd.

3) Överför resurser till Kurre-filen

Överför från Primus:

• de utrymmen och övriga resurser som man ska kunna reservera i Wilma
• de lärare som ska kunna boka utrymmen och resurser
• de lärare i vilkas scheman reservationerna görs
• personal som ska kunna läggas till i reservationerna ska i Kurre läggas in på fliken Personal i Kurre.
• Om även studerande ska finnas med i reservationerna bör de överföras till Kurre-filen.

4) Resursernas synlighet i Wilma

I Kurre kan det finnas sådana utrymmen och resurser som det inte är meningen att användarna ska kunna se och reservera i Wilma.

• I Kurres grunduppgifter på fliken Utrymmen och Övriga resurser finns kolumnen Förhindra placering i Wilma. Kryssa för alla de salar/resurser som det inte ska gå att reservera i Wilma. Sådana kan vara t.ex. lärarrummet och andra sociala utrymmen.

5) Reservationstyper i Wilma

Skapa de reservationstyper som behövs i Wilma på grunduppgifternas flik Placeringstyper i Kurre. Om det finns sådana placeringstyper i Kurre som man inte vill tillåta placeras i Wilma, kryssa i kolumnen Förhindra placering i Wilma.

Läraren kan se sitt schema i Wilma. Om läraren har rätt att ändra schemat visas Öppna bearbetningsläge ovanför schemat. Som standard öppnas den schemafilen där användaren har mest lektioner.

I schemat syns alla de lektioner och reservationer som har placerats i Kurre.

När man reserverar en utrymme eller en resurs, kan man i snabbmenyn Schema välja det schema som reservationer ska antecknas i. Därtill ska man också i snabbmenyn Resursens typ välja "Utrymmen" eller "Övriga resurser" och i snabbmenyn Namn den resurs som man vill reservera.

När man bearbetar en lektion eller gör en reservation, ska man lägga till alla de resurser som hör till den och i vars egna scheman reservationer ska synas:  klicka på reservationen, välj Ändra och kryssa för önskade resurser (lärare, utrymmen och övriga resurser).

Inom yrkesinriktad utbildning kan man anteckna i placeringen om den ingår i bunden, obunden eller oreglerad arbetstid. Arbetets natur kan antecknas både i lektionens uppgifter och i lärarspecifika uppgifter.

OBS! Om reservationen görs via utrymmets schema eller via schemat för någon av de övriga resurserna blir den synlig endast i utrymmets eller resursens schema. För att reservationen ska bli synlig också i användarens eget schema ska han lägga till sig i reservationen (via reservationens egenskaper, som resurs) eller placera reservationen via sitt eget schema.

Flikarna i bearbetningsläge

I Wilma ser lärarna flikarna Lektioner, Operiodiserade och/eller Reservationer enligt sina rättigheter.

Flikarna Lektioner och Operiodiserade visas enligt det om läraren får placera sina egna lektioner och om dessa lektioner redan är placerade i Kurre och om det är tillåtet att placera operiodiserade lektioner.

Vi rekommenderar att timmarna periodiseras färdigt i Kurre och att lärarna inte ges rätt att placera operiodiserade timmar. Då är vyn i Wilma enkel och alla lektioner finns på samma ställe.

Reservationer ska göras i bearbetningsläge på fliken Reservationer. Alternativen på den fliken kommer från Kurres Grunduppgifter, fliken Placeringstyper.

När du har valt rätt placeringstyp, klicka på den tidpunkt som du vill reservera eller måla en längre tidsintervall.

• Om man har inställningen Placera med en lektions exakthet (rekommenderad) bredvid schemat inte i bruk, ska man mata in omfattningen i minuter för placeringen.

En placering kan enligt användarens rättigheter flyttas till en annan tidpunkt eller raderas från schemat i samma bearbetningsläge. Den placerade lektionen eller annan reservation ska först aktiveras genom att klicka på den i schemat och välja antingen Flytta eller Radera i hjälprutan som öppnas.

När du har klickat på Flytta-knappen, kan du klicka på den plats i schemat dit lektionen ska flyttas. Radera-knappen raderar placeringen och returnerar lektionen i rutans nedre kant. Då kan man placera den på nytt.

Om du vill göra en reservation på en tidpunkt som redan är upptagen klickar du först på reservationen som redan är gjord. I hjälprutan som öppnas ska du under Nya placeringar välja en typ som passar den nya reservationen och sedan klicka på Placera. Du kan ändra den nya reservationens längd genom att aktivera den och klicka på Ändra. För att överlappningar ska vara tillåtna måste du ställa in detta i Kurre, separat för varje placeringstyp.

Sök lediga resurser

• Lediga utrymmen kan du söka efter på Wilmas Schema- eller Salar-sida.
• Lediga övriga resurser hittar du i Wilma på sidan Scheman eller sidan Inventarier.
• För både utrymmen och inventarier visas det egna schemat i läsläge på resursens egna profilsida.

Reservationens synlighet för andra användare

• Reservationen är synlig för de personer och resurser som är tillagda i reservationen.
• Reservationen är synlig för alla Wilma-användare om inte personen eller resursen är dold. Inställningen för vem eller vad som är dolt görs i grunduppgifterna i Kurre, i kolumnen Göm i Wilmas scheman. Det går att dölja studerandens, klassers, lärares, utrymmens och övriga resursers scheman.
• I Primus Studerande-, Lärar- och Personalregister går det att dölja scheman för studerande och vårdnadshavare med hjälp av fältet Hemligt arbetsschema. Lärare och personal ser dock scheman för de personer som har ett hemligt arbetsschema.
• Om resursens schema är dolt i Wilma syns det inte heller i menyn under Namn.
• De studerande, klasser, lärare och den personal som har fältet Visa inte i Wilmas listor ikryssat i Primus syns inte som ett alternativ i menyn Namn i Wilma.
• I bearbetningsläget ser man vem som ursprungligen har gjort reservationen och vem som senast har ändrat den. Alla reservationsåtgärder räknas som ändringar; att flytta, ändra resurs, skriva in tilläggsuppgifter osv.
• De resurser från Inventarier-registret som är knutna till placeringen syns bara i scheman för lärare och personal, inte för studerande och vårdnadshavare.

Lektioner i övriga skolor

• Om en lärare undervisar i flera olika skolor kan det hända att en del av lärarens lektioner visas med en ljusare färg. De ljusare färgerna betyder att lektionerna hör till en annan skola. I bilden har lärare en lektion i modersmål i högstadiet.
• En del av lärarnas lektioner kan vara placerade i ett annat periodsystem. I bilden är lektionen i religion placerad i veckosystemet.
• De olika symbolerna och färgerna har samma betydelse som i Kurre, se närmare en separat anvisning.
• Bredvid schemat finns olika menyer och med hjälp av dem kan läraren förflytta sig mellan t.ex. högstadiets och gymnasiets schema, mellan olika periodsystem osv. Lektionerna ändras alltid via det schema och det periodsystem som det har placerats i.
• Om det i Kurre-filen finns flera placeringsramar, visas bredvid schemat också menyn Placeringsram. Läraren kan lägga in t.ex. reservationer i en annan placeringsram än den som innehåller lektionerna.