Granska dagböckerna

Användargruppsrättigheter

Dagböcker kan kontrolleras av en person som har ett registerkort i registret Personal eller Gruppernas personal. Personens registerkort ska i fältet Användargrupp i Wilma ha en användargrupp som har rätt att kontrollera dagböcker. Rättigheten ges på följande sätt:

• Öppna registret Användarrättigheter.
• Välj rätt användargrupp (eller skapa en ny vid behov) och öppna fliken Wilmas rättigheter.
• Kryssa i för Småbarnspedagogik under Wilmas moduler i nedre vänstra kant och kryssa i för Rätt att kontrollera dagböcker.
• Kontrollera, att den person som ska kontrollera dagböcker har denna användargrupp i fältet Användargrupp i Wilma på sitt registerkort.

Granska barnets och serviceproduktens uppgifter

För att dagboksuppgifter kan visas korrekt, ska vissa uppgifter vara ifyllda på barnets och serviceproduktens registerkort.

• Öppna Barn-registret och kontrollera rätt verksamhetsenhet är ifylld i fältet Verksamhetsenhet på barnets kort. Kontrollera också att en aktiv placering har åtminstone dessa fält ifyllda i Placeringstabellen: Placeringens startdatum, Status (ska väljas alternativet "Slutlig placering"), Placeringsenhet, Ansökan och Serviceprodukt.
• Klicka på fältet Serviceprodukt med andra musknappen och välj Öppna register. Kontrollera att fältet Verksamhetsenhet har samma uppgift i serviceproduktens registerkort som i barnets registerkort i fältet Verksamhetsenhet. Kontrollera också, att man har antecknat rätt antal i fältet Timmar/månad på serviceproduktens registerkort (enligt antalet ser man i dagboken om den vårdtid som man har reserverat för barnet överskrider det tillåtna antalet). 

Vilka grupper ser man i Wilma?

En person, som har rätt att granska dagböcker ser i sin Wilma endast de grupper, som i registret Grupper i fältet Verksamhetsenhethar samma enhet som personen har på sitt eget registerkort i fältet Verksamhetsenhet i registret Gruppernas personal eller Personal.

• Öppna sidan Dagböcker i Wilmas övre meny (sidan kan vara "gömd" bakom de tre punkterna). På fliken Sammanfattning finns en månadsspecifik uppgift om vilka grupper som är kvitterade och vilka inte. Som standard visas den föregående månaden. OBS! Du kan endast kvittera dagböckerna för tidigare månader, inte för den pågående månaden.
• I kalendern väljer du den månad som du vill granska. Klicka på någon grupps rad och då kan du se eventuella brister i dagboksanteckningarna för gruppen. Om det inte finns några brister, kan du direkt klicka på knappen Kvittera. Om det däremot finns brister i uppgifterna eller du annars vill granska uppgifterna närmare, klicka på knappen Granska.
• Om du klickade på Granska öppnas det en ny sida på fliken Grupper. Sidan visar dagboksuppgifter från föregående månad för den valda gruppen. Du kan byta månad eller grupp i kalendern.
• Granska uppgifterna på sidan. Du kan se respektive barns reservationer och anteckningar samt en dagspecifik uppgift om antalet personal och närvarande barn. När du klickar på symboler på sidan kan du se tilläggsuppifter om anteckningarna, t.ex. närvaroanteckningar, vårdtidsreservationer eller orsaken till frånvaro.
• Nere i tabellen finns kolumnen Använd vårdtid, som visar först den vårdtid som har använts och efter det den totala vårdtiden i serviceprodukten (som hämtas från fältet Timmar/månad på serviceproduktens registerkort i registret Serviceprodukter). Om barnets faktiska vårdtid överstiger det timantal som är finns i serviceprodukten, visas antalen med orange färg och en varningssymbol.
• Om uppgifterna är korrekta, klicka på knappen Kvittera. Möjliga korrigeringar i anteckningarna ska göras före kvitteringen, eftersom det inte längre är möjligt att ändra dem efteråt. Korrigeringarna kan inte utföras i Wilma, utan de behöver göras i Wilma Daycare-mobilappen före kvitteringen.

Symboler och annat att observera

•  Symboler i tabellen har följande betydelser: 
  • Blå cirkel = reservation i framtiden
  • Grön cirkel = närvaroanteckning
  • Vit cirkel med grön kant = frånvaroanteckning
  • Vit cirkel med orange kant = det har antecknas en markering på en reservationen som varar flera dagar men markeringen gäller inte ifrågavarande dag (dvs. en vårdtidsreservation börjar t.ex. på tisdagen och slutar på onsdagen, men markeringen gäller endast för tisdagen och då visas detta symbol för onsdagen).
  • Tom ruta = ingen närvaro-/frånvaroanteckning eller vårdtidsreservation
  • Rött kryss = vårdtidsreservationen är gjord, men närvaro-/frånvaroanteckning saknas
  • Orange varningscirkel = antalet vårdtimmar i serviceavtalet har överskridits
  • Grön balk framför barnets namn = barnet hör till gruppen, dvs. är ett sk. "nativbarn"
  • Orange balk framför barnets namn = barnet har lånats från en annan grupp, dvs. är ett sk. "reservbarn" (det står "Reservbarn" också under namnet)
• I nedre delen av tabellen visas ett rött kryss för att markera att antalet personal saknas, om åtminstone ett barn har en närvaroanteckning på den ifrågavarande dagen. Markeringen visas inte, om inget barn har varit i vården.
• Om barnet har varit i vården över natt (dvs. vårdreservationen placeras tidsmässigt på två dygn i rad) och det finns en anteckning på ena dagen, visas det ingen markering för en anteckning som saknas på den andra dagen.
• Om barnet har varit i vården över natt (dvs. vårdreservationen placeras tidsmässigt på två dygn i rad) och antalet personal har antecknats bara på det första dygnet, visas det ingen markering för en anteckning som saknas på det andra dygnet. Om situationen är tvärtom, dvs. antalet personal har antecknats på det andra dygnet men inte på det första, visas det en markering om anteckning som saknas på den första dagen. Antalet personal ska alltså antecknas på den dagen, som övernattsvården har börjat.

På sidan Dagböcker kan man nu skriva ut vårdtidsreservationer. Utskriften innehåller en veckovis lista över den valda gruppens och månadens reservationer. Utskriftsikonen finns upp till höger på fliken Grupper.

Utskriften innehåller man tre vårdtidsreservationer per dag per barn. Om ett barn har fyra eller flera reservationer per dag, kan de granskas endast i tabellen på sidan Dagböcker.

De frånvaro- och närvaroanteckningar som görs sparas automatiskt i Primus, i registren Småbarnspedagogikens närvaro och Småbarnspedagogikens frånvaro. Man behöver egentligen inte använda de här registren alls, men vid behov kan huvudanvändaren dra nytta av dem. Inga andra användare bör ha tillgång till registren.