Läsnäoleminen, eroaminen ja keskeyttäminen

Läsnäolotietoja tarvitaan opiskelijamäärän seurantaa sekä opiskelijan opintotukea varten. Lisäksi läsnäolotietoja siirretään valtakunnalliseen korkeakoulujen tietovarantoon VIRTAan Primuksesta.

Läsnäolotietojen kirjaaminen voidaan tehdä opintotoimistossa Primuksessa, tai opiskelijat voivat ilmoittautumisaikana tehdä sen itse Wilmassa. Primuksessa otetaan esiin läsnäolotaulukon kentät, selkeyden vuoksi kannattaa tehdä päivämäärien kirjaamista varten oma välilehtensä.

Tiedot kirjataan läsnäolotaulukon kenttiin Lukuvuosi, Syksy 20.9, Kevät 20.1 ja Selite. Jos ilmoittautumisia otetaan vastaan Wilmassa, otetaan lisäksi esiin kentät Ilmoittautumispäivä 20.9 ja Ilmoittautumispäivä 20.1. Läsnäolotaulukon kautta opiskelijan läsnäolohistoria säilyy täydellisenä, ja esimerkiksi poissaolokausien määrää voidaan seurata opinto-oikeuden suhteen.

Myös opintojen aloituspäivän ja arvioidun päättymispäivän tiedot kirjataan opintojen alkuvaiheessa Primukseen, koska näitä tietoja tarvitaan tilastoinnissa. Tilastoissa tarvittavia kenttiä ovat: Koulutuksen/tutkinnon aloituspvm, Arv. valmistumispäivä, Koulutuksen/tutkinnon päättymispvm. Kirjoihintulopäivämäärä kirjataan joko Kirjoittautumispäivä- tai Aloituspäivä-kenttään.

Opiskeluoikeuden tila -kenttä liittyy VIRTA-tiedonsiirtoon. Vaikka opiskelijan läsnäolotiedot kirjattaisiin läsnäolotaulukkoon, tietovarantoon täytyy lisäksi siirtää tieto opiskeluoikeuden tilasta. Kentän vaihtoehdot ovat "aktiivinen", "optio", "päättynyt", "passivoitu" ja "luopunut". Opiskelijan omasta päätöksestä johtuva keskeyttäminen tai eroaminen merkitään statuksella "luopunut", "passivoitu" viittaa aina korkeakoulun omaan, opiskelijasta riippumattomaan päätökseen. Kentässä tulee aina olla opiskelijan ajankohtainen opiskeluoikeuden tila.

Lisäksi opiskelijoille tulee täyttää Opiskeluoikeuden tyyppi -kenttä, joka myöskin vaaditaan VIRTAa varten.

Opiskelijat-rekisteristä on Pätevyys-kenttä. Tietoa aiotusta ja saavutetusta pätevyydestä kerätään erityisesti lastentarhanopettajilta sekä ns. "tuplasairaanhoitajilta" (terveydenhoitajista, ensihoitajista ja kätilöistä, joiden tutkintoon sisältyy myös sairaanhoitajan pätevyys).

• Pätevyys-kentän täyttäminen kirjaa pätevyyden opiskeluoikeudelle, jolloin se vie VIRTAan tiedon aiotusta pätevyydestä.
• Kun opiskelijalle täytetään valmistumispäivä, pätevyys kirjautuu myös opintosuoritukselle = tutkinnolle. Tällöin VIRTAan siirtyy tieto suoritetusta pätevyydestä.

"Tuplasairaanhoitajille" ei tarvitse kirjata kuin sairaanhoitajan pätevyys, itse tutkinto sisältää terveydenhoitajan, ensihoitajan tai kätilön pätevyyden.

Opiskelijan keskeytykset ja poissaolot opinnoista (tiedetään siis, että opiskelijan on tarkoitus jatkaa jossain vaiheessa opintojaan) merkitään Opiskelijat-rekisterin kenttiin Tilapäisen kesk.alkupäivä, Tilapäisen kesk.päättymispäivä ja Tilapäisen kesk.syy. Läsnäolotaulukkoon valitaan "Poissa" niille lukukausille, joita keskeytys koskee. Tätä aikaväliä ei oteta mukaan opiskelijatyöpäivälaskentaan.

Jos opiskelija on itse ilmoittanut keskeytyksestä, rastitaan myös kenttä Opiskelijan ilmoittama keskeytys (vaaditaan Kelan tiedonsiirtoa varten).

Jos läsnäolotietoja kerätään Wilman kautta, poissaolokausille voidaan määrittää maksimimäärä. Tieto kirjataan Koulun tiedot -rekisterissä kenttään Läsnäoloilmoittautumisen max poissaolokaudet. Kun opiskelija on käyttänyt viimeisenkin poissaolokauden, Wilma estää poissaoloilmoitukset.

Opiskeluoikeuden menettäminen kirjataan ensisijaisesti kenttään Opiskeluoikeus menetetty. Yleensä tämä koskee sellaisia tilanteita, joissa opiskelija on laiminlyönyt läsnäoloilmoittautumisvelvollisuutensa. Kenttään kirjataan se päivämäärä, jolloin opiskeluoikeuden menetys astuu voimaan, ja lisäksi Opiskeluoikeuden tila -kenttään vaihdetaan tilaksi "passivoitu". Jos opiskelija myöhemmin anoo opiskeluoikeuden palauttamista ja saa sen takaisin, Opiskeluoikeus menetetty -kenttä tyhjätään ja tieto ajanjaksosta, jolloin opiskeluoikeus on ollut menetettynä, kirjataan tilapäisen keskeytyksen taulukkoon. Opiskeluoikeuden tila -kenttään vaihdetaan tilaksi "aktiivinen".

Opiskelijan erotessa rekisterikortille täytetään Keskeyttämispäivä tai Eropäivä, Eron syy (rekisteristä), Eron lisätiedot, ja Opiskeluaika ennen keskeytystä/eroa. Läsnäolotaulukkoon valitaan "Ei kirjoilla".

Eron syyt -rekisteriin kirjataan ammattikorkeakoulussa käytössä olevat eron syyt. Rekisterissä otetaan vähintään esiin kentät Selite ja Koodi. Kun rekisteriin on täytetty kaikki koodit ja selitteet, eron syy voidaan kirjata opiskelijan rekisterikortille ja se saadaan tulostumaan erotodistukseen.

Toinen vaihtoehto on kirjata eron syyt Keskeytysten syyt (AMKOTA) -rekisteriin käyttämällä kenttiä Keskeytyksen syy ja Koodi. Opiskelijat-rekisterissä otetaan vastaavasti esiin kenttä Keskeytysluokitus (AMKOTA). Suosittelemme kuitenkin Eron syyt -rekisterin käyttöä, sillä AMKOTA-palvelu on poistunut käytöstä.

Jos opiskelija on itse ilmoittanut eroamisesta, rastitaan myös kenttä Opiskelijan ilmoittama ero (vaaditaan Kelan tiedonsiirtoa varten).

Opiskelijan valmistuessa täytetään Valmistumispäivä-kenttä. Opiskelijalajiksi vaihdetaan esim. "Valmistunut opiskelija", ja opiskelijan rekisterikortti arkistoidaan. Opiskeluoikeuden tilaksi vaihdetaan "Päättynyt", jolloin tieto opiskelijan valmistumisesta siirtyy oikein myös VIRTAan. Kelan tiedonsiirtoa varten voidaan täyttää vaihtoehtoisesti kentät Todistuslajit ja Todistusten päiväykset.