Opiskelijavaihtoon liittyvät kirjaukset Primuksessa

Opiskelijalle tehdään rekisterikortti Primukseen ja hänet lisätään myös Kurreen.

Maahantulo ja maassaolo

Opiskelijarekisterissä voi täyttää mm. seuraavat kentät:

• Kansalaisuus
• Suomeen muuttopäivä
• Ulkomainen henkilötunnus (jos tiedossa)
• Kotimaa
• Muuttostatus (= Tilapäisesti maassa oleva/vaihto-oppilas)
• Muuttostatuskoodi (= 06)
• Opiskelijalaji (Vaihto-oppilas tms.) Täytetään siten, että opiskelija saadaan lasketuksi / pois laskuista kulloinkin tehtävässä tilastoinnissa.
• Ulkomainen todistus (todistuksen tiedot)
• Koulutausta kotimaassa
• Vaihto-opiskelija (Koski-tieto)

Henkilötunnus

Hetun alku on sama kuin suomalaisilla, eli syntymäaika muodossa ppkkvv. Wilmaa varten XXXX-hetu ei ole riittävän yksilöivä, joten Wilmaa käyttävissä oppilaitoksissa tarvitaan ns. Ä-hetua. Ä-hetun muoto on -00XÄ, jossa X on miehillä pariton ja naisilla parillinen luku. Miespuolisen hetu olisi siis 060498-001Ä ja naispuolisen 040698-002Ä. Jos useampi vaihto-oppilas on syntynyt samana päivänä, kasvatetaan hetun loppuosan numero-osaa: miehillä siis 001Ä, 003Ä jne. Numerot 001-999 ovat sallittuja.

Jos käytössä on Primus ja Kurre mutta ei Wilmaa, voi tunnisteena käyttää jotain koulun itse keksimää, uniikkia tunnusta. Tunnus kirjataan Primuksessa kenttään Tunniste Kurressa, ja sen avulla tunnistetaan Primukseen ja Kurreen kirjattu henkilö yhdeksi ja samaksi henkilöksi. Tunnisteen tulee olla vähintään 15 merkkiä pitkä.

Koski ja vaihto-opiskelija

Huom. Kosken kannalta ulkomaiselle vaihto-opiskelijalle tulee tehdä ensin oppijanumero Opintopolussa. Yleensä vaihto-opiskelija ei tavoittele lukion päättötodistusta, joten hänet siirretään Koskeen aineopiskelijana. Jos opiskelija on Suomessa vähintäin yhden lukukauden, rahoitusmuoto on silloin "Valtionosuusrahoitteinen". Jos taas opiskelija on vajaan lukukauden, rahoitusmuoto on "Muuta kautta rahoitettu". Täytä myös opiskelijarekisterin kenttä Vaihto-opiskelija.

Opinnot Suomessa

Opiskelijalle valitaan opetussuunnitelma, ja kirjataan siihen tätä lukukautta/lukuvuotta koskevat valinnat. Oppiaineiden ja kurssien kohdalle voi kirjata, mitkä opiskelijan tavoitteet tässä aineessa ovat ja miten opetus on järjestetty.

Jos opiskelija on mukana kaikilla tietyn aineen tunneilla, esim. ranskankielinen opiskelija mukana kaikilla ranskan tunneilla, merkitään valinnatkin kaikkiin ranskan kursseihin. Ne aineet, joihin opiskelija ei osallistu lainkaan, jätetään ilman valintoja.

Luokka ja opetusryhmät

Opiskelija lisätään jollekin olemassa olevalle luokalle täyttämällä Ryhmä/luokka-kenttä.

• Kurressa: Opiskelija valintoineen lisätään Kurreen joko täydentävällä tiedonsiirrolla tai syöttämällä nimi, hetu, luokka ja valinnat käsin.
• Jos opiskelija osallistuu useampaan saman kurssin rinnakkaisryhmään (esim. RAB1.1, RAB1.2), merkitään hänelle valintakin molempiin ryhmiin. Oletuksena Kurre ilmoittaa, että opiskelijalla on jo valinta tässä kurssissa, mutta ilmoituksen voi ohittaa "Kyllä"-vastauksella tai pysyvästi Valinnat-ikkunan Asetukset-valikosta poistamalla rastin Huomauta saman ryhmän tuplavalinnasta.
• Primuksessa: Opiskelijan nimi lisätään niiden ryhmien arviointikirjoihin, joihin opiskelija osallistuu. Jos opiskelija itse ilmoittautuu kursseille Wilman kautta, ilmestyy hänen nimensäkin arviointikirjoihin automaattisesti.

Kun suomalainen opiskelija lähtee vaihto-oppilaaksi ulkomaille:

1. Täytä opiskelijavaihdon taulukon kentät: Liikkuvuusohjelma, Kohdemaa, Vaihdon kieli, Vaihdon pituus (kk, päivinä, vkoa), Vaihto alkaa ja Vaihto päättyy.
2. Vaihdon lisätietoja -kenttään voit kirjata ne kurssit, jotka opiskelijan on tarkoitus suorittaa ulkomailla tai saada hyväksiluettua Suomessa. Vastaavat tiedot voi kirjata myös opiskelijan opsiin ko. kurssin kohdalle.
3. Rasti kenttä Vaihtoon lähtenyt opiskelija. Sen avulla on helppo etsiä opiskelija arkistosta hänen palattuaan takaisin Suomeen.
4. Vaihda opiskelijalajiksi sellainen, jota ei lasketa aktiiviseksi opiskelijaksi, esim. "Arkistoitu".
5. Opiskeluoikeuden tilaksi kirjataan "Väliaikaisesti keskeyttänyt" Koskea varten.
6. Siirrä tiedot ensin Koskeen ja sen jälkeen vasta arkistoi opiskelijan opiskelijakortti.

Ammatillisen oppilaitoksen opiskelijoiden ulkomaanvaihtoon liittyvät kirjaukset tehdään yleensä ensisijaisesti Työpaikalla järjestettävä koulutus (TJK) -rekisteriin. Toissijaisesti vaihdon tiedot siirtyvät opiskelijarekisterin yllämainituista kentistä.

1. Täytä TJK-rekisterissä ainakin kentät Vaihto alkaa, Vaihto päättyy, Kohdemaa ja Vaihdon lisätietoja, joista Vaihto alkaa, Kohdemaa ja Vaihdon lisätietoja ovat pakollisia.
2. Jos vaihdon päättymispäivää ei ole ilmoitettu, Koski tulkitsee opiskelijan olevan tarkasteluhetkellä ulkomailla.
3. Kohdemaalle tulee olla täytetty Numero (ISO 3166) Maat ja valtiot -rekisterissä.
4. Kun kohdemaa on eri kuin Suomi, kuntakoodiksi siirtyy aina "200-ulkomaat" -tieto, koska ulkomaisilla kunnilla ei ole vastaavia kuntanumeroita kuin Suomen kunnilla.
5. Opiskelijan opiskeluoikeuden tila on edelleen "Läsnä" vaihdon aikana.
6. Jos ulkomaanjaksoon liittyy koulutus- tai oppisopimus, siirretään niiden tiedot myös Koskeen vaihdon ajalta.

Opettaja- ja Henkilökunta-rekistereistä löytyy vastaava liikkuvuustaulukko kuin opiskelijarekisteristäkin.