Ilmoitusten käyttöönotto

1. Rasti Ilmoitukset käytössä
2. Täytä sähköpostiasetukset ja/tai tekstiviestiasetukset

Ota esiin myös seuraavat kentät:

• Välittömien ilmoitusten tekstiviestiasetukset
• Koottujen ilmoitusten tekstiviestiasetukset
• Opiskelijat eivät saa muuttaa välittömien ilmoitusten asetuksia
• Huoltajat eivät saa muuttaa välittömien ilmoitusten asetuksia
• Piilota viestien sisältö Wilman ilmoituksista

Käyttäjät voivat muokata ilmoitusasetuksiaan itse Wilmassa. Asetuksiin liittyvät kentät kannattaa kuitenkin ottaa esiin Primuksessa. Niiden avulla voit myös tarkistaa, että opiskelijoiden ja huoltajien sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot ovat oikeanmuotoisia.

Uudentyyppiset tunnukset

Uudentyyppisillä tunnuksilla asetukset ovat Wilman käyttäjätunnukset -rekisterissä. Samat asetukset koskevat käyttäjän kaikkia rooleja.

Ota esiin seuraavat kentät Wilman käyttäjätunnukset -rekisterissä:

• Sähköpostiosoite
• Matkapuhelin
• Välittömien ilmoitusten lähetystapa
• Välittömien ilmoitusten sisältö
• Koottujen ilmoitusten lähetystapa
• Koottujen ilmoitusten sisältö
• Koottujen ilmoitusten lähetysajankohta

Vanhantyyppiset tunnukset

Vanhantyyppisillä tunnuksilla asetukset ovat samassa rekisterissä kuin käyttäjän rekisterikortti. Huoltajien asetukset ovat Opiskelijat-rekisterissä. Asetukset ovat tunnuskohtaisia.

Ota esiin seuraavat kentät Opiskelijat-, Opettajat- ja Henkilökunta-rekistereissä:

• Sähköpostiosoite
• Matkapuhelin
• Välittömien ilmoitusten lähetystapa
• Välittömien ilmoitusten sisältö
• Koottujen ilmoitusten lähetystapa
• Koottujen ilmoitusten sisältö
• Koottujen ilmoitusten lähetysajankohta

Ota Opiskelijat-rekisterissä esiin myös huoltajan tunnukseen liittyvät kentät:

• Yhteydenottolupa (asemoi huoltajataulukkoon)
• Huoltajan sähköpostiosoite
• Huoltajan matkapuhelin
• Huoltajan välittömien ilmoitusten lähetystapa
• Huoltajan välittömien ilmoitusten sisältö
• Huoltajan koottujen ilmoituste lähetystapa
• Huoltajan koottujen ilmoitusten sisältö
• Huoltajan koottujen ilmoitusten lähetysajankohta

Uudentyyppisillä Wilma-tunnuksilla ilmoituksia voidaan lähettää Wilman käyttäjätunnukset -rekisterissä oleviin yhteystietoihin, eli Sähköposti-kentän osoitteeseen tai Matkapuhelin-kentän puhelinnumeroon.

Käyttäjät voivat päivittää yhteystietonsa itse Wilman Ilmoitusasetukset-sivulla. Käyttäjät kannattaa ohjeistaa tarkistamaan nämä yhteystiedot heti uuden tunnuksen luomisen jälkeen sekä silloin, kun tunnukseen on yhdistetty uusia rooleja.

• Opettajilla ja henkilökunnan jäsenillä, joilla on vanhantyyppinen Wilma-tunnus, yhteystietomuutokset päivittyvät myös Opettajat- tai Henkilökunta-rekisteriin.
• Huoltajilla ja muilla käyttäjillä, joiden Wilma-tunnus on sähköpostiosoite (uudentyyppinen Wilma-tunnus), näkyy Ilmoitusasetukset-sivulla linkki sähköpostiosoitteen muuttamiseksi. Näillä henkilöillä ei ole rekisterikorttia Primuksessa, vaan tiedot on kirjattu korkeintaan opiskelijarekisterin huoltajataulukkoon. Sähköpostiosoitemuutos päivittyy huoltajataulukkoon, jos taulukossa on valmiina sama osoite kuin Wilma-tunnuksella. Käyttäjän Wilma-tunnus muuttuu samalla uuden sähköpostiosoitteen mukaiseksi.

Huoltajat, joilla on rajoitettu tiedonsaantioikeus, eivät voi muokata ilmoitusasetuksiaan itse.

Oppilaitos voi määrittää valmiiksi opiskelijoiden, opettajien ja huoltajien ilmoitusasetukset tai antaa käyttäjien valita asetuksensa itse Wilmassa. Jos käyttäjille ei ole valittuna minkäänlaisia ilmoitusasetuksia, ei heille lähde Wilman ilmoituksia, vaikka Koulun tiedot -rekisterissä itse toiminto olisikin otettu käyttöön.

Niille huoltajille, joille ilmoitukset saavat lähteä, rastitaan Opiskelijat-rekisterissä huoltajataulukon kenttä Yhteydenottolupa.

Kenttä vaikuttaa kuitenkin vain vanhantyyppisiin Wilma-tunnuksiin. Jos huoltajilla on uudentyyppiset Wilma-tunnukset, kentän asetuksella ei ole merkitystä eikä sitä tarvitse rastia huoltajille.

Koulun tiedot -rekisterissä rastitaan Välittömien ilmoitusten tekstiviestiasetukset -kohdasta ne henkilöryhmät, jotka saavat tilata välittömät ilmoitukset tekstiviestinä (1 tekstiviesti per tapahtuma Wilmassa). Näin voidaan vaikuttaa lähtevien tekstiviestien määrään ja sitä kautta kustannuksiin. Mahdollisuuden tekstiviesti-ilmoituksiin voi antaa esim. vain opettajille.

Jos opiskelijoita/huoltajia ei rastita, he voivat edelleen valita, mistä asioista he haluavat vastaanottaa välittömiä ilmoituksia, mutta ilmoitukset tulevat sähköpostilla. Tekstiviestivaihtoehtoa ei voi valita.

Opiskelijat/Huoltajat eivät saa muuttaa välittömien ilmoitusten asetuksia -asetus estää sekä tekstiviestimahdollisuuden valinnan että sähköposti-ilmoitusten aiheiden valinnan. Tämä rasti on voimakkaampi kuin Välittömien ilmoitusten tekstiviestiasetukset -rasti, ts. rasti estää Wilma-käyttäjiltä välittömien ilmoitusten asetusten muokkaamisen ja pakottaa käyttämään koulun määrittämiä asetuksia.

• Välittömien ilmoitusten toiminnasta on kerrottu tarkemmin omassa ohjeessaan.

Koulun tiedot -rekisterissä rastitaan Koottujen ilmoitusten tekstiviestiasetukset -kohdasta ne henkilöryhmät, jotka saavat tilata kootut ilmoitukset tekstiviestinä (max. 2 tekstiviestiä per päivä). Koottu tekstiviesti on maksimissaan 2 viestiä pitkä ja sisältää käyttäjän valinnan mukaan joko yhden päivän tai yhden viikon tapahtumat.

Jos opiskelijoita/huoltajia ei rastita, he voivat edelleen valita, mistä asioista he haluavat vastaanottaa koottuja ilmoituksia, mutta ilmoitukset tulevat sähköpostilla. Tekstiviestivaihtoehtoa ei voi valita.

Suosittelemme, että tekstiviestejä käytettäisiin vain välittömien ilmoitusten kanssa, ja kootut ilmoitukset lähetettäisiin aina sähköpostilla. Koottu ilmoitus on yleensä pitkä, ja saattaa sisältää kymmeniä eri tapahtumia.

1. Rasti Tuntimerkintöjen luokitukset -rekisterissä kenttä Lähetä ilmoitus uudesta merkinnästä niille luokituksille, joista huoltajalle/opiskelijalle halutaan lähtevän ilmoitus. Tyypillisesti rastitaan "selvitettävä" ja "myöhässä".
2. Rasti Opettajan muut merkinnät -rekisterissä kenttä Lähetä ilmoitus uudesta merkinnästä niille luokituksille, joista huoltajalle/opiskelijalle halutaan lähtevän ilmoitus, esim. "tehtävät tekemättä" tai "aktiivinen osallistuminen".

Uudesta viestistä lähtevässä välittömässä sähköposti-ilmoituksessa on mukana vain viestin otsikko sekä tieto, että Wilmaan on saapunut uusi viesti. Tarvittaessa myös otsikkotiedon voi piilottaa. Piilotus tehdään Koulun tiedot -rekisterin kentän Piilota viestien sisältö Wilman ilmoituksista.

Uudesta tuntimerkinnästä lähtevässä välittömässä ilmoituksessa kerrotaan tuntimerkinnän luokitus, päiväys ja kellonaika sekä merkinnän kirjannut opettaja. Jos esim. erityisopettaja kirjaa merkinnän ruotsin tunnille, tulee merkintään erityisopettajan nimi. Huom. Jotta tuntimerkinnästä lähtisi välitön ilmoitus, täytyy kyseisen tuntimerkinnän luokituksella olla Tuntimerkintöjen luokitukset -rekisterissä rastittuna kenttä Lähetä ilmoitus uudesta merkinnästä. Tämän kentän avulla voidaan päättää, minkälaisista tuntimerkinnöistä ilmoituksia lähetetään.

Jos tekstiviestejä halutaan lähettää vain joillekin yksittäisille opiskelijoille/huoltajille, kannattaa asetukset merkitä valmiiksi käyttäjäkohtaisesti. Käyttäjäkohtaiset asetukset täytetään uudentyyppisillä Wilma-tunnuksilla Wilman käyttäjätunnukset -rekisterissä ja vanhantyyppisillä Opiskelijat-rekisterissä. Vaikka käyttäjäkohtaiset asetukset olisikin tehty, huoltajat ja opiskelijat voivat edelleen valita Wilmassa, mistä aiheista ilmoituksia haluavat.

Varmista ensin, että Koulun tiedot -rekisterissä ei ole rastittu Välittömien ilmoitusten tekstiviestiasetukset -kenttään vaihtoehtoja "Huoltajat" ja "Opiskelijat". Näin he eivät voi muuttaa asetuksia itse. Merkitse sitten käyttäjäkohtaiset asetukset seuraavasti:

Uudentyyppiset tunnukset

1. Avaa Wilman käyttäjätunnukset -rekisteri.
2. Hae esiin huoltajat, joille lähetetään tekstiviesti-ilmoituksia. Rasti näille Välittömien ilmoitusten lähetystapa -kenttään "Tekstiviesti" (tai "Tekstiviesti" ja "Sähköposti").
3. Hae sitten esiin huoltajat, joille lähetetään vain sähköposti-ilmoituksia. Rasti näille Välittömien ilmoitusten lähetystapa -kenttään "Sähköposti".

Vanhantyyppiset tunnukset

1. Avaa Opiskelijat-rekisteri.
2. Hae esiin oppilaat, joiden huoltajille lähetetään tekstiviesti-ilmoituksia. Rasti näille Huoltajan välittömien ilmoitusten lähetystapa -kenttään "Tekstiviesti" (tai "Tekstiviesti" ja "Sähköposti").
3. Hae sitten esiin ne oppilaat, joiden huoltajille lähetetään vain sähköposti-ilmoituksia. Rasti näille Huoltajan välittömien ilmoitusten lähetystapa -kenttään "Sähköposti".

Huom. Jos Koulun tiedot -rekisteristä on rastittu kentät Huoltajat eivät saa muuttaa välittömien ilmoitusten asetuksia ja Opiskelijat eivät saa muuttaa välittömien ilmoitusten asetuksia, niin kaikkien opiskelijoiden ja huoltajien välittömien ilmoitusten asetukset katsotaan Opiskelijat-rekisteristä opiskelijan kortilta riippumatta siitä, onko huoltajalla vanhantyyppinen vai uudentyyppinen tunnus käytössä.

Huoltajarooliin liittyvät ilmoitusasetukset tarkistetaan seuraavasti:

• Se, saako huoltaja muuttaa asetuksia, riippuu opiskelijan koulun rekisterikortin asetuksista.
• Se, saako huoltaja ilmoituksen sähköpostiin vai tekstiviestinä, riippuu opiskelijan rekisterikortin tai Wilman käyttäjätunnukset -rekisterin asetuksista.
• Ilmoituksen sisältö riippuu opiskelijan rekisterikortin tai Wilman käyttäjätunnukset -rekisterin asetuksista.
• Huom. Jos koulu on estänyt huoltajilta asetusten muuttamisen eli Koulun tiedot -rekisterin kenttä Huoltajat eivät saa muuttaa välittömien ilmoitusten asetuksia on rastittu, niin kaikkien huoltajien välittömien ilmoitusten asetukset katsotaan Opiskelijat-rekisteristä.

Esimerkki: Huoltajalla on lapsi alakoulussa, yläkoulussa ja lukiossa. Huoltaja on yhdistänyt kaikki lapset samaan tunnukseen.

• Alakoulun oppilaan kortille on määritelty, että huoltajalle lähtee välittömiä ilmoituksia vain sähköpostiin ja vain tuntimerkinnöistä. Alakoulu on estänyt huoltajia muuttamasta asetuksia itse.
• Yläkoulun oppilaan kortille on määritelty, että huoltajalle lähtee välittömiä ilmoituksia vain tekstiviestinä ja vain viesteistä. Yläkoulukin on estänyt huoltajia muuttamasta asetuksia itse.
• Lukiolaisen kortille ei ole määritelty mitään. Lukio sallii huoltajien muuttaa välittömien ilmoitusten asetuksia ja sallii valita myös tekstiviesti-ilmoitukset.

Kun huoltaja menee Wilman Ilmoitusasetukset-sivulle, hänellä näkyy mahdollisuus muuttaa välittömien ilmoitusten kaikkia asetuksia. Muutos vaikuttaa kuitenkin vain lukiolaista koskeviin ilmoituksiin, koska ala- ja yläkoulu on estänyt muutokset. Alakoululaista koskevat ilmoitukset tulevat hänelle aina sähköpostiin, yläkoululaista koskevat aina tekstiviestinä.

Wilma näyttää etusivulla yhteenvedon käyttäjään liittyvistä tapahtumista. Näitä ilmoituksia ei voi valita tai ottaa pois käytöstä.

Opettajalla ja muulla henkilökunnalla näkyvät ilmoitukset

• Opettajan omiin opiskelijoihin liittyvät avoimet hakemukset, esim. poissaolohakemukset. Henkilökunnalla, rehtorilla ym. laajemmin oikeuksin toimivilla näkyy ilmoitus kaikista avoimista hakemuksista.
• Tentti-ilmoittautumiset. Vielä vahvistamattomat tentit, joissa opettaja on vastuuopettajana.
• Osaamisen tunnistamiset. Opettajan omien opiskelijoiden kirjaamat osaamisen tunnistamisen anomukset. Henkilökunnalla, rehtorilla ym. laajemmin oikeuksin toimivilla näkyy ilmoitus kaikista anomuksista.

Huoltajalla ja opiskelijalla näkyvät ilmoitukset

• Opiskelijan avoimet hakemukset
• Opiskelijan uudet koearvosanat