Typ av dataöverföring

Dataöverföring med Standardiserad textfil behövs då det sändande fältet är kortare än det fält som mottar uppgiften eller då användaren av någon annan anledning vill begränsa teckenradens längd.

Pekfältet Lägg till data öppnar en sökruta varifrån de uppgifter som skall överföras väljs. Då en uppgift väljs från listningen till vänster kommer hjälprutan Ge fältets längd fram. I hjälprutan anges hur många tecken som skall överföras från uppgiften i ifrågavarande fält. Om man t.ex. överför uppgiten "Efternamn" och till teckenlängd väljer "10", överförs av efternamnet "Svensson-Andersson", endast "Svensson-A".

Då fälten som skall överföras definierats väljs de registerkort som skall överföras. Registerkorten väljs från sök-rutans färdiga sökrutiner eller genom att göra en helt ny sökrutin själv, genom att endast klicka på Ok-knappen kommer alla registerkort med. T.ex. då man överför studerandeuppgifter kan man överföra alla studerande, en viss årskurs studerande eller studerande som studerat A2-språk.

Funktionen Textfil som åtskilts med skiljetecken används oftast då uppgifterna mottas av ett tabellkalkyleringsprogram. Med skiljetecknet anges hur de överförda uppgifterna skall indelas i kolumner.

Då du i hjälprutan väljer Textfil som åtskilts med skiljetecken, får du fram en ett fält i vilket du anger vilket skiljetecken du vill använda. Dessutom får du fram alternativknappen Uppgifterna inom citationstecken. I den kan du välja att överföra uppgifterna med eller utan citationstecken.

Vanligtvis används semikolon som skiljetecken. Tekniskt sett kan vilket som helst tecken användas. Men det är skäl att använda ett tecken som inte används i fältens uppgifter. Detta så att skiljetecknet inte förväxlas med de uppgifter som skall överföras.

Klicka på Lägg till uppgifter -knappen. Välj en i taget de fält vars uppgifter man önskar överföra. Klicka på Ok-knappen efter varje val av uppgift, dvs. förena inte uppgifter med &-tecknet. &-tecknet används endast om man till Excel-filen önskar förena uppgifter från olika fält till samma cell i Excel, t.ex. i Primus finns det skilt Efternamn och Förnamn, men i Excel vill man ibland förena dessa till samma kolumn.

Därefter väljer man de registerkort som skall sändas. Valet görs på samma sätt som i standardlånga dataöverföringar ovan.

Då dessa definitioner gjorts visar programmet en sammanfattning av de uppgifter som överförs, därefter sparas dataöverföringsfilen. Uppgifterna läses sedan in i det mottagande programmet, t.ex. Excel.