Ta emot dataöverföring till Primus

I överföringen ska du infoga åtminstone ett sådant fält som du kan använda för att jämföra de uppgifter som finns i Primus med de som överförs. Personbeteckning är ett av de mest lämpade fälten att använda, men det går också med Kod eller Förkortning.

Innan överföringen är det skäl att kontrollera att de fält som behövs vid överföringen används i Primus.

Dataöverföring till Primu öppnar en ruta där du kan välja i vilken fil de uppgifter som ska överföras finns. Det gör du genom att trycka på Bläddra.

Dataöverföringens typ ska vara "Överföring från Primus".

I dataöverföringens inställningar ska du först bestämma teckenordningen. Ansi är förhandsvalt och visar oftast skandinaviska tecken på ett korrekt sätt. I dataöverföring mellan olika Primusprogram så frågar systemet inte efter detta.

• Kryssa i Ändra STORA BOKSTÄVER till små om stora bokstäver har använts i den fil som överförs (t.ex. Studieinfo-överföring) och du vill att uppgiften sparas med små bokstäver i Primus.
• Beakta även arkiverade kort kryssas i om du vill jämföra/uppdatera de uppgifter som överförs med arkiverade uppgifter. Kryssa inte i fältet t.ex. då en studeranden söker till läroanstalten en andra gång och du vill göra ett nytt registerkort för honom/henne för denna andra gång.
• Beakta olika stavningssätt kryssas i om du vill att det befintliga skrivsättet ska ersättas med det skrivsätt som finns i den fil som överförs. Det betyder att t.ex. KALLE i överföringsfilen ersätter Kalle som redan finns i Primus.
• Bevara gamla uppgifter för flerradiga fält kryssas i om du vill att de uppgifter som överförs ska placeras efter de uppgifter som redan finns. Om eleven redan har ett registerkort i Primus där det står att Maria är vårdnadshavare medan det i överföringsfilen står att Maria och Martin är vårdnadshavare så sparas Maria, Maria och Martin som vårdnadshavare. Utan kryss så ersätts den tidigare Maria och det kommer endast att stå Maria och Martin.
• Överför alla som nya kryssas i om du inte alls vill jämföra de nya uppgifterna med dem som redan finns i Primus. Primus frågar då inte efter förenande uppgift utan det görs helt nya registerkort.

Sedan väljer du vilka uppgifter som ska tas emot. Programmet visar de fält som du kan välja, dvs. sådana fält som i den sändande Primus har ställts in som fält som ska överföras. Om det finns ett exakt likadant fält i den nya Primus så placeras dess namn i den andra kolumnen efter pilen.

Om ett exakt likadant fält inte hittas öppnar Primus en sökruta där du kan välja till vilket fält uppgiften ska överföras. Om det är fråga om ett fält med internt sökfält (fält->egenskapsfält) öppnas en ny sökruta, där du kan specificera sökningen.

Efter att du har gjort fältvalen ska du klicka på Följande-knappen så att du kan välja vilken identifierar Primus ska använda för att förena de nya uppgifterna med de gamla. Med Föregående-knappen kan du gå ett steg tillbaka om du ännu vill göra ändringar.

Nu har dataöverföringen framskridit så långt att det är möjligt att granska och bearbeta de uppgifter som ska överföras. Om du gör överföringen t.ex. från studeranderegistret, visas i rutan endast de studerande som inte finns i Primus sedan tidigare och de studerande vars uppgifter kommer att ändras.

Ta bort de uppgifter som du inte vill importera, genom att klicka på raderna i fråga och sedan på Delete-knappen.

För att underlätta arbetet finns det två visuella framställningssätt; indragning och färgkodning. De uppgifter som finns på en indragen rad är sådana som finns i Primus från förr. Uppgifter som står på rader som börjar i kolumnens vänstra kant är nya uppgifter.

• Nya uppgifter står med svart text (studeranden + informationen).
• Blå text anger information om studeranden som finns i registret sedan tidigare.
• Röd text anger uppgifter som avviker från de uppgifter som mottas. Vid dataöverföringen raderas de röda uppgifterna och ersätts med de svarta.
• Om det på någon rad finns en röd uppgift, men ingen svart uppgift ovanför den, kommer uppgiften att raderas från Primus utan att ersättas med något alls.

Nertill i rutan visas olika totalantal:

• Hur många nya kort som upprättas i dataöverföringen
• Hur många kort som ändras i dataöverföringen
• Om samma uppgift ändrar flera registerkort, syns detta antal i punkten Ändrar flera. En dylik situation kan uppstå t.ex. då man använder ett opraktiskt identifieringsfält, som t.ex efternamn. Om det finns många personer med samma efternamn, ändras uppgifterna på varje kort vid dataöverföringen. Det här är inte önskvärt.

Med hjälp av kryssfälten kan man ange vilka uppgifter man tar emot respektive lämnar bort vid dataöverföringen. Om man t.ex. endast vill ta emot nya kort, tar man bort kryssen från Ändrade och Ändrar flera. Då man tar bor kryssen försvinner dessa uppgifter också från listan över uppgifter som mottas.

Om punkten Ändrar flera nu aktiverades bör du granska registerkorten innan du slutför dataöverföringen.

Dataöverföringar kan även innehålla valfält. Om ett visst alternativ inte finns i den mottagande vallistan kan man byta ut uppgiften i dataöverföringsrutan. Upptill visas en lista över de tillgängliga alternativen och nertill väljer man vilket av de egna alternativen som skulle passa bäst för den uppgift som ska importeras.

I det sista skedet visar systemet ett sammandrag över dataöverföringen, t.ex. hur många kort som kommer att genereras.

I detta skede är det ännu möjligt att avbryta överföringen (med Avbryt-knappen) om det behövs. Väljer du Spara-knappen överförs uppgifterna till Primus där nya registerkort uppstår och vald gammal info ersätts med ny. Om du avbryter överföringen kommer inget att överföras eller ändras. Nertill i rutan visas knapparna Föregående, Spara och Avbryt.