Opettajan näkemät opiskelijatiedot

Aineenopettajat

Aineenopettajalla tarkoitetaan tässä opettajaa, joka ei ole tarkasteltavan opiskelijan luokanvalvoja - hän voi kuitenkin olla jonkin toisen luokan luokanvalvoja. Oikeudet määräytyvät siis aina suhteessa opiskelijaan: oman luokkansa opiskelijoista opettaja näkee enemmän tietoja kuin muista opiskelijoista.

Ellei opettajalle ole annettu mitään erillisiä oikeuksia Wilmaan eikä hän ole luokanvalvoja, näkee hän

• ne henkilötiedot, jotka opiskelijan profiilisivulla näytetään,
• opiskelijan tulevat kokeet sekä
• opiskelijan työjärjestyksen.

Opiskelijan profiilisivun alla näytetään opettajan ryhmistä ne, joissa kyseinen opiskelija on mukana, sekä opettajan tälle opiskelijalle antamat arvosanat.

Luokanvalvojat

Luokanvalvojalla tarkoitetaan tässä henkilöä, joka on juuri kyseisen opiskelijan luokanvalvoja (ryhmänohjaaja, oma luokanopettaja). Luokanvalvoja on henkilö, joka on merkitty Luokat-rekisterin kenttiin Ryhmänohjaaja/Luokanvalvoja, Ohjaaja 1, Ohjaaja 2 ja Muut ryhmänohjaajat tai Opiskelijat-rekisterin kenttiin Ryhmänohjaaja/Luokanvalvoja tai Muut ryhmänohjaajat.

Luokanvalvoja näkee opiskelijasta samat tiedot kuin aineenopettaja ja lisäksi

• oman luokkansa opiskelijoiden poissaoloyhteenvedon sekä
• oman luokkansa osalta ne tulosteet, jotka on valittu Koulun tiedot -rekisterin kenttään Opettajan tulosteet.

Muista kuin oman luokkansa opiskelijoista luokanvalvoja näkee samat tiedot kuin aineenopettaja.

Omaan valvontaluokkaan liittyvät lisäoikeudet

Usein luokanvalvojalle halutaan Wilmaan esiin muitakin tietoja. Koulun tiedot -rekisterissä voi rastia kentän Luokanvalvoja näkee luokkansa opiskelijoiden kaikki tiedot, jolloin luokanvalvoja näkee oman luokkansa osalta yllä mainittujen lisäksi

• kurssitarjottimen,
• suoritukset,
• valinnat ja
• opsin.

Jos opettaja on luokanvalvoja kahdessa eri koulussa, katsotaan oikeudet koulukohtaisesti. Opettaja näkee esim. yläkoulun valvontaluokastaan kaikki tiedot, lukion valvontaluokasta vain luokanvalvojalle oletuksena sallitut tiedot.

Kaikkia opiskelijoita koskevat lisäoikeudet

Seuraavat oikeudet koskevat koulun kaikkia opiskelijoita. Jos oikeudet annetaan, näkee opettaja nämä tiedot koulun kaikista opiskelijoista.

• Poissaolojen yhteenveto: Koulun tiedot -rekisterissä rastittu Kaikki opettajat saavat syöttää poissaoloja luokittain.
• Kurssitarjotin: Opettajat-rekisterissä rastittu Oikeus muokata kurssitarjotinvalintoja Wilmassa.
• Valinnat: Opettajat-rekisterissä rastittu Oikeus muokata valintoja Wilmassa.

Primuksen Käyttäjäryhmät-rekisterin välilehdellä Wilman oikeudet näkyvät ne rekisterit, joita voi näyttää ja muokata myös Wilman kautta. Kunkin rekisterin oikeuksista on poimittu tälle välilehdelle ne, jotka vaikuttavat myös Wilmassa. Sama oikeus koskee siis sekä Primusta että Wilmaa: kun rastit oikeuden jommalta kummalta välilehdeltä, tulee rasti myös toisen ohjelman välilehdelle.

Käyttäjäryhmän avulla voidaan rajata tarkemmin, mitä opettaja näkee opiskelijoista Wilmassa. Esim. luokanvalvojille ei tarvitse enää antaa oikeutta nähdä opiskelijan kaikkia tietoja, jos hänen tarvitsee nähdä vain valinnat ja tulosteet. Käyttäjäryhmä valitaan Opettajat-rekisterin kenttään Käyttäjäryhmä Wilmassa.

Käyttäjäryhmän avulla voidaan myös sallia opettajan nähdä oman luokkansa lisäksi tiettyjen muiden opiskelijoiden tietoja. Esimerkiksi erityisopettajalle voidaan antaa oikeus nähdä oman luokkansa lisäksi 7C:n Ylva Yksilöllistetyn ja 9A:n Emmi Erityisen tiedot. Opettaja ja tällaiset opiskelijat yhdistetäään nekin käyttäjäryhmän avulla. Valitse näille opiskelijoille Opiskelijat-rekisterin kenttään Kortin omistusoikeus ryhmillä se opettajaryhmä, joka saa tietoja nähdä - esim. erityisopettajien ryhmä. Varmista vielä, että sama ryhmä on merkitty myös näille opettajille Opettajat-rekisterissä.

Lomakkeet ja tulosteet

Käyttäjäryhmän avulla voi rajata myös sitä, kuka opettaja näkee Wilmassa mitäkin tulosteita, ja kenen opiskelijan osalta. Katso erillinen ohje tulosteiden oikeuksien määrittelystä.

Esimerkki 1. Luokanvalvojat saavat nähdä oman luokkansa opiskelijoiden opetussuunnitelmat (HOPSit)

1. Ei rastia Opettajat-rekisterin kentässä Oikeus nähdä kaikki opiskelijan tiedot Wilmassa.
2. Ei rastia Koulun tiedot -rekisterissä kenttään Luokanvalvoja näkee luokkansa opiskelijoiden kaikki tiedot
3. Tee Käyttäjäryhmät-rekisterissä uusi käyttäjäryhmä, esim. "luokanvalvojat, wilma".
4. Käyttäjäryhmät-rekisterissä Wilman oikeudet -välilehdellä rastitaan Opsin näkeminen (näyttää opsin rakenteen ja opiskelijakohtaiset muutokset)
5. Valitse "luokanvalvojat, wilma" -ryhmä kaikille luokanvalvojille Opettajat-rekisterissä kenttään Käyttäjäryhmä Wilmassa.

Esimerkki 2. Erityisopettaja saa nähdä kahden sellaisen opiskelijan tiedot, jotka eivät ole hänen omalla luokallaan

1. Ei rastia Opettajat-rekisterin kentässä Oikeus nähdä kaikki opiskelijan tiedot Wilmassa.
2. Tee Käyttäjäryhmät-rekisterissä uusi käyttäjäryhmä, esim. "erityisopettaja, wilma".
3. Käyttäjäryhmät-rekisterissä Wilman oikeudet -välilehdellä rastitaan Opiskelijat-rekisterin oikeuksista kaikki.
4. Valitse "erityisopettaja, wilma" -ryhmä erityisopettajalle Opettajat-rekisterissä kenttään Käyttäjäryhmä Wilmassa
5. Merkitse Opiskelijat-rekisterissä näiden kyseisten opiskelijoiden rekisterikorteille Kortin omistusoikeus ryhmillä -kenttään "erityisopettaja, wilma".

Esimerkki 3. Linkitys opettajan ja kaikkien oppilaiden välille

1. Rasti Käyttäjäryhmät-rekisterissä Wilman oikeudet -välilehdeltä Opiskelijat-rekisterin oikeuksista Opettaja saa nähdä kaikki opiskelijakortit.

Tämä oikeus ei sinällään tuo oikeuksia nähdä tietoja, vaan se muodostaa opetussuhteen opettajalle niihinkin opiskelijoihin, joita hän ei opeta tai joiden luokanvalvoja/ryhmänohjaaja hän ei ole. Tätä oikeutta käytetään esimerkiksi silloin, kun halutaan antaa opettajalle oikeus lisätä vaikkapa opiskelijakohtaisia muistioita kaikille opiskelijoille. Lisäksi opettajalla pitäisi olla tässä tilanteessa lomakkeen käyttäjäryhmän kautta oikeus luoda opiskelijakohtaisia muistioita. Oikeutta kannattaakin hyödyntää tämänkaltaisissa tilanteissa, kun opettajan täytyy voida nähdä Wilmassa erilaisia asikirjoja kaikkien opiskelijoiden osalta, mutta halutaan kuitenkin rajata tarkasti, mitä asiakirjoja on mahdollista nähdä.

Tiivistettynä tällä oikeudella siis mahdollistetaan opettajalle erilaisten tietojen näkeminen kaikkien opiskelijoiden osalta, kunhan annetaan lisäksi vielä varsinaiset toiminnon vaatimat oikeudet. Oikeus on siis huomattavasti suppeampi kuin Opettajat-rekisterissä rastittava Oikeus nähdä kaikki opiskelijan tiedot Wilmassa, joka niin ikään luo yhteyden kaikkiin opiskelijoihin, mutta antaa lisäksi suoraan oikeuden nähdä kaikki tiedot (ks. erityishuomiot alla).

Esimerkki 4. Rehtori ja opinto-ohjaaja saavat nähdä kaikkien opiskelijoiden kaikki tiedot

1. Rasti Opettajat-rekisterissä kenttä Oikeus nähdä kaikki opiskelijan tiedot Wilmassa.

Tämä oikeus on voimakkain. Vaikka rehtorilla tai opolla olisi Käyttäjäryhmä Wilmassa -kentässä jotain suppeampien oikeuksien ryhmiä, ajaa tämä rasti niiden yli.

Nimestään huolimatta tämäkään oikeus ei suoraan anna seuraaviin opiskelijoita koskeviin tietoihin pääsyoikeutta:

• Hakemukset ja päätökset
• Tukitoimet
• Kurinpitotoimet
• Pedagogiset asiakirjat
• Opiskelijakohtaiset muistiot

Nämäkin kuitenkin näkyvät kaikkien oppilaiden osalta, jos henkilöllä on pääsyoikeudet kyseisiin toimintoihin. Opiskelijakohtaisten muistioiden osalta on huomioitava, että niiden näkeminen vaatii lisäksi sen, että henkilö on kirjattu muistiolle osallistujaksi tai henkilölle on annettu lukuoikeus siihen.