Poissaolon selvittäminen

Toiminnon käyttöönoton asetukset löytyvät Primuksen Koulun tiedot -rekisteristä (kaikkia koskevat) ja Opiskelijat-rekisteristä (poikkeukset tiettyjen opiskelijoiden kohdalla).

Koulun tiedot -rekisterissä rastitaan kenttä Huoltaja voi selvittää poissaolot Wilmassa.

Tuntimerkintöjen luokitukset -rekisterissä valitaan, mitä poissaoloja huoltajat saavat selvittää ja millä luokituksilla:

• Vaatii selvityksen: Opettajien käyttämä luokitus. Näistä luokituksista huoltaja näkee ilmoituksen heti Wilman etusivulla. Yleensä esim. "myöhässä"-luokitukselle ei rastita tätä kohtaa, mutta "selvittämätön poissaolo" -luokitukselle rastitaan. Luokitukset, jotka on rastittu selvityspyyntöä vaativiksi, otetaan mukaan Wilman Poissaolojen selvitys -tulosteeseen ja niistä lähtee huoltajalle ilmoitus sähköpostiin. Tätä EI rastita niille luokituksille, joita huoltajat käyttävät.
• Huoltajan poissaoloselvitys: Huoltajien käyttämä luokitus. Luokitus, jonka huoltaja vaihtaa opettajan merkitsemän luokituksen tilalle. Rastitaan esim. "Matka", "Luvallinen poissaolo" ja "Sairaana" -luokituksille.
• Salli lisätiedon kirjaus selvitykselle: Rastitaan vain tarvittaessa ja perustellusti huoltajien käyttämille luokituksille. Näille luokituksille huoltaja voi halutessaan antaa jonkin vapaamuotoisen tarkentavan tiedon Lisätietoja-kenttään, esim. millaisesta tilanteesta luvallisessa poissaolossa oli kyse. Huoltajia ei voi kuitenkaan pakottaa täyttämään lisätietoja. Lisätietoja-kenttä näkyy Wilmassa vain, jos huoltaja valitsee sellaisen luokituksen, jolle lisätiedon kirjaus on sallittu. Wilma ei kuitenkaan vaadi kentän täyttämistä. Lisätietoja-kentässä on huomautus, että siihen ei saa kirjata terveyteen liittyviä tietoja, sillä InSchool-ohjelmiin ei saa tallentaa opetuksen kannalta epäoleellisia terveyteen liittyviä tietoja.

Huoltajalla näkyy Wilman päävalikossa linkki Tuntimerkinnät, jota klikkaamalla avautuu sivu, jossa voi tarkastella poissaoloja ja muita tuntimerkintöjä, selvittää niitä ja ilmoittaa tulevista poissaoloista.

Ruudulta rastitaan ne merkinnät, jotka halutaan selvittää. Ruudulta voi joko valita tietyt merkinnät tai selvittää kaikki kerralla. Selvittäjäksi tallentuu joko "opiskelija" tai huoltajan nimi.

Koulu voi valita, millaisiin merkintöihin selvitys vaaditaan ja millä eri vaihtoehdoilla huoltaja voi poissaolon kuitata. Yleensä sivulla on ainakin "selvittämätön poissaolo" -tyyppisiä merkintöjä, jotka huoltaja voi kuitata sairaspoissaoloiksi, matkaksi tms.

Koulu voi halutessaan sallia myös lisätietojen täyttämisen poissaololle, mutta lisätietojen täyttäminen ei ole pakollista. Selvitys voidaan kirjoittaa Lisätietoja-kohtaan (kohtaa ei näy, jos koulu ei ole sallinut lisätietojen kirjaamista valitulle poissaolon syylle).

Huoltaja näkee Wilmassa myös yhteenvedon opiskelijan kaikista merkinnöistä. Yhteenvedon voi ottaa eri aikaväleiltä, esim. nykyiseltä jaksolta, neljältä viikolta tai tältä lukukaudelta. Jokin muu -vaihtoehdolla voi antaa tietyt päivämäärät, joiden väliltä merkinnät näytetään.

Oletusaikaväli valitaan Primuksen Koulun tiedot -rekisterissä kentässä Oletusaikaväli tuntimerkintöjen yhteenvedoissa. Vaihtoehdolla Nykyinen jakso päivämäärät katsotaan kuluvan jakson mukaisesti Jaksot alkavat- ja Jaksot päättyvät -kentistä.

Täysi-ikäisten opiskelijoiden voi antaa hoitaa itse poissaolojensa selvittämisen. Jos halutaan, voi selvityksille asettaa hyväksymisprosessin, jolloin koululla säilyy kontrolli siinä, kuinka paljon opiskelijat ovat poissa ja millaisia syitä he poissaoloilleen antavat. Opettajat voivat kuitata selvitykset hyväksytyiksi, kun opiskelija on esim. esittänyt lääkärintodistuksen.

Wilma seuraa, milloin opiskelijat täyttävät 18, ja muuttaa opiskelijan ja huoltajan oikeudet automaattisesti koulun valitseman toimintatavan mukaisesti.

Vaihtoehdot ovat:

• Huoltaja ei saa nähdä mitään opiskelijan tietoja: Täysi-ikäisten opiskelijoiden huoltajilta voi estää kokonaan kirjautumisen Wilmaan. Primuksen Koulun tiedot -rekisterissä rastitaan kenttä Huoltajatunnukset vanhenevat opiskelijan täyttäessä 18 vuotta.
• Jos tätä ei rastita, jatkuu huoltajien Wilma-käyttö ja poissaolojen näkyminen, ilmoittaminen ja selvittäminen entiseen tapaan.
• Tiettyjen huoltajien Wilma-tunnus säilyy, muiden vanhenee:Primuksen Opiskelijat-rekisterissä rastitaan kenttä Salli huoltajan kirjautuminen, vaikka opiskelija on täyttänyt 18 vuotta niille opiskelijoille, joiden huoltajien Wilma-käyttö jatkuu entiseen tapaan.

Jos täysi-ikäiset opiskelijat ilmoittavat ja selvittävät poissaolonsa itse, rastitaan Koulun tiedot -rekisterissä kenttä 18 vuotta täyttäneet opiskelijat saavat selvittää poissaolojaan. Myös heidän huoltajansa saavat edelleen nähdä ja selvittää poissaoloja, jos heidän Wilma-tunnuksensa ovat voimassa.

Koulun tiedot -rekisterissä on lisäksi asetus Poissaolo- ja tuntimerkinnät piilotettu huoltajilta. Tämä asetus piilottaa merkinnät kaikilta huoltajilta, myös alaikäisten huoltajilta.

Poissaolojen selvitysoikeus alaikäiselle

Tarvittaessa poissaolojen selvitysoikeuden voi antaa myös alaikäisille opiskelijoille. Tätä vaihtoehtoa käytetään lähinnä toisen asteen koulutuksissa, asuntolassa asuvien opiskelijoiden osalta. Rasti tätä varten Koulun tiedot -rekisterissä kenttä

• Kaikki opiskelijat saavat selvittää poissaolojaan.

Jotta luokanvalvoja saa kokonaiskuvan opiskelijoiden poissaoloista eri aineissa, annetaan hänelle oikeus kuitata huoltajien selvitykset käsitellyiksi. Luokanvalvoja näkee, keiden opettajien tunneilta opiskelijat ovat olleet poissa ja mitä huoltaja on ilmoittanut poissaolon syyksi.

• Koulun tiedot -rekisterissä rastitaan kenttä Poissaolon selvitys vaatii käsittelyn.
• Luokat-rekisterissä merkitään kullekin luokalle oikea luokanvalvoja (ryhmänohjaaja).

Kun huoltaja tai opiskelija on selvittänyt poissaolot, näkee luokanvalvoja Wilman etusivulla Ohjaamasi luokat -laatikossa linkin "xx käsittelemättä". Linkin kautta pääsee tarkastelemaan poissaoloja selvityksineen. Selvitykset kuitataan käsitellyiksi joko yksitellen tai kaikki kerrallaan. Klikkaa ensin poissaoloa ja sen jälkeen Merkitse käsitellyiksi -painiketta tai merkitse kaikki käsitellyiksi klikkaamalla ...kaikki-painiketta.