Skapa ansökningar och beslut

Att skapa ansökan och beslut för flera studerande eller sökande samtidigt

Via Studeranderegistret kan du skapa en ansökan eller ett beslut för en stor grupp studerande på en gång.

• Välj de registerkort i Studeranderegistret för vilka beslutet/ansökan ska göras.
• Välj Tilläggsfunktioner -> Skapa ansökan eller beslut för de valda registerkorten.
• Fyll i de fält som behövs och spara. Studerandenas namn kommer med automatiskt. Nu finns besluten/ansökningarna som separata kort i Ansökningar och beslut-registret.

På samma sätt som i Studeranderegistret kan du även i Sökanderegistret skapa en ansökan eller ett beslut för ett valt registerkort eller för flera sökanden på samma gång. Ta gärna fram fältet Sökande i Ansökningar och beslut-registret, eftersom detta fält hänvisar till Sökanderegistret. När en ansökan eller ett beslut skapas i Sökanderegistret fylls Sökande-fältet automatiskt i.

Att skapa ansökan och beslut för enstaka studerande eller sökande

Enstaka ansökningar och beslut skapas direkt i Ansökningar och beslut-registret.

I en lärares Wilma syns ansökningar och beslut gällande alla de studerande som läraren har rätt att se uppgifter om.

Att granska ansökningar

En länk till sidan Ansökningar och beslut syns i Wilmas huvudmeny, om funktionen är i bruk. Ansökningar och beslut som gäller en bestämd elev finns på studerandens sida under fliken Ansökningar och beslut.

• Ansökningarna och besluten har fördelats på separata flikar och standardinställningen är att alla ansökningar och beslut är synliga.
  • Öppna ansökningar: en ansökan öppen så länge som inget beslut har offentliggjorts (fältet Beslutet offentligt är inte ifyllt).
  • Alla ansökningar: alla ärenden där fältet Ansökning är ifyllt visas.
  • Skolans beslut: visar de ärenden där ett beslut har angetts i fältet Beslut(skola).
  • Kansliets beslut: visar de ärenden där ett beslut har angetts i fältet Beslut(kansliet).
  • Ansökningar att ta ställning till: Visar de ansökningar som användaren är handläggare av. Handläggaren kan vara antingen lärare eller personal.

På förstasidan i Wilma ser användaren ett meddelande om de ansökningar som ännu är under behandling, dvs. de ansökningar som ännu saknar beslut samt ansökningar vilkas beslut inte ännu är offentliga. Lärarna och personalen ser besluten genast.

En ansökan kan också riktas till en bestämd lärare eller medlem av personalen. För detta ändamål kan man lägga till fälten Handläggare (lärare) och/eller Handläggare (personal) på blanketterna. Den person som gör en ansökning kan då alltså direkt rikta sin ansökan till en bestämd person. Se mera i anvisningen Användargrupper för ansökningar och beslut.

Ansökningar och beslut kan döljas i Wilmas listor. Detta gör du genom att kryssa för fältet Visa inte i Wilmas listor i Ansökningar och beslut-registret.

Att fatta ett beslut

• Öppna ansökan antingen från sidan Ansökningar och beslut eller från fliken Ansökningar och beslut på studerandens egen sida.
• Välj rätt beslutsblankett via Blankett-länken högst upp på sidan och fyll i nödvändig information.

Om du inte har en lämplig beslutsblankett måste du ladda ner en från blankettbanken eller skapa den själv. Se anvisningen Ibruktagningen av ansökningar och beslut.

Också vårdnadshavare och studerande har en länk till Ansökningar och beslut på första sidan i sin Wilma. Om länken inte syns i uppe i huvumenyn, hittar du den via menyknappen i huvudmenyn. På sidan syns alla ansökningar och beslut som gäller studeranden.

Att göra en ansökan

Genom att klicka på länken Gör en ny ansökan uppe till höger på sidan får du fram alla de ansökningsblanketter som vårdnadshavarna har tillgång till. Du kan t.ex. fylla i en ansökan om skolskjuts. Efter detta syns ansökan som en öppen ansökan fram till dess att ansökan behandlats och ett beslut registrerats. Beslutet syns i Beslut-kolumnen på samma rad som ansökningen.

Att granska ansökningar och beslut

Fattade beslut kan också granskas på fliken Beslut där de blir synliga efter att de har publicerats för studerandena och vårdnadshavarna. Med publicering avses att datumfältet Beslutet offentligt för ansökan är ifyllt. Det är skäl att observera detta när funktionen tas i bruk. Även om besluten har överförts till det nya registret i Primus, syns de inte i Wilma förrän man fyllt i publiceringsdatumet i det här fältet i Ansökningar och beslut-registret.

Som standard ser myndiga studerande de ansökningar och beslut som gäller dem själva. Fram till att studeranden fyller 18 år är uppgifterna synliga endast för vårdnadshavarna. Om ni ändå vill visa ansökningarna och besluten också för studerande under 18 år, ska fältet Alla studerande ser ansökningar och beslut ikryssas i registret Information om skolan.

Precis som lärarna och personalen ser också vårdnadshavarna eller studeranden själv en länk till ansökningar/beslut som är under behandling på Wilmas första sida.

Gamla ansökningar och beslut kan arkiveras i registret Ansökningar och beslut. Ansökningar och beslut gällande en bestämd studerande är synliga i de motsvarande fälten i Studeranderegistret oberoende av om ansökningen/beslutet är arkiverat eller inte.