Uppdaterats: 10.3.2020
Det finns många fördelar med att använda sig av Visma InSchools program i skolväsendets administrativa uppgifter. Till exempel elevmängder, undervisningsarrangemang, statistikuppgifter om stöd för skolgång, uppgifter om hemkommun, lärarnas timantal, tjänster och löner, skolgångsbiträdenas befattningar och arbetsmängder är sådana uppgifter som personalen vid skolväsendets förvaltning behöver, och som det ofta är arbetsdrygt att få fram.
Tack vare multiPrimus är exempelvis ovan nämnda uppgifter sparade i ett och samma program för kommunens samtliga skolor, och de personer som arbetar med skolväsendets administrativa uppgifter kan hämta dagsaktuell information från programmet när som helst. Uppgifterna är i samma format för alla skolor. Programmen underlättar och effektiverar på detta sätt planerings- och uppföljningsarbete samt beslutsfattande inom skolväsendets förvaltning.
Våra program innehåller också funktioner som skolväsendets förvaltning kan ha nytta av vid t.ex. planering av skolskjuts, läsårsplanering, anmälan till grundundervisning, beslutsfattande och uppföljning av stöd för skolgång.
Läsårskalender för grundskolornas skolsekreterare och rektorer
Planering och koordinering av programmens användning skapar förutsättningar för enhetliga rutiner, och därmed förutsättningar för att användarna ska kunna hämta aktuell och pålitlig information från programmen.
Som stöd för förenhetligande av rutiner kan kommunerna använda Visma InSchools Primus-Kurre-Wilma-läsårskalendermodell. DOCX-dokumentet är en grundmodell som inte kan användas som sådan, utan före ibruktagningen bör huvudanvändaren eller någon annan person som har helhetssyn över skolväsendets processer i kommunen, bearbeta den så att den motsvarar den egna kommunens rutiner och behov.
Efter bearbetningen publicerar huvudanvändaren läsårskalendern för skolorna. I praktiken är läsårskalendern skolsekreterarnas och rektorernas checklista för de uppgifter som utförs i skoladministrationsprogrammet. Man kan också göra den till kommunens gemensamma handbok/processbeskrivning för såväl nya som nuvarande personer som utför uppgifterna.
Huvudanvändarens roll
Effektivt nyttjande av programmen som pålitliga informationskällor förutsätter planering och koordinering av programanvändningen så att programmen alltid innehåller rätt information på rätt plats vid rätt tidpunkt. Huvudanvändaren har här en viktig roll. Förutom de traditionella underhålls- och instruktionsuppgifterna kan också uppgifter i anknytning till informationsförvaltning och –planering höra till huvudanvändarens uppgifter.
Utskrifter som rapportverktyg
För skolväsendets förvaltning och skolornas informationsbehov kan man skapa olika rapportutskrifter, med vilka programmens användare snabbt kan hämta uppgifter som sparats i programmen, så som elevantal indelade i olika kategorier samt lärar- och personaluppgifter. I utskriftbanken, i skolkansli/skolbyrå –avsnittet finns färdiga utskriftsbottnar, som kommunerna kan bearbeta till sådana rapportutskrifter som de behöver. Också Elever och studerande på anordnar- och läroanstaltsnivå -statistikens utskrifter innehåller mycket sådan information som personal inom skolväsendets förvaltning behöver.
Sökfunktioner
Som en viktig del av nyttjandet av programmen som informationskällor ingår behärskandet av sökfunktioner.
