Läsårskalender för gymnasier

Den färdiga läsårskalendern kan fungera som en checklista för skolsekreterare och rektorer under läsåret. I utvidgad form kan den vara en handbok för användarna så att systemet fungerar som en enhetlig informationskälla i alla de olika administrativa uppgifterna.

I mallen har vi beaktat de vanligaste uppgifterna inom gymnasieutbildningen, som återkommer från läsår till läsår. Det finns många skillnader i kommunernas rutiner, så före ibruktagningen bör ni gå igenom mallen och ta bort de punkter som inte gäller er. Lägg in material som saknas. Mallen innehåller förslag på hur uppgifterna kan utföras.

I läsårskalendern är uppgifterna indelade per månad (augusti-juli) i programvisa underavsnitt. Den innehåller också sådana avsnitt som skolorna allmänt behöver, som inte hör till någon speciell årstid, så som Wilma i Primus, skolbyten samt funktioner för informationssökning i Primus.

Läsårskalendern är planerad utgående från att läsåret har fem perioder (fem provveckor). Ifall periodiseringen är någon annan, bör ni ändra kalendern så att den motsvarar er periodisering.

Före ibruktagningen ska huvudanvändaren eller en annan person som har helhetssyn över processerna bearbeta läsårskalendern så att den innehåller era rutiner. Då läsårskalendern börjar användas bör man också uppdatera den som en del av underhållet i kommunens administrationssystem. Uppdatera kalendern när processer ändras och utvecklas, när programmen uppdateras, nya funktioner tas i bruk osv.

Läsårskalendern bör vara lätt att uppdatera. Därför innehåller den inga bilder, vilka lätt föråldras till exempel i samband med programuppdateringar.

Efter uppdateringar lönar det sig att anteckna datum för bearbetningen vid det bearbetade avsnittets rubrik, och därefter uppdatera innehållsförteckningen. På så sätt ser man direkt från innehållsförteckningen vilka avsnitt som bearbetats och när.

Brödtextens delar och fontstilarnas betydelse

• Länkar till instruktionerna på instruktionssajten: Avsedda närmast som stöd för den som bearbetar läsårskalendern (huvudanvändaren). De kan också lämnas kvar i det slutliga dokumentet, men det är bra att ta i beaktande att länkarna inte nödvändigtvis betjänar slutanvändarna på avsett vis.

• Grön kursiverad text inom hakparenteser : Förslag på hur uppgiften kan utföras med tanke på systemet, ur informationsförvaltningens synvinkel. Texterna är avsedda som stöd för den som bearbetar läsårskalendern (huvudanvändaren). Innan den slutliga läsårskalendern publiceras för användarna, ska alla gröna förslagstexter tas bort.

• Hänvisningar till andra avsnitt i läsårskalendern (lila fontfärg): När läsårskalendern uppdateras lever rubriknumreringen. Därför innehåller hänvisningarna inga rubriknummer.

• Instruktionstext (svart fontfärg): Förslag till detaljerad instruktionstext. Den som bearbetar läsårskalendern kan
  
  • radera instruktionstexterna från dokumentet, om läsårskalendern är avsedd att fungera enbart som en check-lista för läsåret.
  • lämna kvar instruktionstexterna i det slutliga dokumentet och komplettera även andra avsnitt med instruktioner, om läsårskalendern är avsedd att vara en processbeskrivning och fungera som användarnas handbok.

• I mallen finns bearbetningsinstruktioner som ska tas bort före publiceringen.
• Huvudanvändaren kan sätta in sina egna kontaktuppgifter i utrymmet som reserverats för detta på dokumentets pärmblad.
• Vi rekommenderar att den slutliga läsårskalendern publiceras för användarna i PDF-format eller låst i läsläge med lösenord. Dokumentet publicerat olåst i DOCX-format skulle kunna bearbetas av alla, vilket lätt leder till att det finns flera olika versioner av dokumentet.
• Vi rekommenderar att den nyaste versionen av läsårskalendern alltid publiceras på samma adress, till exempel i en katalog. På så sätt hittar användarna lätt alltid den aktuella instruktionen på samma adress, som de också kan spara som favorit i sin webbläsare eller som genväg på skrivbordet.