Läsårskalender för gymnasier

Den färdiga läsårskalendern kan fungera som skolsekreterarnas och rektorernas check-lista för läsåret. I utvidgad form kan den vara användarnas handbok, som stöder utnyttjandet av programmen som informationskällor i olika administrativa uppgifter.

I läsårskalendermodellen har man strävat till att beakta de allmännaste uppgifterna inom grundskolvärlden som återkommer från läsår till läsår. Det finns många kommunvisa skillnader, så före ibruktagningen bör kunden gå igenom läsårskalendermodellen, ta bort de punkter som den egna kommunen inte behöver samt lägga till möjliga punkter som saknas. Läsårskalendermodellen innehåller förslag på hur uppgifterna kan utföras.

I läsårskalendern är uppgifterna indelade per månad (augusti-juli) i programvisa underavsnitt. Den innehåller också sådana avsnitt som skolorna allmänt behöver, som inte hör till någon speciell årstid, så som Wilma i Primus, skolbyten samt funktioner för informationssökning i Primus. Varje instruktion finns i dokumentet bara en gång, och till instruktionerna hänvisas från olika avsnitt.

Läsårskalendern är planerad utgående från att läsåret har fem perioder (fem provveckor). Ifall periodiseringen är någon annan, bör läsårskalendern bearbetas så att den motsvarar den använda periodiseringen.

Före ibruktagningen bearbetar och uppdaterar huvudanvändaren eller annan person som har helhetssyn över skolväsendets processer läsårskalendern, så att den blir kommunens egen läsårskalender. Då läsårskalendern börjar användas blir dess uppdatering en del av underhållet för kommunens skoladministrationsprogram. Läsårskalendern bör uppdateras när kommunens användning av programmet ändras och utvecklas, när programmen uppdateras, nya funktioner tas i bruk osv.

Läsårskalendern bör vara lätt att uppdatera. Därför innehåller den inga bilder, vilka lätt föråldras till exempel i samband med programuppdateringar.

Efter uppdateringar löns det alltid att anteckna datum för bearbetningen vid det bearbetade avsnittets rubrik, och därefter uppdatera innehållsförteckningen. På så sätt ser man direkt från innehållsförteckningen vilka avsnitt som bearbetats och när.

Också Visma InSchool antecknar på samma sätt datum för uppdateringar i läsårskalendermodellen då avsnitt uppdateras. De uppdaterade avsnitten känns igen på det nya datumet som står efter rubrikerna.

Brödtextens delar och fontstilarnas betydelse

• Länkar till instruktionerna på Visma InSchools webbsidor: Avsedda närmast som stöd för den som bearbetar läsårskalendern (huvudanvändaren). De kan också lämnas kvar i det slutliga dokumentet, men det är bra att ta i beaktande, att en länksamling inte nödvändigtvis betjänar slutanvändarna på avsett vis.

• Grön kursiverad text inom hakparenteser : Förslag på hur uppgiften kan utföras med tanke på programmet ur informationsförvaltningens synpunkt. Texterna är avsedda som stöd för den som bearbetar läsårskalendern (huvudanvändaren). Innan den slutliga läsårskalendern publiceras för användarna, ska alla gröna förslagstexter tas bort.

• Hänvisningar till andra avsnitt i läsårskalendern (lila fontfärg): När läsårskalendern uppdateras lever rubriknumreringen. Därför innehåller hänvisningarna inga rubriknumror.

• Instruktionstext (svart fontfärg): Förslag till detaljerad instruktionstext. Den som bearbetar läsårskalendern kan
  
  • radera instruktionstexterna från dokumentet, om läsårskalendern är avsedd att fungera enbart som en check-lista för läsåret.

  • lämna kvar instruktionstexterna i det slutliga dokumentet och komplettera även andra avsnitt med instruktioner, om läsårskalendern är avsedd att vara en processbeskrivning och fungera som användarnas handbok.

• Läsårskalendermodellen har en vattenstämpel, som kommunen tar bort före publiceringen.
• På läsårskalendermodellens sida 2 finns bearbetningsinstruktioner, som kommunen tar bort före publiceringen.
• Huvudanvändaren kan sätta in sina egna kontaktuppgifter i utrymmet som reserverats för detta på dokumentets pärm.
• Rekommendationen är, att den slutliga läsårskalendern publiceras för användarna i PDF-format eller låst i läsläge med lösenord. Dokumentet publicerat olåst i DOCX-format skulle kunna bearbetas av alla, vilket lätt skulle leda till att det skulle finnas flera olika versioner av dokumentet.
• Vi rekommenderar att den nyaste versionen av läsårskalendern alltid publiceras på samma adress, till exempel i en web-pärm. På så sätt hittar användarna lätt alltid den aktuella instruktionen från samma adress, som de också kan spara som favorit på sin webläsare eller som snabbikon på skrivbordet.