Automatisk numrering av fakturor

Logga in i Primus som huvudanvändare så att du ser alla skolor i Information om skolan. Gå till Fälteditorn och ta fram fältet Kursfaktureringens faktura- och referensnummer. Sök fram alla skolor, också eventuella arkiverade Inställningar-skolor, och välj "Inmatas för hand" för alla de skolor som ska kunna fakturera.

Om ni har flera fakturatyper och vill att de ska ingå i samma fakturanumrering ska fakturatyperna ha samma nummer i fältet Fakturatypens grupp i Faktureringsregistret. Till exempel utbildningsavgifterna har faktureringstyp 1 medan fristående examina faktureras med grupp 2, osv.

Gå till Faktureringsregistret. Arkivera alla gamla fakturor så att de inte är i vägen. Gör sedan följande:

• Välj Funktioner / Nytt registerkort.
• Välj en fakturatyp av grupp 1, t.ex. utbildningsavgift, i fältet Fakturans typ (register).
• Sätt i fältet Fakturans nummer in det nummer som föregår det första fakturanumret som ni vill ha. Exempel: om det första numret ska vara 100, skriv in 99 i fältet.
• Om du också vill använda automatisk referensnummer ska du sätta samma nummer i Referensnummer-fältet som i Fakturans nummer-fältet och tryck sedan på F3 så bildas referensnumret.
• Spara.

Gör på detta sätt en separat nummerserie för fakturor och referensnummer av en viss fakturagrupp (som alltså kan innehålla flera fakturatyper). Det räcker att du gör ett fakturakort per fakturanummergrupp.

Efter det här kan programmet hämta rätt fakturanummer (och referensnummer) för alla de fakturatyper som tillhör en viss fakturagrupp.

När du arkiverar färdiga fakturor i Faktureringsregistret ska du alltid lämna den sista fakturan i respektive fakturagrupp aktiv. Programmet kan nämligen ta fakturanumret till följande faktura endast från en oarkiverad faktura.

Ange de uppgifter som ska finnas på fakturan för en studerande åt gången i Betalningstidstabellen i Studeranderegistret. När du sedan efter inmatningen börjar göra fakturor med funktionen Fakturering / Allmän och vill ha automatisk fakturanumrering: kom ihåg att efter valet av fakturatyp gå till Sök på basis av fakturatyp och där välja alternativet "Fakturanummer".

Om du vill ha både faktura- och referensnummer på fakturan, välj då alternativet "Faktura- och referensnummer" i fältet Sök på basis av fakturatyp. Då hämtar programmet följande lediga nummer från de fakturor som finns i Faktureringsregistret.