Allmän instruktion för fakturering

Faktureringsfunktionen öppnas i studeranderegistret via faktureringsmenyn. Med hjälp av faktureringsfunktionen kan du skapa fakturor med samma innehåll till flera studerande.

Då du har gjort faktureringsmallen i Studeranderegistret kan du, baserat på mallen, skapa fakturor för alla studerande som har aktiverats i Studeranderegistret. De färdiga fakturorna finns i Faktureringsregistret, som finns under Hjälpregister i Primus huvudmeny. Om du vill upprätta en individuell faktura för en studerande kan du göra den direkt i Faktureringsregistret. Du behöver alltså inte göra enskilda fakturor via Studeranderegistret.

Fakturorna görs genom att du först väljer en grupp av studerande i Studeranderegistrets sökruta. Välj Allmän fakturering eller någon annan fakturatyp i faktureringsmenyn. Ett faktureringsfönster öppnas där du kan ange uppgifterna. Under delen Studerande som faktureras väljer du om det ska skapas fakturor för de valda registerkorten eller för de kort som är framsökta i registerrutan. Valda registerkort innebär att en del studerandekort målas och då gäller faktureringen endast dessa studerande.

En motsvarande funktion för att göra fakturor finns också i registren Lärare, Personal, Sökande, Bibliotek och Vårdnadshavare.

Ange uppgifterna i faktureringsfönstrets fält.

• Mottagarens konto och bank

Mottagarens bankkontakter kan sparas färdigt i registret Bankförbindelser. Ange i Information om skolan den bankförbindelse som skolan använder, i fältet Bankförbindelse. Det gör att Primus automatiskt fyller i fälten Mottagarens kontonummer och Mottagarens bank.

• Fakturans nummer och referens

Ange numret på den första fakturan i Fakturans nummer. Kontrollera först i Faktureringsregistret vilket som är det senaste fakturanumret i den senaste fakturaposten och börja med därpå följande nummer för de nya fakturorna. Primus ökar automatiskt detta nummer med ett uppåt per studerande i löpande numrering. OBS! Primus varnar inte på något sätt i situationer då man använder fakturanummer som redan använts en gång!

Lägg in referensnumret för den första studeranden i Referensnummer-fältet. Om du använder referensnumror som banken har gett ska du mata in det första numret på listan samt kontrollnummer. Om du inte har bankens referensnumror ska du ge fakturans nummer i Referensnummerfältet och trycka på F3-tangenten. Programmet skapar då automatiskt löpande referensnumrering samt kontrollnummer för alla fakturor. Faktura- och/eller referensnumret kan också skapas automatiskt på basis av fältet Fakturans typ och Sök på basis av fakturatyp. På basis av fakturatyp söker Primus efter den senaste oarkiverade fakturanummern och ökar denna siffra med en. Se närmare information om automatisk numrering.

Vid ProE-överföringar kan faktura- och refrerensnummer också göras i ProE, varvid de inte behöver överföras från Primus.

• Fakturans typ

Fakturans typ behövs ifall fakturorna ska överföras till andra fakturerings- eller reskontrasystem, såsom ProE. Med fakturans typ styrs bl.a. fakturans kontoföring och fakturanumreringen. Fakturans typ väljer man i Fakturatyper-registret.

• Fakturans förfallodag

För beräknande av förfallodag kan man i Information om skolan definiera Betalningstid i dagar. Ifall fältet är tomt blir förfallodagen Fakturans datum + 14 dagar.

• Spara i Fakturering-fältet

Primus sparar fakturans nummer i Studeranderegistrets Faktureringsfält. Om fältet Spara fakturor som standard är ikryssat i Information om skolan finns det automatiskt ett kryssfält här.

• Faktureringsrader från tabellen

De rader som ska faktureras hämtas från Studeranderegistrets Betaltidstabell. Du kan också skriva in raderna på fliken
Faktureringsrader, men då ska inte Faktureringsrader från tabell vara ikryssat.

• Beakta betalningstabell

Av fakturorna görs samlingsfakturor för varje betalande företag.

När uppgifterna finns i faktureringsfönstret ska du trycka på Gör fakturorna. I detta skede gör Primus fakturor i Faktureringsregistret på separata registerkort.

Fakturor som görs i Studeranderegistret syns i Faktureringsregistret efter att de skapats. Du kan söka fram fakturor som just har skapats t.ex. med hjälp av fältet Fakturans datum. Fakturans datum innebär det datum då fakturan skapades och inte dess förfallodag. Klicka på Sök-knappen. Som sökvillkor skriver du in t.ex. Fakturans datum=20.10.2014. När du trycker på OK kommer alla fakturor som är skapade 20.10.2014 fram i registerrutan.

Fakturorna kan du printa ut genom att först välja vilka som ska printas ut och därefter klicka på printerikonen. I Faktureringsregistret finns en färdig fakturamall för utskrivning av fakturor.

Genom att klicka på Förhandsgranska ser du hur fakturan kommer att se ut om den printas ut på papper. Om du vill printa ut den ska du trycka på Skriv ut som finns på övre menyraden i förhandsgranskningsfönstret. Är det flera fakturor ska du klicka på Skriv ut alla.

Fakturorna kan också göras direkt i Faktureringsregistret. Gör då ett helt nytt registerkort för fakturan via Funktioner / Nytt registerkort och fyll i de uppgifter som behövs.

Under Dataöverföringar-menyn finns funktioner som du kan använda för att skapa överföringsfiler till andra faktureringssystem, t.ex. ProE, Tikon, Raindance. Av fakturorna kan man också skapa Finvoice-webbfakturor. Måla de fakturor som skall överföras och välj rätt system i Dataöverföringar-menyn. Beroende på mottagande system öppnas ännu en ruta, Fakturornas överföring, där du noggrannare kan definiera vilka uppgifter som överförs. I rutan Fakturornas överföring visas det hur många fakturor som sparas till materialet. Därpå anges filens namn samt plats där filen sparas. Primus föreslår ett namn. I registret Information om skolan kan man spara filstigen för faktureringens överföringsfiler i fältet Filstigen för faktureringens överföringsfiler.

Som sista alternativ i Dataöverföringar-menyn finns funktionen Läs referensfakturor. Med funktionen kan du läsa in filer som du har fått från banken. Genom att klicka på alternativet öppnas ett fönster där du kan söka och välja referensfakturafil. Inläsning av referensfakturor fungerar också då fakturan betalas i flera rater.

Vi rekommenderar att kreditfakturor i första hand görs i faktureringsprogrammet. Om det inte lyckas så kan man skapa kreditfakturor i Primus enligt följande:

• Kopiera den ursprungliga fakturans registerkort i Faktureringsregistret genom att välja Funktioner/Kopiera registerkort
• Kryssa för fältet Kreditfaktura
• Ändra fakturans summa så den har minustecken
• Lägg in rätt datum i fälten Fakturans datum och Förfallodag
• Kopiera fältet Fakturans nummer och lägg in det i fältet Kreditfakturans nummer
• Lägg in rätt information i fälten Fakturans nummer och Referensnummer. Fakturans nummer får du t.ex. genom att kolla senaste fakturas nummer och ge den här fakturan följande nummer i ordningen (eller genom att följa era egna faktureringsprinciper.

I Faktureringsregistrets Dataöverföringar-meny finns funktionen Läs in referensbetalning som gör det möjligt att läsa in filer du fått från banken. I bankens fil finns uppgifter om när specifika fakturor betalats och vilken summa som betalats. Med denna funktion kan du behändigt överföra betalningsuppgifterna från bankfilen till fakturor som är öppna i Primus. För att det ska vara möjligt att läsa in referensbetalningar måste det färdigt finnas fakturor i Primus med samma referensnummer som fakturorna i bankfilen. På så vis styrs betalningsuppgifterna till rätt faktura.

Öppna Faktureringsregistret och välj Dataöverföringar / Läs in referensbetalning. Välj sedan den fil du fått av banken. Primus meddelar Läst xx betalningar. Godkänn genom att trycka på OK.

Med funktionen överför du till öppna fakturor uppgifter om när de betalats. På fakturornas registerkort sparas Betalningsdatum, Betalningar, Arkiveringskod och Registreringsdatum i Betalningstabellen. Dessutom sparas uppgifterna i de enradiga fälten Betalningsdag och Betald. Inläsning av referensbetalningar fungerar också vid betalning av fakturor i flera rater.

1) Öppna Faktureringsregistret och sök fram de fakturor som du vill skicka. Om fakturorna har olika betalare ska de sökas fram i tur och ordning. Du kan t.ex. först söka fram de fakturor där betalaren är studeranden själv.
2) Öppna utskriftseditorn och den utskrift som används för dessa fakturor.
3) Klicka på Funktioner / Skriv ut och i rutan som öppnas klickar du fram fliken Till e-post.
4) Kryssa i alla de fakturor som ska skickas per e-post.
5) Som Mottagare väljer du det fält som innehåller e-postadressen du vill skicka fakturorna till, t.ex. Betalare (studerande).
6) Fyll också i Rubrik och Meddelande. De är gemensamma för alla och de syns som e-postens rubrik och innehåll för alla mottagare. Den egentliga fakturan bifogas som bilaga till e-posten.
7) Klicka på Sänd.