Utskriftsarkivet

För att kunna använda utskriftsarkivet måste man tillhöra en användargrupp med de relevanta rättigheterna.

1. Gå till Användargrupper-registret och välj den användargrupp du vill bearbeta.
2. På fliken Primus rättigheter öppnar du Studerande-registrets rättigheter och här under kryssar du vid behov i följande rättigheter:
   • Tillträde till utskriftsarkivet
   • Rätt att spara i utskriftsarkivet
   • Rätt att radera från utskriftsarkivet

Utskriftsarkivet finns i varje register, under utskriftsfunktionerna (med undantag av registren Användargrupper, Blanketteditorn, Säkerhetskopiering och Meddelandekö).

Exempel: Spara elevers betyg i utskriftsarkivet

1. Sök i Studeranderegistrets huvudruta fram de studerande som dokumentet gäller, t.ex. alla elever i åk 5B.
2. Klicka sedan på Funktioner / Skriv ut / Utskriftseditor.
3. Välj den utskriftsmall som betygen är uppgjorda enligt.
4. Klicka på Funktioner / Skriv ut. Välj antingen Alla eller enskilda studerande.
5. Klicka på Förhandsgranska och kontrollera att dokumentet ser korrekt ut.

När du förhandsgranskar dokumentet kommer det fram olika funktioner uppe i rutan. Det sista av dem är Spara i utskriftsarkivet. Om du klickar på det kommer det fram två alternativ: Valt registerkort och Alla valda. Det första alternativet gör att endast den studerande som syns i förhandsgranskningen sparas, medan det andra alternativet gör att alla studerande som du valde sparas. Primus ber dig namnge utskriften och föreslår automatiskt ett namn, t.ex. "Läsårsbetyg 20xx klass 8".

I utskriftsarkivet kan du ändra utskriftens namn genom att högerklicka på den och välja Ändra namnet.

Du öppnar alltid utskriftsarkivet genom att välja Funktioner / Skriv ut / Utskriftsarkiv. Innan du går till arkivet ska du välja t.ex. en elev i Studeranderegistret eller ett kort som är kopplat till en bestämd ansökan eller ett bestämt beslut i registret Ansökningar och beslut. I Studeranderegistret finns upptill i rutan en lista över alla arkiverade utskrifter gällande samma elev. Om du vill granska t.ex. arkiverade utskrifter gällande en hel grupp ska du först måla eleverna i ifrågavarande grupp i listan i Studeranderegistret. Om du vill granska en elevs alla arkiverade utskrifter i registret Ansökningar och beslut ska du först söka fram alla elevens kort, måla dem och öppna Utskriftsarkivet.

Du öppnar en utskrift genom att klicka på utskriftens namn i listan. Om du vill skriva ut den på papper ska du klicka på Skriv ut uppe i fönstret. Det går också att printa ut flera utskrifter på samma gång om du först målar dem alla och sedan skriver ut dem. Med hjälp av Skriv ut PDF får du en utskrift i PDF-format.

Du kan välja att se flera utskrifter på en gång genom att klicka på dem med ctrl-knappen nertryckt. De öppnade utskrifterna kan du ordna som du vill, t.ex. bredvid eller under varandra, antingen genom att flytta dem med musen eller använda de färdiga symbolerna nertill i listan över utskrifter. Du kan också förstora eller förminska utskrifterna med tangentkombinationerna ctrl+ och ctrl-.

Om en utskrift består av flera sidor och du vill printa ut dem alla ska du klicka på Skriv ut alla. Om ett dokument består av flera sidor och du vill printa ut endast en av dem ska du klicka på Följande tills du får fram rätt sida. Klicka därefter på Skriv ut.

De utskrifter som är sparade i utskriftsarkivet kan inte ändras om användaren har en annan skola än själva utskriften. Det betyder att t.ex. en högstadielärare inte kan ändra eller radera utskrifter för lågstadieelever. Detta gäller dock inte huvudanvändaren, dvs. en användare som inte har en särskild hemskola.

Då det finns många utskrifter i utskriftsarkivets lista (t.ex. hela klassens utskrifter), kan du smidigt söka fram en viss utskrift i listan. Högerklicka i listan och välj "Sök med sökord". Skriv sedan in sökordet i fältet. I sökrutinen kan du söka på alla uppgifter i utskriftslistan (t.ex. datum, utskriftens namn, ägare etc.), men inte på informationen i utskriften (t.ex. läroämnenas namn).

De utskrifter som har sparats i utskriftsarkivet kan också raderas. Det gör du genom att aktivera utskriften och sedan klicka på Radera från utskriftsarkivet. Om du t.ex. vill radera en viss utskrift för alla studerande ska du ordna utskrifterna i utskriftsarkivet enligt utskrift genom att klicka på Utskriftskolumnen. Måla därefter alla rader som gäller utskriften i fråga. Klicka därefter på Radera från utskriftsarkivet / Alla valda utskrifter.