Oppilastietojen päivitys väestötietojärjestelmästä (VRK-connector)

VRK-connectorin avulla voidaan päivittää henkilötietoja DVV:n palvelusta tai kunnallisesta tietovarannosta.

VRK-connectorin käyttö vaatii sopivan tuotepaketin tilaamista DVV:ltä, eli palvelun käyttöön haluava organisaatio joutuu tekemään sopimuksen VTJ-rajapinnan käytöstä DVV:n kanssa. Lisäksi VRK-connectorin liikenne kulkee palveluväylän kautta, joten organisaatiolla pitää olla palveluväylän liityntäpalvelin itsellään, ja myös palveluväylästä täytyy tehdä sopimus DVV:n kanssa.

• Yleistä tietoa VTJ-rajapinnan hakuprosessista

Ota esille seuraavat kentät:

Kun palvelu otetaan käyttöön, rasti Koulun tiedot -rekisterissä kenttä VRK-connector käytössä sekä täytä Telia Cygatelta saamasi osoite VRK-connector API URL -kenttään. Opiskelijat-rekisterin kenttiin ei tarvitse itse täyttää mitään, ne täydentyvät automaattisesti opiskelijan tietoja päivitettäessä Wilmassa.

VRK-connectorin vaatiman sertifikaatin (pem-tiedosto) voi lukea Wilman kautta, ks. ohje Lisenssien ja sertifikaattien tallennus.

Sertifikaatin lukemisen jälkeen kentät VRK-connector sertifikaatti, VRK-connector CA-sertifikaatti ja VRK-connector yksityinen avain täyttyvät automaattisesti. Näitä kenttiä ei kuitenkaan tarvitse ottaa edes esille kenttäeditorista.

VRK-connectorin käyttö on sallittu opettajille ja henkilökunnalle, joiden käyttäjäryhmällä on Käyttäjäryhmät-rekisterissä rastittuna Opiskelijat-rekisterin oikeus Tietojen päivittäminen väestötietojärjestelmästä.

Lisäksi käyttäjän on oltava vahvasti tunnistautunut uudentyyppisen käyttäjätunnuksen avulla. Jos käyttäjällä on vielä vanhanmallinen Wilma-tunnus, tietoja ei pysty päivittämään. Käyttäjän täytyy tällöin ensin muuttaa tunnus uudentyyppiseksi ja tunnistauduttava vahvasti, jotta tietojen päivitys onnistuisi.

Yllä mainittujen vaatimusten lisäksi:

• Toiminnon käyttäjällä täytyy olla oikeus muuttaa opiskelijan tietoja Wilmassa eli käyttäjällä on oltava jokin yhteys opiskelijaan. Käyttäjällä voi esimerkiksi olla käyttäjäryhmäoikeus "Opettaja saa nähdä kaikki opiskelijakortit" tai hänellä voi olla omalla kortillaan rasti kentässä Oikeus nähdä kaikki opiskelijan tiedot Wilmassa tai hän on opiskelijan luokan ryhmänohjaaja. Tietojen näkemisoikeuksista on kerrottu tarkemmin ohjeissa Opettajan näkemät opiskelijatiedot ja Henkilökunnan näkemät opiskelijatiedot.
• Opiskelijan kortilla on oltava oikea henkilötunnus (ei XXXX tai 001Ä)
• MultiPrimuksessa opiskelijan Koulu-kentässä ensimmäisellä rivillä olevalla koululla on oltava VRK-connector käytössä. Yksittäislisenssillä Koulu-kentän sisällöllä ei ole merkitystä.

Kun oikeudet ja asetukset ovat kunnossa, käyttäjä voi päivittää Wilmassa opiskelijan profiilisivulla Toiminnot-valikon alla olevan painikkeen kautta tiedot. Käyttäjä saa itse vahvistaa muutokset.

Päivitys korvaa opiskelijan vanhat tiedot uusilla, väestötietojärjestelmästä tulleilla tiedoilla. Tiedot tallentuvat Primuksen opiskelijarekisteriin.

Opiskelijalta päivitettävät tiedot

• etunimet, kutsumanimi ja sukunimi
• lähiosoite, postiosoite ja kotikunta
• äidinkieli
• sukupuoli
• opiskelijan turvakielto
• opiskelijan kuolinpäivä
• opiskelijan sukupuoli ja äidinkieli (äidinkieltä ei vielä tällä hetkellä)

Huom. Jos väestötietojärjestelmään merkittyä kotikuntaa ei löydy valmiiksi Kunnat-rekisteristä tai äidinkieltä ei löydy Kielet-rekisteristä, Primus luo tarvittaessa automaattisesti uuden rekisterikortin haetulle kunnalle tai kielelle.

Huoltajalta päivitettävät tiedot

• etunimet, kutsumanimi ja sukunimi
• lähiosoite ja postiosoite
• henkilötunnus ja huoltajan tyyppi (äiti/isä)
• huoltajan turvakielto

Huoltajataulukon tietojen päivittyminen

• Henkilötunnusta käytetään huoltajien tunnistamisessa Primuksen ja DVV:n välillä.
• Jos Primuksen huoltajataulukon riviltä löytyy täsmäävä henkilötunnus rajapinnan henkilötunnusten kanssa, päivitetään riville uudet tiedot.
• Jos rivin tiedot on aiemmin haettu VTJ:stä, mutta henkilötunnus ei täsmää rajapinnan henkilötunnuksen kanssa, rivi poistetaan.
• Jos rajapinnan henkilötunnusta ei löydy mistään vanhasta huoltajarivistä, lisätään uusi rivi.
• Primus siirtää tietojen haun yhteydessä huoltajataulukossa olleet tunnistamattomat huoltajat lähiomaistaulukkoon. Tähän taulukkoon suositellaan muutenkin kirjaamaan muut kuin viralliset huoltajat (esim. viranomaiset).

Tallennuksen yhteydessä kirjoitetaan tietojen hakupäivä kenttään VTJ-tiedot haettu ja lisäksi jokaiselle VTJ-huoltajariville kenttään Huoltajan VTJ-tiedot haettu.

Tietojen kyselyistä/päivityksestä jää tieto, kuka tietoja on hakenut. Tiedot menevät lokitiedostoihin omalla tapahtumatunnisteella. Tiedoissa on mukana:

• tapahtuman ajankohta
• kyselyn tekijän vahvistettu hetu
• kyselyn tekijän nimi
• kyselyn tekijän IP
• kyselyn kohteena ollut hetu
• asiointivaltuuksien käyttäjätunnus
• kyselyn tyyppi (=asiointivaltuuskysely)