Wilma Daycare-appen för Android

För att kunna använda appen måste kommunen eller läroanstalten ha ett kvalificerat och säkert certifikat för Wilma. Ett självsignerat certifikat räcker inte.

• Wilma Daycare-appen i Google Play-butiken

Installera appen på den Android-enhet via länken ovan eller sök appen i Google Play-butiken och installera den på din enhet. Du hittar enkelt Vismas officiella Wilma-app med sökordet “wilma daycare”.

Användning av appen förutsätter att man har ett Wilma-användarnamn av ny typ, d.v.s. ett användarnamn som finns i registret Wilmas användarnamn. Om användarens användarnamn inte finns i det nämnda registret måste man först ändra användarnamnet till ett Wilma-användarnamn av ny typ, se anvisning.

Hela personalen kan tryggt använda appen på samma enhet, eftersom det krävs en personlig PIN-kod för att använda appen. Alltid när appen öppnas, väljer användaren först sitt eget användarkonto och matar därefter in sin PIN-kod. Om användaren inte själv kommer ihåg att logga ut sig efter avslutad användning med låsikonen i sidhuvudet eller om appen inte längre används, loggas användaren automatiskt ut efter en viss tid.

Användarkontona läggs till i appen enligt anvisningarna nedan. Det spelar ingen roll i vilken ordning personalen lägger till sina användarkonton i appen. Alla som använder appen bör trots allt ha på förhand ett Wilma-användarnamn innan användarkontot läggs till i appen.

A) Lägg till användarkonto med QR-kod

1. Logga in i Wilma på en dator och klicka på QR-kod-ikonen uppe till höger på startsidan.
2. Öppna sedan Wilma Daycare-appen på din mobila enhet och klicka på Läs QR-koden. Skanna QR-koden på datorskärmen och mata in ditt lösenord i appen. Klicka därefter på Logga in.
3. Efter att du loggats in, lägg till din egen personliga PIN-kod till ditt användarnamn. I fortsättningen använder du PIN-koden när du logar in i appen, istället för ditt Wilma-användarnamn.
4. Andra som använder samma enhet kan nu eller senare på motsvarande sätt lägga till ett eget konto i appen. Ett användarkontot kan när som helst läggas till med plus (+)-ikonen nertill på sidan Användarkonton. Du kommer till sidan Användarkonton genom att klicka på användarikonen uppe på startsidan (då när en användare är inloggad) samt från inloggningsskärmen (då när ingen är inloggad).

B) Lägg till ett användarkonto manuellt

1. Öppna Wilma Daycare-appen på din enhet och klicka på Välj Wilma. Skriv i sökfältet in namnet eller adressen för er Wilma och välj rätt Wilma. Om adressen inte finns i listan, skriv manuellt in exakt samma adress som du använder när du besöker Wilma med webbläsaren, t.ex. https://wilma.exempelby.fi eller wilma.exempelby.fi. Observera att vissa kommuner och läroanstalter har en nummerserie efter själva adressen, t.ex. https://wilma.exempelby.fi:8040
2. Skriv i fälten Användarnamn och Lösenord samma användarnamn och samma lösenord som du använder när du besöker Wilma på internet. Klicka på Logga in efter att du matat in uppgifterna.
3. Efter att du loggats in, lägg till din egen personliga PIN-kod till ditt användarnamn. I fortsättningen använder du PIN-koden när du logar in i appen, istället för ditt Wilma-användarnamn.
4. Andra som använder samma enhet kan nu eller senare på motsvarande sätt lägga till ett eget konto i appen. Ett användarkontot kan när som helst läggas till med plus (+)-ikonen nertill på sidan Användarkonton. Du kommer till sidan Användarkonton genom att klicka på användarikonen uppe på startsidan (då när en användare är inloggad) samt i inloggningsvyn (då när ingen är inloggad).

C) Lägg till ett användarkonto via en separat knapp (OpenID-inloggning)

I vissa kommuner och verksamhetsenheter finns en separat knapp för personalen för att lägga till användarkonton. Knappen visas när du först har valt rätt Wilma. Om det finns flera knappar, använd den knapp som motsvarar din roll. Om du ser en sådan knapp i din Wilma-app, använd den för att skapa ett användarkonto och inte inloggningsfälten ovanför.

Texten på knappen kan variera beroende på kommun eller verksamhetsenhet, men den finns under inloggningsfälten under ordet "eller". Knappen öppnar enhetens webbläsare och du kan logga in genom att ange ditt användarnamn och lösenord.

När du har loggat in, lägg till en personlig PIN-kod till ditt användarnamn. I fortsättningen kommer du att använda PIN-koden för att logga in i appen.

Det är möjligt att du måste logga in igen efter en viss tid. Detta beror på vilka inställningar kommunen eller verksamhetsenheten har gjort.

Instruktioner för att aktivera OpenID finns i anvisningen om Wilma OpenID.

Efter tillägg av användarkonton

I Wilma-appen syns nu alla användarkonton som har lagts till på enheten. Fler kan läggas till när som helst på sidan Användarkonton.

Observera med tanke på MFA

Wilma Daycare-appen har inget stöd för MFA. På grund av detta ska personalen som använder Daycare-appen inte ta MFA i bruk. Om personen som använder Daycare-appen har en vårdnadshavarroll kopplad till sitt Wilma-användarnamn, bör inte heller denna roll ha MFA.

När användaren inte längre använder appen kan användaren logga ut genom att klicka på låsikonen uppe på sidan. Då återgår appen till låsskärmen där samma användare kan logga in på nytt med PIN-koden, eller så kan en annan användare klicka på användarikonen och välja sitt användarkonto.

Appen loggar automatiskt ut användaren ifall användaren själv glömmer att logga ut.

En daghemsföreståndare ser alla grupper i appen. En pedagog ser sin egen grupp under rubriken Egna grupper (egna grupper är alltså de där pedagogen står i fältet Övriga lärare i Grupper-registret).

En pedagog kan se även andra grupper under rubriken Övriga grupper, om pedagogen i Primus tillhör en sådan användargrupp som har rättigheten Rätt att se alla bedömningslistor ikryssat på fliken Primus rättigheter i Användargrupper-registret. Denna rättighet ger samtidigt rätten att göra anteckningar för gruppen (logga in barn osv).

Följande uppgifter om barnet finns i appen:

• vårdnadshavarna
• personer som får hämta barnet
• ålder
• allergier
• stödbehov
• övrigt

De här uppgifterna ifylls inte inne i appen utan på en Wilma-blankett i webbläsaren. När uppgifterna är ifyllda syns de också i Wilma Daycare-appen.

1. När barnet kommer till dagvården, välj rätt grupp och klicka på det gråa reglaget bredvid barnets namn. Reglaget blir då grönt.
2. När barnet lämnar dagvården, använd samma reglage som nu åter blir grått.

Om du av misstag loggar in fel barn, kan du genast trycka igen på reglaget för att logga ut barnet. Du kan senare radera denna felinloggning i redigeringsvyn.

Ett barn kan inte vara närvarande i två grupper samtidigt. Man kan inte heller logga in ett barn om barnet har anmälts som frånvarande för dagen (i dylika fall ska frånvaron först avlägsnas via redigeringsvyn).

Om ett reservbarn “lånas ut” till gruppen från en annan grupp:

1. Gå till den grupp dit barnet ska lånas. Klicka på den blå plus (+) ikonen.
2. Mata in reservbarnets personbeteckning eller namn (eller en del av det), tills namnet syns i listan. Välj barnet ur listan, kontrollera på basis av uppgifterna som syns på skärmen att det är rätt barn, och välj “Lägg till i gruppen”. I gruppens lista syns nu barnets namn samt uppgifter om “lånet”.

OBS! Logga in reservbarnet i början av dagen och ut efter dagvårdens slut, via reglaget. Reservbarnet loggas alltså inte automatiskt in i dagvården i samband med att barnet läggs till i gruppen.

På motsvarande sätt kan man också lägga till andra reservbarn i gruppen. Reservbarnen hämtas alltid var för sig till gruppen för en vårddag.

Om tidrapportering inte används

Om ni inte använder tidsstämplingsfunktionen för arbetstid, utan i stället skriver in personalstyrkan för hand, bör ni göra på följande sätt:

1. Öppna gruppens sida och tryck på den blåa personalikonen nertill.
2. Lägg till antalet som ett heltal eller decimaltal.

Du kan senare via samma ikon ändra antalet under dagens lopp. Du kan ändra på antalet för de föregående dagarna kalendervyn.

Då tidrapportering används

Då ni använder tidsstämplingsfunktionen för arbetstid ska ni inte sätta in personalstyrkan manuellt på det ovan nämnda sättet, utan den beräknas i stället automatiskt på basen av tidsstämplarna. Närmare info om hur man stämplar in och ut finns i anvisningen Loggning av arbetstider.

Tidsstämplarna kan man ändra i samma vy där man stämplar in och ut. Ändringarna återspeglas i antalet personal som visas i personalikonen.

I appen finns en kalendervy där du kan

• se registreringar, anteckningar och personalantal för respektive datum och vid behov korrigera uppgifterna
• se vårdtidsreservationer
• skapa och redigera frånvaroanmälningar.

Till vyn kommer du via kalenderikonen uppe på gruppsidan. Du kan bläddra fram önskat datum med pilikonen eller i kalendern.

Användaren kan redigera uppgifterna för alla barn som de ser i appen. Som pedagog kan man alltså korrigera t.ex. in-/utloggningar eller frånvaroanmälan för alla barn trots att barnet inte tillhör den egna gruppen.

Korrigera antalet personal

Bläddra fram rätt datum, klicka på personikonen nertill och ändra antalet till det rätta. Om tidrapportering används visas inte personalikonen i denna vy, utan korrigeringarna görs i stället via gruppen genom att man klickar på personalikonen och ändrar tidsstämplarna.

Korrigera in- och utloggningar för barnet

Bläddra fram rätt datum och tryck på barnets namn. På sidan syns barnets alla tidsstämplar för dagen. Om t.ex. en felaktig närvaroanmälan gjorts för barnet, kan du radera den helt och hållet med den röda skräpkorg-ikonen. Om du vill redigera tidpunkten för närvaron istället för att radera den, tryck på klockslaget för antingen in- eller utloggningen och korrigera det. Du kan vid behov lägga till en helt ny inloggning för datumet via “Ny anteckning”-knappen.

Frånvaroanmälningar

Bläddra fram rätt datum och tryck på barnets namn. Välj sedan orsaken för frånvaron i menyn vid Frånvaro. På samma sätt kan du i efterhand redigera frånvaroanmälningar.

Observera när det gäller frånvaro:

• Frånvaroanmälningar kan inte göras om barnet har en närvaroanmälan för dagen. Enligt motsvarande logik kan man inte heller göra en närvaroanmälan om barnet har en frånvaroanmälan.
• Om det finns reservbarn i gruppen kan man göra en frånvaroanmälan antingen enbart i barnets egna grupp eller så i lånegruppen. Det går inte att lägga till markeringen i båda grupperna. Det spelar ingen roll i vilken grupp man sätter in frånvaron. I Primus registreras dock uppgiften om den grupp där frånvaron satts in.
• Om man helt och hållet glömt bort att hämta in ett reservbarn till gruppen kan man utföra den här åtgärden även i efterhand.

Om användaren har glömt bort sin PIN-kod och inte längre kan öppna Daycare-appen, kan hen byta sin PIN-kod med Byt PIN-kod-funktionen på inloggningsskärmen. Användaren ska först ge sitt Wilma-lösenord och därefter trycka på Glömt PIN-koden?