eHOKS-tiedonsiirto - osaamisen hankkiminen ja osoittaminen

Oppilaitosmuotoinen osaamisen hankkiminen

Jos opiskelijalla on tutkinnon osassa suoritusmerkintä, siirtyy eHOKS-palveluun oppilaitosmuotoisen jakson alkaa- ja päättyy-tiedoiksi ensisijaisesti kurssisuoritusruudun Aloituspäivämäärä ja Päivämäärä -kenttien tiedot. Jos opintoon on tehty arviointikirja, siirtyy Aloituspäivämäärä suoritusruutuun automaattisesti arviointikirjalta. Suosittelemme täyttämään suoritusruudun molemmat päivät, jotta osaamisen hankkimisen jakso siirtyisi niiden mukaan. Tällä hetkellä oppilaitosmuotoisia jaksoja siirtyy vain yksi ajanjakso/tutkinnon osa, vaikka välissä olisi hankittu osaamista työpaikalla. Alla on kerrottu tarkemmin tilanteet, miten ajanjakso siirtyy eri tilanteissa.

Oppilaitosmuotoisen ajanjaksot, jos tutkinnon osassa on valinta

• Tutkinnon osassa on kuluvan vuoden valinta ja valinnan jakso, siirretään päivämäärätiedot Koulun tiedot -rekisteristä Jaksot alkavat ja Jaksot päättyvät -kentistä tai
• Tutkinnon osassa on kuluvan vuoden valinta, mutta ei valinnan jaksoa, siirretään päivämäärät Koulun tiedot -rekisteristä Lukuvuosi alkaa ja Lukuvuosi päättyy -kentistä tai
• Tutkinnon osassa on edellisten tai seuraavien vuosien valinta, siirretään kovakoodattuna ajanjakson alkamispäiväksi 1.8.20xx ja lopetuspäiväksi 31.7.20xx.
• Poikkeus: Jos siirtoa tehdään kesäkuussa ja kuluvan vuoden valintoja löytyy (valinnan jakso kirjattu), niin silloin valinnan jaksojen päivämäärät ei välttämättä siirry. (Primus olettaa, että lukuvuosi vaihtuu kesäkuussa.)
• Jos Koulun tiedot -rekisteriin on kirjattu päivämäärät "Kalenterivuosi"-tyylisesti siten, että Lukuvuosi alkaa 1.1.20xx ja Lukuvuosi päättyy 31.12.20xx, niin siirto ei välttämättä mene läpi riippuen siitä, miten valinnat on kirjattu. Primus toimii tällä hetkellä lukuvuosi- eikä kalenterivuosi-tyylisesti valintojen osalta. Esimerkki: jos opiskelijalle kirjataan valinta vuodelle 2024, Primus tulkitsee valinnan syksylle 2024 (eli lukuvuodelle 2024-2025). Opiskelijan on tarkoitus valmistua kuitenkin keväällä 2024 (Arv.valmistumispäivä), niin siirrossa tulee virheilmoitus, koska osaamisen hankkimisen päivämäärät olisivat valmistumisen jälkeen eli syksyllä 2024.
  • Ratkaisu tällä hetkellä: siirtää valinta edelliselle lukuvuodelle 2023-2024 tai estää ko. tutkinnon osaa siirtymästä eHOKS:iin siihen asti, että siihen tulee suoritus.

Oppilaitosmuotoisen ajanjaksot, jos tutkinnon osa on suoritettu/valmis

Huomioi, että valintatieto häviää tutkinnon osasta/osa-alueesta heti, kun siihen tulee arviointi. Silloin oppilaitosmuotoisen ajanjakson tiedoiksi siirretään ensisijaisesti suoritusruudun Aloituspäivämäärä- ja Päivämäärä-kenttien tiedot. Jos suoritusruudun päivämäärät tai jompikumpi niistä on tyhjä, siirretään päivämäärät seuraavien vaihtoehtojen mukaisesti:

• Ammatilliset tutkinnon osat tulevat valmiiksi, kun näyttö on arvioitu. Näytön päivämäärä tallentuu suoritusruudun Päivämäärä-kenttään ja siirtyy siten ajanjakson päättymispäiväksi.
• Jos suoritusruudun Aloituspäivämäärä-kenttä on tyhjä (mutta Päivämäärä-kenttä täytetty), siirretään ajanjakson aloituspäiväksi Opiskelijatyöpäivien laskenta/tuntimäärätaulukosta viimeisimmän rivin Opiskeluoikeusjakso alkaa -kentän pvm, jossa on samalla rivillä Opiskeluoikeuden tilana "Läsnä" ja kentän päiväys on sama tai aikaisempi kuin suorituspäivämäärä (Päivämäärä-kenttä).
• Jos edelliset kohdat ovat tyhjät, siirretään viimeisenä vaihtoehtona opiskelijan Aloituspäivä- ja Arv.valmistumispäivä -kenttien tiedot. (Tutkinnon osassa on suoritus, mutta ei päivämääriä.)
• Päivämäärien siirtymisessä on tarkistus, että osaamisen hankkimisen päättymispäivä pitää olla aina myöhäisempi kuin osaamisen hankkimisen aloituspäivä. Viimekädessä päättymispäiväksi silloin siirretään aloituspäivän mukaisen lukuvuoden päättymispäivä 31.7.20xx. (Muutettu Primuksen versiosta P4.63.76.1 lähtien).

Opiskelija ei tarvitse ollenkaan oppilaitosmuotoista osaamisen hankkimista

Jos opiskelija ei tarvitse johonkin tutkinnon osaan ollenkaan oppilaitosmuotoista osaamisen hankkimista, rastitaan tutkinnon osalle kenttä Ei oppilaitosmuotoista osaamisen hankkimista. Kenttä on Opetustarjonta-rekisterissä ja se täytetään tällaisessa tapauksessa opiskelijakohtaisella kurssimuutoksella joko Primuksessa tai Wilmassa lomakkeella. Kenttä kannattaa ottaa HOKS-lomakkeisiin ja tulosteisiin esille. Tällainen tilanne tulee kyseeseen esimerkiksi silloin, jos opiskelija voi mennä suoraan näyttöön aiemman osaamisen perusteella.

Jos opiskelija eroaa kesken opintojen

Jos opiskelija eroaa kesken opintojen, hänelle saattaa jäädä valintoja opintoihin, jotka hänen oli tarkoitus suorittaa myöhemmin. Jos opiskeluoikeuden tilana on "Katsotaan eronneeksi" (eli joku muu kuin "Valmistunut" tai "Läsnä"), niin silloin ei verrata osaamisen hankkimisen päättymispäivää enää arvioituun päättymispäivään, joten virheilmoitusta ei pitäisi tulla. Täytä opiskelijalle myös Eropäivä.

EHOKS-palvelun puolella on vielä omat tarkistukset päivämäärien kronologisesta järjestyksestä ja päivämäärätietojen oikeellisuudesta. Katso tarkemmin eHOKS-palvelun ohjeista.

Kentät oppilaitosmuotoisen osaamisen hankkimisen siirtymiseksi

Kenttä	Rekisteri	Huomioita
Aloituspäivämäärä	Opiskelijat/suoritusruutu	Arviointikirjalta aloituspäivä siirtyy suoritusruutuun tai täytetään käsin suoritusruutuun
Päivämäärä	Opiskelijat/suoritusruutu	Suoritusruudun Päivämäärä-kenttä=suorituspvm. Näyttöpvm siirtyy automaattisesti suoritusruutuun, kun näyttö valmis.
Opettaja	Opiskelijat/suoritusruutu	Suorituksen opettajatieto
Jaksot alkavat	Koulun tiedot	Tutkinnon osassa on tämän vuoden valinta ja valinnan jakso
Jaksot päättyvät	Koulun tiedot	Tutkinnon osassa on tämän vuoden valinta ja valinnan jakso
Lukuvuosi alkaa	Koulun tiedot	Tutkinnon osassa on tämän vuoden valinta, mutta ei valinnan jaksoa
Lukuvuosi päättyy	Koulun tiedot	Tutkinnon osassa on tämän vuoden valinta, mutta ei valinnan jaksoa
Koulu-kenttä	Opiskelijat	Opiskelijan Koulu-kentän koululta Oppilaitoksen tunniste Opintopolkuun, Rehtori/Koulun johtaja ja Rehtorin titteli
Ei oppilaitosmuotoista osaamisen hankkimista	Opetustarjonta	Kenttä tulee rastia opiskelijakohtaisella kurssimuutoksella, jos opiskelija ei tarvitse oppilaitosmuotoista osaamisen hankkimista johonkin tutkinnon osaan
Opiskeluoikeusjakso alkaa	Opiskelijat	Opiskelijatyöpäivien laskenta/tuntimäärätaulukon päivämäärä viimeisimmältä riviltä, jossa on Opiskeluoikeuden tila=Läsnä
Aloituspäivä	Opiskelijat	Jos päiväyksiä ei löydy muualta
Arv.valmistumispäivä	Opiskelijat	Jos päiväyksiä ei löydy muualta
Eropäivä	Opiskelijat	Täytetään opiskelijan erotessa kesken opintojen

Työpaikalla järjestettävä koulutus

Työpaikalla järjestettävän koulutuksen kirjaukset tallentuvat Primuksen Työpaikalla järjestettävä koulutus -rekisteriin (myöhemmin ohjeessa TJK-rekisteri). Työpaikkajaksoja varten tehdään joko koulutus- tai oppisopimus.

Osaamisen hankkiminen työpaikalla järjestettävänä koulutuksena (työpaikkajaksoina) siirtyy eHOKS-palveluun, kun opiskelijalle on tehty tutkinnon osaan koulutussopimus tai oppisopimus ja näissä on Työpaikalla järjestettävän koulutuksen tyyppi-kentässä "koulutussopimus" tai "oppisopimus".

Työpaikkajaksojen tiedot siirtyvät Primuksesta tutkinnon osa -kohtaisesti. Työpaikkojen ja työpaikkaohjaajien tiedot haetaan Työpaikat ja näyttöympäristöt- ja Työpaikkaohjaajat ja -arvioijat -rekistereistä. (Vrt. Koskeen siirretään koulutus- ja oppisopimukset, mutta niitä ei erotella tutkinnon osa -kohtaisesti.)

Kenttätaulukko on ohjeessa alempana.

Y-tunnus

Työpaikan Y-tunnus on pakollinen 23.8.2021 jälkeen päättyvissä työpaikkajaksoissa. Vaatimus liittyy työelämäpalautekyselyihin. Y-tunnus siirretään ensisijaisesti Työssäoppimispaikka-kentässä olevan työpaikan Y-tunnus-kentästä. Jos se on tyhjä, siirretään tieto työpaikkaan linkitetyn Yrityksen Y-tunnus-kentästä (Yritykset-rekisteristä).

Jos osaamisen hankkiminen tapahtuu ulkomailla sellaisessa yrityksessä, jolla ei ole suomalaisen käytännön mukaista Y-tunnusta, tallennetaan tiedoksi 0000000-0. Muissa tapauksissa 0-sarjaa ei käytetä.

Työpaikkajakson yksilöivä tunniste (ID)

Jotta eHOKS-palvelu tunnistaa paremmin työpaikkajaksoille jälkikäteen päivitettävät tiedot, on TJK--rekisterin Kurssi-taulukossa Yksilöivä tunniste -kenttä. Kenttää ei kuitenkaan ole tarvetta ottaa esille eikä täyttää käsin, jos kaikkien opiskelijoiden tiedot on siirretty eHOKS-palveluun alunperin Primuksesta. Ainoastaan, jos jollekin opiskelijalle on aiemmin siirretty tietoja eHOKS:iin esim. toisesta opiskelijahallintojärjestelmästä ja opiskelija vaihtaa oppilaitosta sekä myöhemmin samojen työpaikkajaksojen tietoja päivitetään Primuksesta, tulisi aiemmin muodostunut tunniste täyttää ko. kenttään. Tunnisteen saa eHOKS-palvelun rajapinnasta. (Kyseessä opiskelijahallintojärjestelmän vaihtuminen kesken opintojen).

Tunniste siirtyy eHOKS-palveluun ensisijaisesti Yksilöivä tunniste -kentästä. Jos kenttä on tyhjä (kuten useimmiten on), Primus generoi tunnisteen automaattisesti TJK-rekisterikortin korttinumerosta + Kurssi-taulukossa olevasta tutkinnon osan KOSKI-tunnisteesta tai Tutkinnon osan koodista. Jos mainitut kentät ovat jostain syystä tyhjät Opetustarjonta-rekisterissä, otetaan generointiin tutkinnon osan kurssikortin korttinumero. Primus ei tallenna tunnistetietoa automaattisesti Yksilöivä tunniste -kenttään näkyviin, vaikka tiedot siirtyvätkin eHOKS-palveluun. Työpaikkajaksojen tunnistus tapahtuu eHOKS:n päässä, jos samaa työpaikkajaksoa päivitetään.

Koski-palveluun tämä tunniste ei vaikuta eikä siirry Koskeen.

Työpaikalla järjestettävän koulutuksen ajanjaksot ja osa-aikaisuus

Työpaikalla järjestettävä koulutus -rekisterissä on moniriviset ajanjaksokentät sekä osa-aikaisuusprosentti-kenttä: Alkaa, Päättyy ja Osa-aikaisuusprosentti. Asemoi kentät Kurssi-taulukkoon, jolloin jokaista tutkinnon osaa vastaavat ajanjaksot löytyvät samalta riviltä. Jos samalle koulutus- tai oppisopimukselle on laitettu useampi tutkinnon osa, voidaan ko. kenttiin laittaa ajanjaksot ja osa-aikaisuusprosentti tutkinnon osa -kohtaisesti. Näin eHOKS-palveluun siirtyy ajanjaksot myös erikseen jokaisesta tutkinnon osasta, työelämäpalautteet saadaan kerättyä oikein ja työpaikkajakson kesto saadaan jyvitettyä erikseen tutkinnon osittain.

Jos Alkaa- ja Päättyy -kentät ovat tyhjät, osaamisen hankkimisen päivämäärät siirtyvät yksirivisistä Työssäoppiminen alkaa ja Työssäoppiminen päättyy -kentistä, samat ajanjaksot kaikille Kurssi-kentässä oleville tutkinnon osille. Osa-aikaisuusprosentti-kenttään tulee täyttää luku 1-100. Jos tämä kenttä on tyhjä, tieto ei siirry eHOKS-palveluun. Jos arvo on jotain muuta kuin 1-100, eHOKS-siirrossa tulee virheilmoitus.

TELMA-opiskelijoiden työpaikkajaksoissa osa-aikaisuustieto ei ole pakollinen.

Huom. Monirivisistä kentistä tieto ei siirry Koskeen, joten vanhatkin kentät Työssäoppiminen alkaa ja Työssäoppiminen päättyy tulee täyttää Kosken takia entiseen tapaan. Koski ei kerää koulutus- tai oppisopimusajanjaksoja tutkinnon osa -kohtaisesti.

Työpaikkajakson keskeytyminen

Keskeytykset kirjataan Työpaikalla järjestettävä koulutus -rekisterin monirivisiin Keskeytyksen alkamispäivä ja Keskeytyksen päättymispäivä -kenttiin. Jos Kurssi-taulukossa on useampi tutkinnon osa ja niillä omat Alkaa- ja Päättyy-tiedot, keskeytys siirtyy eHOKS-palveluun keskeytyksen alkamispäivän hetkellä meneillään oleville tutkinnon osille. Jos keskeytykselle ei kirjata ollenkaan päättymispäivää, katsotaan työpaikkajakso lopullisesti keskeytyneeksi eHOKS:ssa. Katso lisää keskeytymisen tietojen kirjaamisesta eHOKS-palvelun ohjeista.

Sopimuksen purkautuminen

Huom. Vaikka eHOKS-palvelun näkymässä ei ole sopimuksen purkamiselle erikseen paikkaa, täytyy oppisopimuksen purkaminen ilmoittaa Koskeen. Se kirjataan Sopimuksen purkupäivä -kenttään. Jos Sopimuksen purkupäivä on täytetty, siirtyy eHOKS-palveluun tieto työpaikkajakson keskeytymisenä. Tällöin keskeytyksen alkupäiväksi siirtyy Työssäoppiminen päättyy -kentän tieto niille tutkinnon osille, jotka ovat meneillään sopimuksen purkupäivänä.

Jos sopimuksen purkupäivä osuu aiemmin kirjatun keskeytyksen ajanjaksolle tai samalle päivälle kuin keskeytyksen päättymispäivä, siirretään eHOKS-palveluun tästä vain yksi keskeytysjakso eli Keskeytyksen alkamispäivä -kentän tieto. Keskeytymisen päättymispäivää ei siirretä, vaan koko työpaikkajakso tulee päättää viimeistään siihen päivään, kun sopimus puretaan. Vaihda Työssäoppiminen päättyy -kenttään sekä moniriviseen Kurssi-taulukkoon, Päättyy-kenttään todellisuutta vastaava tieto työpaikkajakson päättymisestä eli sopimuksen purkautumisesta.

Työelämäpalautekyselyt

EHOKS-palveluun siirrettyjä tietoja käytetään työpaikkaohjaaja- ja työpaikkakyselyiden lähettämiseen. Työelämäpalautekyselyn linkki voidaan lähettää eHOKS-palvelusta työpaikkaohjaajalle joko sähköpostilla tai tekstiviestinä. Siksi työpaikkaohjaajan sähköpostiosoite ja matkapuhelinnumero tulee siirtää eHOKS-palveluun. Täytä Työpaikkaohjaajat ja -arvioijat -rekisteriin kentät Sähköpostiosoite ja Matkapuhelin. Täytä puhelinnumero oikeassa muodossa, koska kentässä ei ole numeron oikeellisuuden tarkistusta. Tarkista myös, ettei puhelinnumeron edessä tai jäljessä ole turhia välilyöntejä. Jos puhelinnumero siirtyy eHOKS-palveluun ns. väärässä muodossa, linkkiä ei voi lähettää tekstiviestinä. (Sallitut formaatit ovat esim. 040 111 11 11 / +358401111111 / 358(04)1111111.) Tuosta linkistä löytyy myös muita matkapuhelinnumeron sallittuja muotoja (UKK-osiosta). Huom. Kyselyistä ei lähetä tekstiviestejä maksullisiin palvelunumeroihin. Katso lisää työelämäpalautteen keräämisestä Opetushallituksen ohjeista.

Työpaikkakysely lähetetään työpaikoille 2 kertaa vuodessa. Työpaikkakyselyn vastaajatunnukset voidaan tuoda csv-tiedostosta Primuksen Työpaikat ja näyttöympäristöt -rekisteriin ja lähettää esim. massapostituksena tulosteen avulla työpaikan yhteyshenkilölle. Katso tarkemmin erillisestä ohjeesta. Toinen vaihtoehto on automatisoida lähetys PrimusQueryn avulla.

Työpaikkahistoria (hyvinvointialueille siirtynyt työpaikka)

Ohje koskee lähinnä vuodenvaihteen 2022-2023 tilannetta, jolloin Hyvinvointialueet tulivat voimaan. Jos opiskelijalla oli työpaikkajakso meneillään kyseisen vuodenvaihteen yli, tiedot tuli siirtää Koskeen ja eHOKS-palveluun eri tavalla. Sen takia lisättiin TJK-rekisteriin Työpaikan historia -taulukko. Taulukkoa voi tarvittaessa käyttää myöhemmin muihinkin tarkoituksiin.

Työpaikkahistoria kirjataan Työpaikalla järjestettävä koulutus -rekisterin Työpaikan historia -taulukkoon. Taulukkoa käytetään siinä tapauksessa, että työpaikkajakso on alkanut vuoden 2022 puolella ja jatkunut vuodenvaihteen yli JA jos työpaikka siirtyi hyvinvointialueille siten, että työpaikan nimi, Y-tunnus ja mahdolliset yhteystiedot vaihtuivat 1.1.2023 alkaen. Tällöin eHOKS-palveluun siirretään tutkinnon osa -kohtaisesti yksi yhtenäinen jakso, jonka työpaikkatiedoksi vaihdetaan hyvinvointialue eli uusi työpaikan nimi. (Vertaa: Koskeen siirtyy kaksi erillistä jaksoa samasta työpaikkajaksosta.)

Tee hyvinvointialueita varten uudet rekisterikortit Työpaikat ja näyttöympäristöt -rekisteriin ja hyvinvointialueille siirtyviä ohjaajia varten kortit Työpaikkaohjaajat ja arvioijat -rekisteriin. Vaihtoehtoisesti voit lisätä työpaikkaohjaajille hyvinvointialue-työpaikan heidän Työpaikat-kentän ensimmäiselle riville. Huomioi tällöin, että työpaikkatieto päivittyy myös vanhempiin jaksoihin, jos niiden tietoja päivitetään jälkikäteen.

Työpaikkajakson TJK-rekisterikortilla kirjataan Työpaikkahistoria-kenttään "vanha" Työssäoppimispaikka-kentän tieto. Työssäoppiminen alkaa -kentän tieto kirjataan Työpaikkajakson alkupvm -kenttään ja Työpaikkajakson loppupvm -kenttään kirjataan 31.12.2022. Työssäoppiminen päättyy -kentän tietoa ei vaihdeta. Sen jälkeen vaihdetaan Työssäoppimispaikka-kenttään uusi hyvinvointialue-työpaikka. EHOKS-palveluun päivittyy tällöin koko jaksolle uusi työpaikkatieto (hyvinvointialue) ja ajanjaksoksi siirtyy Työssäoppiminen alkaa ja Työssäoppiminen päättyy -kenttien tiedot.

Jos TJK-rekisterikortin Kurssi-taulukossa on useampi tutkinnon osa ja jollain niistä päättymispäivä on ennen 31.12.2022, siirtyy tämän tutkinnon osan työpaikkajakso vanhalla työpaikkatiedolla Työpaikkahistoria -kentästä ja sen tutkinnon osan tp-jakson päättymispäiväksi siirtyy Kurssi-taulukon ko. rivillä oleva Päättyy-kentän päiväys. Ne tutkinnon osat, joiden työpaikkajakso jatkuu vuodenvaihteen yli, siirtyvät yhtenäisenä jaksona siten, että Työssäoppimispaikka-kenttään vaihdettu hyvinvointialue päivittyy näiden jaksojen työpaikaksi eHOKS-palveluun.

Kentät työpaikkajaksojen siirtymiseksi

Kenttä	Rekisteri	Huomioita
Alkaa	TJK-rekisteri	Kurssi-taulukon monirivinen kenttä, josta työpaikkajakson alkamispäivä siirtyy ensisijaisesti (tutkinnon osittain rivikohtaisesti)
Päättyy	TJK-rekisteri	Kurssi-taulukon monirivinen kenttä, josta työpaikkajakson päättymispäivä siirtyy ensisijaisesti (tutkinnon osittain rivikohtaisesti)
Osa-aikaisuusprosentti	TJK-rekisteri	Kurssi-taulukon monirivinen kenttä, josta työpaikkajakson osa-aikaisuus siirtyy tutkinnon osittain rivikohtaisesti, arvo 1-100
Työssäoppiminen alkaa	TJK-rekisteri	Siirtyy toissijaisesti, jos Alkaa-kenttä on tyhjä.
Työssäoppiminen päättyy	TJK-rekisteri	Siirtyy toissijaisesti, jos Päättyy-kenttä on tyhjä.
Työssäoppimispaikka	TJK-rekisteri	Linkki Työpaikat ja näyttöympäristöt -rekisteriin, josta siirtyy Nimi ja Y-tunnus. Toisijaisesti Yritykset-rekisterin Y-tunnus-kenttä
Työssäoppimispaikka (oppilaitos)	TJK-rekisteri	Linkki Oppilaitokset-rekisteriin, josta siirtyy Nimi ja Y-tunnus
Työpaikkaohjaaja	TJK-rekisteri	Linkki Työpaikkaohjaajat ja -arvioijat -rekisteriin. Siirtyy kentän ensimmäisen rivin työpaikkaohjaajan Suku- ja etunimet ja Sähköpostiosoite sekä Matkapuhelin
Työtehtävät	TJK-rekisteri	Kurssi-taulukon siltä riviltä, jossa on Kurssi-kentässä kyseinen siirrettävä tutkinnon osa
(Työtehtävä	TJK-rekisteri	Jos Työtehtävät-kenttä on tyhjä)
(Työntekijän työtehtävät	TJK-rekisteri	Jos Työtehtävät ja Työtehtävä -kentät ovat tyhjät)
Vastuuopettaja	TJK-rekisteri	Linkki Opettajat-rekisteriin, vastuuopettaja työpaikkajaksolle
Yrittäjän oppisopimuskoulutus	TJK-rekisteri	Oppisopimuksen perusta -tieto eHOKS:ssa: Jos kenttä on rastittu, siirtyy koodiarvo 2 (yrittäjä). Jos kenttä on tyhjä, siirtyy koodiarvo 1 (työ-, virka- tai palvelussuhde).
Koulu-kenttä	TJK-rekisteri	Työssäoppimisen Koulu-kentän koululta siirtyy Oppilaitoksen tunniste Opintopolkuun
Älä huomioi eHOKS-siirrossa	TJK-rekisteri	Rastitaan, jos joku rekisterikortti ei vielä saa siirtyä eHOKS-palveluun
Keskeytyksen alkamispäivä	TJK-rekisteri	Työpaikkajakson keskeytymisen alkaminen
Keskeytyksen päättymispäivä	TJK-rekisteri	Työpaikkajakson keskeytymisen päättyminen
Sopimuksen purkupäivä	TJK-rekisteri	Myös tämän kentän täyttäminen huomioidaan työpaikkajakson keskeytymistiedon siirtämisessä. Silloin siirretään keskeytyksen alkamiseksi Työssäoppiminen päättyy -kentän päivämäärä, jos Kurssi-taulukon joku tutkinnon osa on meneillään purkupäivänä.
Työpaikkahistoria	TJK-rekisteri	Täytä tähän vanhan työpaikan nimi (ennen hyvinvointialuetta)
Työpaikkajakson alkupvm	TJK-rekisteri	Sama työpaikkajakson alkupvm kuin Työssäoppiminen alkaa -kentässä
Työpaikkajakson loppupvm	TJK-rekisteri	Loppupäiväksi kirjataan 31.12.2022 (ennen hyvinvointialuetta)

Paikallisten tutkinnon osien osaamisen hankkiminen siirtyy eHOKS-palveluun, jos tutkinnon osassa on valinta tai suoritus, mutta ei osaamisen tunnustamista. Opinnon kurssityyppillä ei myöskään saa olla Hyväksiluku-rastia.Tutkinnon osalla tulee olla täytettynä kenttä Paikallinen tutkinnon osa, Opetustarjonta-rekisterissä. Paikallisille tutkinnon osille siirtyy myös laajuus kokonaislukuna Osaamispisteet-kentästä sekä sisältö jostain taulukossa mainitusta neljästä kentästä.

Osaamisen hankkimistavat (oppilaitosmuotoinen, koulutus- tai oppisopimus) ja osaamisen osoittaminen siirtyvät samalla periaatteella kuin valtakunnallisissa ammatillisissa tutkinnon osissa.

Kentät

Kenttä	Rekisteri	Huomioita
Nimi	Opetustarjonta	Paikallisilla tutkinnon osilla tulee olla täytettynä nimi, koska ei ole tutkinnon osan koodia.
Koski-tunniste	Opetustarjonta	Täytetään tutkinnon osille joku oma tunniste (ei pakollinen eHOKS-siirrossa). Tutkinnon osilla Kurssityypin tasona Tutkinnon osa.
Paikallinen tutkinnon osa	Opetustarjonta	Kenttä rastittuna
(Tutkinnon osan ryhmä	Opetustarjonta	Vaihtoehto "Ammatilliset tutkinnon osat" täytetään Ammatilliset tutkinnon osat -otsikkotasolle.)
Osaamispisteet	Opetustarjonta	Siirretään kokonaislukuna
Opetuksen ja ohjauksen tuntimäärä	Opetustarjonta	Siirretään luku, jos se on suurempi tai yhtä suuri kuin nolla.
Ammattitaitovaatimus	Opetustarjonta	1)
Tavoitteet	Opetustarjonta	1)
Sisältö	Opetustarjonta	1)
Ammattitaitovaatimukset	Opetustarjonta	1)

1) Siirretään paikallisen tutkinnon osan sisällöksi näistä neljästä kentästä ensimmäinen, joka löytyy paikalliselta tutkinnon osalta täytettynä.

Yhteisten tutkinnon osien osaamisen hankkimisen tiedot siirtyvät eHOKS-palveluun, jos tutkinnon osalla on valinta tai suoritus ja sen alta löytyy osa-alueita. Tutkinnon osien kurssityypille tulee olla täytettynä Kurssityypin taso -kenttään tieto "Tutkinnon osa". Osa-alueiden kurssityypillä tulee olla samassa kentässä tieto "Jakso". Tutkinnon osille tulee täyttää Tutkinnon osan koodi ja osa-alueille KOSKI-tunniste Opetustarjonta-rekisterissä.

Yhteisille tutkinnon osa-alueille siirtyy oppilaitosmuotoisten osaamisen hankkimistapajaksojen päivämäärät sekä mahdolliset työpaikkajaksot myös samaan tapaan kuin ammatillisille tutkinnon osille. ( Primuksen versiosta 4.63.41.1 lähtien siirtyy ytojen osa-alueille myös työpaikkajaksojen keskeytystiedot samoin kuin ammatillisille tutkinnon osille.)

Opetuksen ja ohjauksen tuntimäärä siirretään 1.8.2022 alkaen hankittaville ytojen osa-alueille (ja ammatillisille tutkinnon osille). Jos yton osa-alueelle ei ole täytetty tuntimäärää (lähinnä yhteisten tutkinnon osien valinnaiset osa-alueet), Primus tutkii ytojen osa-alueiden alla olevia mahdollisia pienempiä osajaksoja, onko niille täytetty opetuksen ja ohjauksen tuntimäärää ja siirtää niiden yhteenlasketun summan.

Yhteisten tutkinnon osien työpaikkajaksot

Yhteisissä tutkinnon osissa mahdolliset työpaikkajaksot kirjataan osa-alueiden yhteyteen. Osa-alueeseen lisätään samalla tavalla koulutussopimus/oppisopimus kuin ammatillisiin tutkinnon osiin. Jos halutaan yhdistää useampi osa-alue samaan työpaikkajaksoon, luodaan ensin yhteen osa-alueeseen TJK-rekisterin rekisterikortti (koulutus- tai oppisopimus) ja sen jälkeen Yhdistä toisen kurssin työssäoppimiseen -toiminnolla lisätään muut osa-alueet samalle rekisterikortille.

Myös ammatilliseen tutkinnon osaan tehtyyn työpaikkajaksoon voi lisätä yhteisen tutkinnon osan osa-alueen/osa-alueita, jos niiden asioita opitaan samalla työpaikkajaksolla. Esimerkiksi oppisopimuksissa saatetaan haluta yhdistää kaikki samaan sopimukseen. Tämän voi tehdä Wilmassa Yhdistä toisen kurssin työssäoppimiseen -toiminnolla opiskelijan Opinnot-sivulla.

Kentät

Kenttä	Rekisteri	Huomioita
Tutkinnon osan koodi	Opetustarjonta	Täytetään tutkinnon osille. Ytojen tutkinnon osilla Kurssityypin tasona Tutkinnon osa.
KOSKI-tunniste	Opetustarjonta	Täytetään osa-alueille. Ytojen osa-alueiden Kurssityypin tasona Jakso.
(Tutkinnon osan ryhmä	Opetustarjonta	Vaihtoehto "'Yhteiset tutkinnon osat" täytetään Yhteiset tutkinnon osat otsikko-tasolle.)
Opetuksen ja ohjauksen tuntimäärä	Opetustarjonta	Siirretään ytojen osa-alueille ja kirjataan opiskelijakohtaisella kurssimuutoksella.
Oppilaitoksen tunniste Opintopolkuun	Koulun tiedot	Ensisijaisesti siirtyvä, opiskelijan Koulu-kentän 1-rivin koululta.
Oppilaitoksen tunniste Opintopolkuun	Yksiköt	Jos ei löydy koulun tiedoista ja opiskelijalle on täytetty Yksikkö-kenttä, niin siirretään tämä.
Yhteisten tutkinnon osien osa-alueet	Näytöt	Jos Näytöt-rekisterin tästä kentästä löytyy joku yton osa-alue, siirretään myös kyseiselle yton osa-alueelle osaamisen osoittaminen eli näytön tiedot. Katso lisää alempaa ohjeesta.

Ammatillisten tutkinnon osien osaamisen osoittaminen

Osaamisen osoittamisena eHOKS:iin siirretään Primuksesta kaikki ammatillisiin tutkinnon osiin lisätyt näytöt. Myös yhteisistä tutkinnon osista siirtyy osaamisen osoittaminen, jos niihin on tehty Näytöt-rekisteriin vastaavasti näytöt. Muutoin yhteisille tutkinnon osille ei siirry osaamisen osoittamista tällä hetkellä. Yhteisten tutkinnon osien osa-alueiden osaamisen osoittaminen, katso alempaa.

Huom. eHOKS-skeemassa on tietyt pakolliset tiedot, jotka tulee olla täytettynä osaamisen osoittamiselle. Jos näyttöjä kuitenkin suunnitellaan jo opintojen alkuvaiheessa, mutta pakollisia tietoja ei vielä ole tiedossa, tulee näytön rekisterikortille rastia kenttä Älä huomioi eHOKS-siirrossa, jotta eHOKS-siirto ei anna virhettä. Pakolliset tiedot on allaolevassa kenttä-taulukossa merkitty tähdellä (*).

Kun näyttö on arvioitu, sen päivämäärä siirtyy tutkinnon osaan "päättymispäiväksi". Tämä vaikuttaa siis myös oppilaitosmuotoisen osaamisen hankkimisen ajanjaksoihin, koska pvm-tieto katsotaan kurssisuoritusruudusta molemmissa tapauksissa.

Kokonäyttö/osa-näytöt

EHOKS-palveluun siirtyy Primuksesta sekä osa- että koko näyttöjen tiedot, jos tutkinnon osasta on tehty myös osanäyttöjen rekisterikortteja (vrt. Koskeen siirtyy vain koko näytöt). Jos osanäytöt yhdestä tutkinnon osasta on tehty eri työpaikoissa, niin kysy eHOKS-palvelusta, mikä suorituspaikka laitetaan kokoavan koko näytön rekisterikortille, koska suorituspaikka on pakollinen tieto eHOKS-palvelussa. Voit vaihtoehtoisesti täyttää koko näytön rekisterikortille Älä huomioi eHOKS-siirrossa -kentän, jolloin vain osanäytöt tietoineen siirtyvät. Tutkinnon osat siirtyvät eHOKS-palvelussa aikataulutetut opintoni -osiosta valmiit opintoni -osioon vasta, kun viimeisen tutkinnon osa -kohtaisen osaamisen osoittamisen (näytön) päättymispäivästä on kulunut 14 vrk.

Näyttöön liitetty yhteisten tutkinnon osien osa-alueita

Näytön rekisterikortille on mahdollista lisätä tieto siitä, että jonkin yhteisen tutkinnon osan osa-alueen osaaminen on osoitettu ammatillisen tutkinnon osan näytön yhteydessä. Kenttään Yhteisten tutkinnon osien osa-alueet Näytöt-rekisterissä valitaan se yton osa-alue, jonka osaaminen on osoitettu samassa näytössä kuin ammatillinen tutkinnon osa.

Jos tutkinnon osassa on poikettu ammattitaitovaatimuksista

Tutkinnon osan poikkeaminen kirjataan opiskelijakohtaisella kurssimuutoksella Opetustarjonta-rekisterin Ammattitaitovaatimukset -taulukkoon.

Tutkinnon osasta siirretään eHOKS-palveluun tällöin Arviointikriteerit 1-5, jos kyseiselle tutkinnon osalle on opiskelijakohtaisiin kurssitietoihin kirjattu Ammattitaitovaatimukset-taulukkoon Mukautettu/Poikettu-kenttään tieto poikkeamisesta. (Vrt. Koskeen tieto mukautuksesta/poikkeamisesta siirtyy Kurssityypiltä.)

Kentät (pakolliset tiedot merkitty tähdellä)

Kenttä	Rekisteri	Huomioita
Näytön aloituspvm*	Näytöt	Alkupäiväksi siirretään tämä tai Näyttöpvm
Näyttöpvm	Näytöt	Alkupäiväksi siirretään tämä tai Näytön aloituspvm
Näytön päättymispvm*	Näytöt	Loppupäiväksi siirretään tämä tai Näyttöpvm
Lyhyt kuvaus näytöstä*	Näytöt
Suorituspaikka (työpaikka)*	Näytöt	Ensisijainen. Työpaikat ja näyttöympäristöt -rekisteristä Nimi, Y-tunnus, Näyttöpaikan kuvaus
Suorituspaikka (oppilaitos)	Näytöt	Toissijainen. Oppilaitokset-rekisteristä Nimi, Y-tunnus, Koulun lisätiedot
Näytön arvioija (opettaja)*	Näytöt	Linkki Opettajat-rekisteriin, siirtyy Sukunimi ja Etunimet
Näytön arvioija 2 (opettaja)	Näytöt	Linkki Opettajat-rekisteriin, siirtyy Sukunimi ja Etunimet
Koulu-kenttä	Näytöt	Näytön rekisterikortin koululta Oppilaitoksen tunniste Opintopolkuun
Koulu-kenttä	Opiskelijat	Opiskelijan koululta Oppilaitoksen tunniste Opintopolkuun (jos näytön kortilla ei ole täytetty Koulu-kenttää)
Näytön arvioija (työpaikkaohjaaja)*	Näytöt	Linkki Työpaikkaohjaajat ja -arvioijat -rekisteriin, siirtyy Sukunimi, Etunimet, Työpaikka>Nimi, Työpaikka>Y-tunnus tai Työpaikat-kentän 1.rivin työpaikka ja sen Y-tunnus
Näytön arvioija 2 (työpaikkaohjaaja)	Näytöt	Linkki Työpaikkaohjaajat ja -arvioijat -rekisteriin, siirtyy Sukunimi, Etunimet, Työpaikka>Nimi, Työpaikka>Y-tunnus tai Työpaikat-kentän 1.rivin työpaikka ja sen Y-tunnus
TA-arvioija	Näytöt	Työpaikkaohjaajat ja -arvioijat -rekisteristä Sukunimi, Etunimet, Työpaikka>Nimi, Työpaikka>Y-tunnus tai Työpaikat-kentän 1.rivin työpaikka ja sen Y-tunnus
TT-arvioija	Näytöt	Työpaikkaohjaajat ja -arvioijat -rekisteristä Sukunimi, Etunimet, Työpaikka>Nimi, Työpaikka>Y-tunnus tai Työpaikat-kentän 1.rivin työpaikka ja sen Y-tunnus
Yhteisten tutkinnon osien osa-alueet	Näytöt	Jos näytössä on näytetty myös jonkin yto osa-alueen osaamista, siirretään ne osa-alueet ja niiden Koski-tunniste, joille löytyy koodiston mukainen Koski-tunniste Opetustarjonta-rekisterissä
Näytön järjestäjä (jos muu koulutuksen järjestäjä)	Näytöt	Oppilaitokset-rekisteristä Oppilaitoksen tunniste Opintopolkuun
Älä huomioi eHOKS-siirrossa	Näytöt	Rastitaan näytön rekisterikortille, jos näytön tiedot ei vielä saa siirtyä eHOKS-plveluun

Yhteisten tutkinnon osien tai osa-alueiden osaamisen osoittaminen

Yhteisten tutkinnon osien osa-alueiden osaamisen osoittaminen eli näytön tiedot siirtyvät, jos yto osa-alue on kirjattu jonkin ammatillisen tutkinnon osan näytön yhteyteen. Yton osa-alue löytyy silloin Näytöt-rekisterissä kentästä Yhteisten tutkinnon osien osa-alueet. Primus etsii siirron yhteydessä opiskelijarekisterin Suorituksien näytöt -kentästä, löytyykö jonkun ammatillisen tutkinnon osan näytön rekisterikortilta yton osa-alueita ko. kentästä. Jos löytyy, niin silloin yton osa-alueelle siirretään samat näytön tiedot kuin mitkä on kirjattu sille ammatillisen tutkinnon osan näytölle, johon yton osa-alue on liitetty. Samassa yhteydessä siirtyy yton osa-alueen osaamistavoitteista poikkeaminen ja yksilölliset arviointikriteerit, jos ne on opiskelijakohtaisesti kirjattu.

Yhteisten tutkinnon osien opinnot ei siirry eHOKS-palvelussa Valmiit opintoni -osioon, jos niihin ei ole kirjattu erikseen osaamisen osoittamista (Näytöt-rekisteriin). Tähän mietitään ratkaisua, koska harvemmin yhteisten tutkinnon osien osa-alueille kirjataan vastaavaa osaamisen osoittamista kuin ammatillisiin tutkinnon osiin.

EHOKS-koodit Tunnustamisen tyypit -rekisteriin

Tee ensin valmistelut Tunnustamisen tyypit -rekisterissä. Ota siellä esiin kenttä eHOKS-koodi ja täytä koodit alla olevan taulukon mukaisesti tai vie koodit siirtotiedoston avulla rekisteriin. Siirtotiedosto löytyy ohjeen alapuolelta. Nämä vaihtoehdot tulevat näkyviin Osaamisen tunnustaminen -rekisterin kenttään Tunnustamisen tyyppi (rekisteristä). Osaamisen tunnustamisilta tulee löytyä aina jokin eHOKS-koodeista.

eHOKS-koodi	Selite	Aiempi vaihtoehto Primuksessa (HOKS-mallit)
0001	Suoraan	Sisällytetty osaksi opiskelijan tutkintoa osaamisen tunnustamisen perusteella.
0002	Arvioijien kautta	Toimitettu osaamisen arvioijille osaamisen tunnustamista varten.
0003	Ohjattu näyttöön	Ei aiempaa vastaavuutta Primuksessa. Tee uusi rekisterikortti.
-	-	Muu opiskelijan aiemmin hankkima ja osoittama osaaminen.

Aiemmin hankittu osaaminen eli osaamisen tunnustaminen

Ammatilliset tutkinnon osat

Suosittelemme kirjaamaan osaamisen tunnustamiset aina Osaamisen tunnustaminen -rekisteriin. Aiemmin hankittu osaaminen on eHOKS-palvelussa omana kohtanaan eli ei näy hankittavan osaamisen alla tutkinnon osittain. Aiemmin hankitut ammatilliset tutkinnon osat eli osaamisen tunnustamiset siirretään eHOKS-palveluun, jos tutkinnon osassa on suoritusmerkintä ja osaamisen tunnustaminen. Kun tutkinnon osaan on kirjattu osaamisen tunnustaminen, suoritusmerkintä tallentuu tutkinnon osalle. Kaikille tunnustamisille pitää olla täytettynä Tunnustamisen tyypit (rekisteristä) -kenttä Osaamisen tunnustaminen -rekisterissä, jotta eHOKS-koodi löytyy. Myös muut allaolevat kentät tulee täyttää.

Jos tutkinnon osaan, jossa on osaamisen tunnustaminen, on lisätty myös näyttö, siirtyy tiedot samoista kentistä kuin kohdassa "Osaamisen osoittaminen eli näytöt", katso ylempää ohjeesta.

Kentät

Kenttä	Rekisteri	Huomioita
Tutkinnon osan koodi	Opetustarjonta	Täytetään tutkinnon osille. Ammatillisilla tutkinnon osilla Kurssityypin tasona Tutkinnon osa.
Tutkinnon osan ryhmä	Opetustarjonta	Vaihtoehto "Ammatilliset tutkinnon osat" täytetään Ammatillisten opintojen otsikkotasolle. Huom. ei täytetä at- ja eat-tutkintojen opsiin.
Tunnustamisen tyyppi (rekisteristä)	Osaamisen tunnustaminen	Täytä Tunnustamisen tyypit -rekisteriin kenttä eHOKS-koodi ylläolevan mukaisesti.
Lähetetty arvioitavaksi, pvm	Osaamisen tunnustaminen	Siirtyy, jos Tunnustamisen tyyppi->eHOKS-koodi=2
Kurssin arvioija 1)	Osaamisen tunnustaminen	Monirivinen kenttä, siirtyy ensisijaisesti arvioijana eHOKS-palveluun. Siirtyy, jos Tunnustamisen tyyppi->eHOKS-koodi=2
Kurssin arvioija 2 1)	Osaamisen tunnustaminen	Monirivinen kenttä, siirtyy ensisijaisesti arvioijana eHOKS-palveluun. Siirtyy, jos Tunnustamisen tyyppi->eHOKS-koodi=2
Arvioija	Osaamisen tunnustaminen	Sukunimi ja Etunimet. Siirtyy, jos Tunnustamisen tyyppi->eHOKS-koodi=2. Siirtyy toissijaisesti eHOKS-palveluun, jos Kurssin arvioija-kentät on tyhjät.
Arvioija 2	Osaamisen tunnustaminen	Sukunimi ja Etunimet. Siirtyy, jos Tunnustamisen tyyppi->eHOKS-koodi=2. Siirtyy toissijaisesti eHOKS-palveluun, jos Kurssin arvioija-kentät on tyhjät.
Koulu-kenttä	Osaamisen tunnustaminen	Ensisijaisesti osaamisen tunnustamisen rekisterikortilta Koulu-kentän kautta Oppilaitoksen tunniste Opintopolkuun. Toissijaisesti opiskelijan Koulu-kentän kautta Oppilaitoksen tunniste Opintopolkuun.
Älä huomioi eHOKS-siirrossa	Osaamisen tunnustaminen	Rastitaan, jos jotain tunnustamista ei saa siirtää eHOKS-palveluun

1) Primuksen versiosta 4.63.4 lähtien Osaamisen tunnustaminen -rekisterin Kurssitaulukkoon on lisätty moniriviset Kurssin arvioija -kentät. Arvioijatieto siirtyy ensisijaisesti niistä, mutta jos ne ovat tyhjät, siirtyy arvioijiksi yksirivisten Arvioija-kenttien tiedot.

Tunnustaminen kurssityypin avulla

EHOKS-palveluun siirtyy myös ne tunnustamiset, jotka on tehty vain kurssityyppiä vaihtamalla (=ei ole tehty Osaamisen tunnustaminen -rekisteriin). Silloin tunnustamisen kurssityypillä tulee olla rastittu Hyväksiluku-kenttä Kurssityypit-rekisterissä. Jos tunnustaminen on tehty kurssityyppiä vaihtamalla, eHOKS-palveluun siirtyy tunnustamisen tyypiksi aina eHOKS-koodi 0001 eli "suoraan tunnustettu".

Paikalliset (ammatilliset) tutkinnon osat

Aiemmin hankitut paikalliset tutkinnon osat (osaamisen tunnustamiset) siirretään samoin kuin yllä ja tutkinnon osalle on lisäksi rastittu kenttä Paikallinen tutkinnon osa.

Yhteiset tutkinnon osat

Jos yhteisen tutkinnon osan osaaminen on tunnustettu joko kurssityyppiä vaihtamalla (kurssityypillä Hyväksiluku rasti) tai Osaamisen tunnustaminen -rekisteriin, tulkitaan koko tutkinnon osa aiemmin hankituksi. Tällöin tutkinnon osa ja sen alla olevat osa-alueet, joille myös on kirjattu osaamisen tunnustaminen, siirretään aiemmin hankitut -osioon eHOKS-palvelussa. Jos yhtään osa-aluetta ei ole tunnustettu, ei siirretä myöskään tutkinnon osaa aiemmin hankittuihin opintoihin.

Yhteisten tutkinnon osien osa-alueet

Jos yhteistä tutkinnon osaa ei ole kokonaan tunnustettu, mutta osa sen alla olevista osa-alueista on tunnustettu, siirretään tunnustetut osa-alueet aiemmin hankittuihin opintoihin ja ei-tunnustetut siirretään hankittaviin opintoihin (jos niissä on valinta tai suoritus).

Yhteisten tutkinnon osien ja osa-alueiden kentät

Kenttä	Rekisteri	Huomioita
Tutkinnon osan koodi	Opetustarjonta	Yhteiselle tutkinnon osalle
KOSKI-tunniste	Opetustarjonta	Osa-alueelle
Tutkinnon osan ryhmä	Opetustarjonta	Vain "Yhteiset tutkinnon osat" -otsikolle
Kurssityypin taso	Kurssityypit	Tutkinnon osa tai Jakso (osa-alueille)
Tunnustamisen tyyppi (rekisteristä)	Osaamisen tunnustaminen	Täytä Tunnustamisen tyypit -rekisteriin kenttä eHOKS-koodi.