eHOKS-tiedonsiirto

Primuksen versio 4.64.61.1: Manuaalinen eHOKS-siirto siirtää tiedot aina eHOKS-palveluun, vaikka opiskelijan eHOKS-tiedoissa ei olisikaan tapahtunut muutoksia. Lisäksi työpaikkajaksojen Yksilöivä tunniste tallentuu jatkossa Työpaikalla järjestettävä koulutus -rekisterin saman nimiseen kenttään Kurssi-taulukon riveille, jos kenttä on tyhjä.

Primuksen versio 4.63.60.1: Työpaikkajaksojen siirtyminen eHOKS-palveluun hyvinvointialueet huomioiden.

Primuksen versio 4.63.42.1: Aiemmin hankitut yhteiset tutkinnon osat ja osa-alueet siirtyvät eHOKS-palveluun.

Primuksen versio 4.63.41.1: Opetuksen ja ohjauksen tuntimäärä -kentän tiedon siirtyminen on estetty ennen 1.8.2022 aloittaneilta opiskelijoilta, vaikka tieto olisi heille kirjattu.

Yhteisten tutkinnon osien osa-alueille siirtyy osaamisen osoittamisen (näytön) tiedot, jos yton osa-alue on liitetty jonkin ammatillisen tutkinnon osan näyttöön. Yton osa-alue löytyy silloin Näytöt-rekisterin kentästä Yhteisten tutkinnon osien osa-alueet.

Yhteisten tutkinnon osien osa-alueille siirtyy myös työpaikkajakson keskeytymistiedot, jos osa-alueeseen on kirjattu työpaikalla järjestettävää koulutusta. Keskeytyminen siirretään samalla periaatteella kuin ammatillisissa tutkinnon osissa.

Primuksen versio 4.63.40.1:Opiskelijan matkapuhelinnumero siirtyy eHOKS-palveluun. 1.9.2022 alkaen päättökyselylinkkejä voidaan lähettää tekstiviestinä. Kirjaa kenttään vain oikeanmuotoisia puhelinnumeroita, ei tekstiä.

Primuksen versio 4.63.39.1: Opetuksen ja ohjauksen tuntimäärä -kentästä siirtyy nyt myös lukuarvo nolla (0). Nolla tallennetaan eHOKS-palveluun, jos koulutuksen järjestäjä toteaa, ettei opiskelija tarvitse opetus- tai ohjaustunteja tiettyyn tutkinnon osaan/yton osa-alueeseen.

Primuksen versio 4.63.34.1: EHOKS-palveluun siirtyy nyt Opetuksen ja ohjauksen tuntimäärä -kentän tieto Opetustarjonta-rekisteristä. Tuntimäärä siirtyy tutkinnon osille ja ytojen osa-alueille, jos luku on suurempi kuin nolla. Siirrossa huomioidaan myös tämän kentän opsi- ja opiskelijakohtaiset kurssimuutokset. Tieto tallennetaan 1.8.2022 tai sen jälkeen aloittaville perustutkinnon opiskelijoille.

Lisäksi on muutettu oppilaitosmuotoisten osaamisen hankkimistapajaksojen päivämäärien siirtymistä. Jatkossa päivämäärät siirtyvät myös yhteisten tutkinnon osien osa-alueille. Katso tarkemmin alempaa ohjeesta.

Primuksen versio 4.63.33.1: Työpaikkajaksoille siirtyy eHOKS-palveluun yksilöivä tunniste tutkinnon osittain.

Primuksen versio 4.63.23.1: Työpaikkajaksojen keskeytykset siirtyvät eHOKS-palveluun.

Primuksen versio 4.63.6: Oppisopimuksen perusta siirtyy eHOKS-palveluun.

Primuksen versio 4.63.5: Opintopolun rajapinnoissa on otettu käyttöön CSRF-suojaus tietoturvan parantamiseksi ja tämä on huomioitu nyt myös ohjelmissamme. Tämä ei edellytä asiakkailtamme mitään toimenpiteitä.

Primuksen versio 4.63.4: Työpaikan Y-tunnus katsotaan toissijaisesti työpaikkaan liitetyn yrityksen tiedoista, Yritykset-rekisterin Y-tunnus-kentästä, jos Y-tunnus-kenttä on tyhjä Työpaikat ja näyttöympäristöt -rekisterissä.

Osaamisen tunnustaminen -rekisteriin lisätty uudet moniriviset kentät: Kurssin arvioija ja Kurssin arvioija 2. Näistä kentistä arvioijatieto siirtyy ensisijaisesti eHOKS-palveluun, toissijaisesti yksirivisistä Arvioija-kentistä.

Primuksen versiosta 4.63.2 lähtien työpaikan Y-tunnus tulee pakolliseksi eHOKS-siirrossa 23.8.2021 jälkeen päättyviin työssäoppimisjaksoihin. Y-tunnus-kenttä täytetään Työpaikat ja näyttöympäristöt -rekisteriin (toissijaisesti Työssäoppimispaikka (oppilaitos) -kentässä olevan oppilaitoksen tietoihin). Jo päättyneiden jaksojen tai 23.8. päättyvien jaksojen osalta Y-tunnusta ei vaadita. Vaatimus liittyy työelämäpalautekyselyihin.

Primuksen versiossa 4.62.24: Opintojen tavoite saavutettu -kentän tieto siirtyy opiskelijarekisteristä eHOKS-palveluun.

Työpaikalla järjestettävä koulutus -rekisteriin lisätty uudet monirivviset kentät Kurssi-taulukkoon: Alkaa, Päättyy, Osa-aikaisuusprosentti. Näistä siirretään rivikohtaisesti tiedot eHOKS-palveluun, jotta OPH saa kerättyä työelämäpalautteen tutkinnon osittain. Samaan TJK-rekisterin rekisterikorttiin voidaan liittää useampi tutkinnon osa, joiden alkamis- ja päättymispäivät voivat olla erit. Jos Osa-aikaisuusprosentti-kenttä on tyhjä, eHOKS tulkitsee sen olevan 100 %. Näiden uusien kenttien tiedot eivät siirry Koskeen.

Lisätty Älä huomioi eHOKS-siirrossa -kenttä seuraaviin rekistereihin: Näytöt, Työpaikalla järjestettävä koulutus, Opetustarjonta (Kurssit), Osaamisen tunnustaminen. Jatkossa Älä huomioi Koski-siirrossa -kenttä ei enää vaikuta eHOKS-siirtoon, vaan eHOKS-siirto tulee estää erikseen tällä uudella kentällä.

Ammatti- ja erikoisammattitutkintojen valinnat ja suoritukset siirtyvät nyt eHOKS-palveluun. Katso erillinen ohje.

Työpaikkaohjaajan Matkapuhelin-kentän tieto siirtyy eHOKS-palveluun Työpaikkaohjaajat ja -arvioijat -rekisteristä, joten työelämäpalautteen linkki voidaan lähettää myös tekstiviestinä ellei ole sähköpostiosoitetta.

Parannettu oppilaitosmuotoisen osaamisenhankkimistapajaksojen päivämäärien siirtymistä eHOKS-palveluun. Nyt aiempien lisäksi Primus siirtää ensisijaisesti suoritusruudun Aloituspäivämäärä ja Päivämäärä-kenttien tiedot, jos tutkinnon osassa on suoritusmerkintä. Jos ko. päivämäärät ovat tyhjät, Primus tutkii päivämääriä erillisessä ohjeessa kerrotussa järjestyksessä.

Primuksen versiossa 4.62.22:EHOKS-palveluun siirtyy nyt myös tutkinnon osat, joissa on suoritus. Aiemmin osa tutkinnon osista siirtyi vain, jos niissä oli valinta, mutta kun niihin tallennettiin suoritus, ne eivät enää siirtyneet. Samoin näyttöjen tiedot siirtyvät jatkossa, jos tutkinnon osassa on valinta tai suoritus.

Paikallisten tutkinnon osien siirtymistä on parannettu, silloin kun tutkinnon osaan on kirjattu osaamisen tunnustamista.

Primuksen versiossa 4.62.20: Näytön arvioija (työpaikkaohjaajan) työpaikkatieto siirtyy eHOKS-palveluun nyt myös monirivisen Työpaikat-kentän ykkösriviltä. Kenttä on Työpaikkaohjaajat- ja arvioijat -rekisterissä. Aiemmin tieto siirtyi vain yksirivisestä Työpaikka-kentästä. Muutos koskee Näytöt-rekisterissä kirjattujen Näytön arvioija (työpaikkaohjaaja), Näytön arvioija 2 (työpaikkaohjaaja), TA arvioija ja TT arvioija -kentissä olevien työpaikkaohjaajien tietoja.

Parannettu tiettyjen tutkintojen ja tutkinnon osien siirtymistä, vaikka nämä olisivat ePerusteiden koodistossa vielä luonnos-tilassa. Aiemmin tällaisten tutkinnon osien siirtäminen aiheutti virheilmoituksen eikä näitä saanut siirrettyä eHOKS-palveluun. Ongelmia on esiintynyt ainakin Kuljetusalan perustason ammattipätevyys (101191), Musiikkialan toimintaympäristössä toimiminen (100410), Ratkaisumyynti (201389) ja Tieto- ja viestintätekniikan perustehtävät (106413) -tutkinnon osissa, jos näihin oli kirjattu osaamisen tunnustaminen.

Primuksen versiosta 4.62.19 lähtien siirtyy HOKS:n päivityspäivämäärä eHOKS-palveluun. HOKS:n päivityksen ajallisesti viimeisin päivämäärä siirtyy samalta riviltä, jolla Primuksen opiskelijarekisterin HOKS-tapahtumat-taulukossa on HOKS-tapahtumatyyppi -kentässä joku seuraavista vaihtoehdoista: "Hyväksyntä", "Päivitys" tai "Päivitys ja hyväksyntä". Päivitystieto siirtyy vain, jos se on ajallisesti myöhäisempi kuin ensikertaisen hyväksynnän päiväys samassa taulukossa.

Primuksen versiossa 4.62.7 on Primukseen lisätty eHOKS-siirron yhteenvetotuloste, joka näyttää siirrettyjen opintojen ja muiden tietojen yhteenlasketut summat. Nämä tiedot ovat:

• opiskeluvalmiuksia tukevat opinnot,
• hankittavat yhteiset tutkinnon osat,
• hankittavat ammatilliset tutkinnon osat,
• hankittavat paikalliset tutkinnon osat,
• aiemmin hankitut yhteiset tutkinnon osat (ei vielä siirry)
• aiemmin hankitut ammatilliset tutkinnon osat
• ja aiemmin hankitut paikalliset tutkinnon osat.

Lisäksi yhteenvedossa näkyy yhteisten tutkinnon osien osa-alueet, osaamisen hankkimistavat, osaamisen osoittamiset ja aiemmin hankitut osaamisen näytöt. Kustakin kohdasta näytetään lukumäärä.

Primuksen versiosta 4.62.6 lähtien toimii automaattinen tiedonsiirto eHOKS-palveluun. Opiskelijalajit-rekisteriin on lisätty kenttä Huomioi eHOKS-siirrossa, joka tulee rastia kaikille siirtoon mukaan halutuille opiskelijalajeille. Wilma statusraportissa näkyy jatkossa, jos automaattinen eHOKS-siirto ei ole onnistunut yhteysvirheen takia. Myös Primuksen pääikkunan alareunassa näytetään ilmoitus, jos eHOKS-siirrossa on virheitä.

Primuksen versiossa 4.62.5 on lisätty Caller-id eHOKS-palveluun kirjautumisen kyselyyn. Ei vaadi oppilaitoksissa erillisiä toimenpiteitä. Lisätty myös Primuksen Opiskelijalajit-rekisteriin uusi kenttä Testiopiskelijalaji, joka rastitaan niille opiskelijalajeille, joita ei ole tarkoitus siirtää eHOKS-palvelun tuotantopuolelle. Tällä estetään testimateriaalin siirtyminen oikeaan palveluun.

Primuksen versiossa 4.60.18 siirtyy aiemmin hankittuihin ammatillisiin tutkinnon osiin tarkentavia tietoja, mm. osaamisen osoittamisen tiedot sekä aiemmin hankitut paikalliset tutkinnon osat ja niihin tarkentavat tiedot, mm. mahdolliset osaamisen osoittamisen tiedot.

Primuksen versiossa 4.60.17 siirtyy myös osaamisen hankkimistavat (koulutussopimus, oppisopimus, oppilaitosmuotoinen) ja osaamisen osoittaminen (näytöt) sekä ammatillisista että paikallisista tutkinnon osista.

Primuksen versiossa 4.60.16 siirtyy myös aiemmin hankitut ammatilliset tutkinnon osat.

Primuksen versiossa 4.60.15 siirtyy myös hankittavat ammatilliset tutkinnon osat ja paikalliset tutkinnon osat.

Primuksen versiossa 4.60.14 siirtyy myös hankittavat yhteiset tutkinnon osat ja urasuunnitelma.

Ensimmäinen osa laajennuksesta on julkaistu Primuksen versiossa 4.60.12. Palveluun siirtyy minimitietojen lisäksi nyt tiedot opiskeluvalmiuksia tukevista opinnoista.

• Opiskeluvalmiuksia tukevat opinnot
• Urasuunnitelmat
• Opetuksen ja ohjauksen tuntimäärä (1.8.2022 alkaen)
• Hankittavat yhteiset tutkinnon osat ja osa-alueet
• Hankittavat ammatilliset tutkinnon osat
• Hankittavat paikalliset tutkinnon osat
• Aiemmin hankitut ammatilliset tutkinnon osat
• Aiemmin hankitut paikalliset (ammatilliset) tutkinnon osat
• Aiemmin hankitut yhteiset tutkinnon osat ja osa-alueet

Tiedonsiirto Primuksesta eHOKS-palveluun on maksullinen toiminto, jota varten tulee tilata lisenssi Vismalta. Lisenssi on ladattavissa ohjelmapäivityspalvelusta sen jälkeen, kun sopimus on tehty. Ladattu lisenssitiedosto viedään Koulun tiedot -rekisterin eHOKS-tiedonsiirron lisenssi -kenttään raahaamalla (samoin kuin esim. Kurre-lisenssi). Lisenssi tallennetaan niille kouluille, jonka tunnuksilla siirtoa tehdään ja joiden opiskelijoita siirretään. Tallenna lisenssi myös 1. korttinumerolla olevalle koululle, jos siirtoja tehdään manuaalisesti kouluttomalla tunnuksella.

Huom. lisenssin voi tallentaa myös Wilman kautta tämän ohjeen mukaan, jos käyttäjällä on ylläpito-oikeudet ja oikeus tallentaa lisenssejä.

Oppilaitoksen Opintopolku-pääkäyttäjä luo eHOKS-siirron tunnuksen ja salasanan ko. palvelussa. Tunnukset tallennetaan sen jälkeen niinikään Koulun tietoihin niille kouluille, joista opiskelijoiden tietoja siirretään eHOKS-palveluun.

Ota esille Koulun tiedot- ja Opiskelijat-rekistereissä alla olevat eHOKS-kentät. Lisää täytettäviä kenttiä on ohjeessa alempana muiden otsikoiden alla sekä toisessa ohjeessa, jossa ohjeistetaan osaamisen hankkiminen, osoittaminen ja aiemmin hankittu osaaminen. Kenttälistat täydentyvät sitä mukaan kun uusia siirtyviä tietoja tulee ohjelmapäivitysten myötä. Tarkista myös, että opiskelijarekisterin HOKS tapahtumat -taulukossa on täytetty HOKS-tapahtumapvm ja HOKS-tapahtumatyyppi -kentät siirrettäville opiskelijoille. Ensimmäistä kertaa siirrettäessä tapahtumatyypiksi valitaan joko "Ensikertainen hyväksyntä" tai "Laadinta ja ensikertainen hyväksyntä". Opiskelijan sähköpostiosoite siirtyy myös eHOKS-palveluun, jos kenttä on täytetty. Ensikertaisen hyväksynnän jälkeen eHOKS-palveluun siirtyy päivityspvm samasta taulukosta, jos HOKS-tapahtumatyyppi-kentässä on vaihtoehto "Hyväksyntä", "Päivitys" tai "Päivitys ja hyväksyntä".

Primuksen versiosta 4.60.12 lähtien siirtyy opiskeluvalmiuksia tukevat opinnot Opiskelijat-rekisterin taulukosta, katso kentät allaolevasta taulukosta. Opiskeluvalmiudet-taulukon tyhjiä rivejä ei huomioida.

Kenttä	Rekisteri	Huomioita
eHOKS-tiedonsiirron lisenssi	Koulun tiedot	Ohjelmapäivityspalvelusta
eHOKS-tiedonsiirron tunnus	Koulun tiedot	Tehdään eHOKS-palvelussa
eHOKS-tiedonsiirron salasana	Koulun tiedot	Tehdään eHOKS-palvelussa
eHOKS-siirron pvm	Opiskelijat	Tallentuu automaattisesti
eHOKS-siirron kellonaika	Opiskelijat	Tallentuu automaattisesti
eHOKS-siirron kohde	Opiskelijat	Tallentuu automaattisesti
eHOKS-siirron virhe	Opiskelijat	Tallentuu, jos virheitä
Viimeisin eHOKS-data	Opiskelijat	Tallentuu automaattisesti
HOKS tunniste	Opiskelijat	Opiskelijan eHOKS id palautuu eHOKS-palvelusta
Huomioi eHOKS-siirrossa	Opiskelijalajit	Rastitaan kaikille siirtoon halutuille opiskelijalajeille
Testiopiskelijalaji	Opiskelijalajit	Rastitaan opiskelijalajeille, joita ei saa siirtää tuotantoympäristöön (testiopiskelijat)
Tutkintokoulutuksen ja muun tarvittavan ammattitaidon hankkimisen tarve	Opiskelijat	Kyllä/Ei
HOKS-tapahtumapvm	Opiskelijat	Pvm katsotaan taulukosta siltä riviltä, jolta löytyy ensikertainen hyväksyntä. Ensikertaisen hyväksynnän jälkeen siirtyy pvm siltä riviltä, jolla on vaihtoehto "Hyväksyntä", "Päivitys" tai "Päivitys ja hyväksyntä".
HOKS-tapahtumatyyppi	Opiskelijat	Joko "Ensikertainen hyväksyntä" tai "Laadinta ja ensikertainen hyväksyntä" -vaihtoehto ensimmäistä kertaa siirrettäessä. Sen jälkeen "Hyväksyntä", "Päivitys" tai "Päivitys ja hyväksyntä".
Sähköpostiosoite	Opiskelijat	Siirtyy, jos on täytetty
Sähköpostiosoite 2	Opiskelijat	Toissijainen. Siirtyy, jos Sähköpostiosoite-kenttä on tyhjä
Matkapuhelin*	Opiskelijat	1.9.2022 alkaen päättökyselylinkkejä voi lähettää tekstiviestinä. Syötä kenttään vain oikeanmuotoinen puhelinnumero, ei tekstiä.
Opintojen tavoite saavutettu	Opiskelijat	Pvm siirtyy eHOKS-palveluun ja aktivoi päättökyselylinkin muodostamisen.
Opiskeluvalmiuksia tukevien opintojen nimi	Opiskelijat
Opiskeluvalmiuksia tukevat opinnot alkaen	Opiskelijat
Opiskeluvalmiuksia tukevat opinnot päättyen	Opiskelijat
Opiskeluvalmiuksia tukevien opintojen kuvaus	Opiskelijat
Älä huomioi eHOKS-siirrossa	Näytöt, TJK, Osaamisen tunnustaminen, Opetustarjonta	Kenttä rastitaan, jos jotain ei ole tarkoitus siirtää vielä eHOKS-palveluun, esim. näyttö-aikataulujen suunnitelma. Voi erikseen estää tietojen siirtämisen Koskeen ja eHOKS-palveluun ko. rekistereissä.

* Opiskelijan matkapuhelin-kentän siirtymisessä ei ole mitään tarkistuksia, joten jos kenttään on kirjattu muuta tietoa kuin pelkkä matkapuhelinnumero, tieto siirtyy ilman virheilmoitusta, mutta opiskelija ei saa silloin kyselylinkkiä tekstiviestinä, koska matkapuhelin-tieto on jotain muuta kuin oikea puhelinnumero.

HOKS tapahtumat -taulukko on täytetty yleensä jo valmiiksi, kun opiskelijalle on tehty HOKS opintojen alussa. eHOKS-palveluun siirtyy ensikertaisen hyväksynnän päiväys siltä riviltä, jossa on valittuna vaihtoehto "Ensikertainen hyväksyntä" tai "Laadinta ja ensikertainen hyväksyntä" kenttään HOKS-tapahtumatyyppi. Myöhemmin HOKS:a päivitettäessä siirtyy päivityspvm siltä riviltä, jossa on tapahtumatyyppi-vaihtoehtona "Hyväksyntä", "Päivitys" tai "Päivitys ja hyväksyntä".

Tiedonsiirron ajankohta ja data tai virhe täyttyvät automaattisesti kuvassa näkyviin kenttiin.

Primuksen versiosta 4.62.24 lähtien siirtyy myös opiskelijarekisterin Opintojen tavoite saavutettu -kentän päivämäärä. Tätä tietoa käytetään päättökyselylinkin aktivointiin. Kun opiskelija on saavuttanut HOKS:ssa sovitun osaamisen hankkimisen ja osoittamisen, täytetään ja siirretään päivämäärä eHOKS-palveluun. Se toimii herätteenä päättökyselylinkin aktivointiin. Päättökysely lähetetään opiskelijalle Arvo-palvelusta.

Jos eHOKS-palveluun ei ole opiskelijan valmistumispäivään mennessä tallennettu Osaamisen tavoite saavutettu -päivämäärää, päättökyselylinkin muodostamisessa käytetään Koski-palvelun tietoa opiskelijan valmistumisesta. Linkin lähetys opiskelijalle tapahtuu kuitenkin vasta päivämäärän mukaisena päivänä (herätepäivänä).

Jos linkin lähettämispäivää on tarvetta muuttaa jälkikäteen, tulee olla yhteydessä eHOKS-palveluun. Tiedon päivittäminen Primukseen ja sitä kautta eHOKS-palveluun ei enää käynnistä linkin aktivoimista uudestaan.

Älä huomioi Koski-siirrossa ei enää vaikuta eHOKS-siirtoon vaan sitä varten on oma kenttä Älä huomioi eHOKS-siirrossa. Tämän vuoksi tulee vaihtaa Älä huomioi eHOKS-siirrossa rasti kaikille niille rekisterikorteille, joita ei vielä haluta siirtää eHOKS-palveluun. Parhaiten se onnistuu hakemalla ensin kaikki rekisterikortit, joissa on rastittu Älä huomioi Koski-siirrossa ja tarkistamalla sen jälkeen, mille niistä pitää lisätä/vaihtaa eHOKS-siirron estävä rasti. Älä huomioi eHOKS-siirrossa -kenttä on nyt Opetustarjonta-, Näytöt-, Työpaikalla järjestettävä koulutus- ja Osaamisen tunnustaminen -rekistereissä.

Automaattinen eHOKS-siirto käynnistyy tunnin Koski-siirron jälkeen. Opiskelija tulee aina ensin olla siirrettynä Koskeen ennen ensimmäistä eHOKS-siirtoa.

Automaattisiirron toimimiseksi kaikille opiskelijalajeille, joiden opiskelijat on tarkoitus siirtää, tulee täyttää Opiskelijalajit-rekisterin kenttä Huomioi eHOKS-siirrossa. Lisäksi testiopiskelijalajeille rastitaan Testiopiskelijalaji-kenttä, jotta testiopiskelijoita ei vahingossa siirretä oikeaan eHOKS-palveluun.

Automaattisiirto toimii samoilla periaatteilla kuin automaattinen siirto Koskeen. Aina kun opiskelijan tietoihin tulee muutoksia, hänet otetaan mukaan seuraavaan ajastettuun eHOKS-siirtoon.

Jos jonkun opiskelijan eHOKS-tiedoissa on virheitä, näytetään Primuksen pääikkunan alareunassa tieto virheistä. Samoin kuin Koskisiirron virheissä, Näytä-painiketta painamalla avautuu opiskelijarekisteri ja ne opiskelijat, jotka ovat virhelistalla. (Tämä vaatii, että käyttäjällä on oikeus nähdä opiskelijarekisteri). Korjaa virheet, jolloin opiskelijat siirtyvät seuraavassa automaattisiirrossa. Tai vaihtoehtoisesti siirrä manuaalisesti opiskelijat eHOKS-palveluun korjausten jälkeen, jos tieto pitää saada sinne heti.

Automaattisen tiedonsiirron edellytykset

• Opiskelijan opiskelijalaji huomioidaan eHOKS-siirrossa (Huomioi eHOKS-siirrossa rastittu Opiskelijalajit-rekisterissä).
• Opiskelija ei ole testiopiskelija (Testiopiskelijalaji rasti Opiskelijalajit-rekisterissä).
• Opiskelija on aktiivinen tai arkistoitu. Opiskelijakortin tai pedagogisen asiakirjan tiedot ovat muuttuneet viikon sisällä (Muutettu viimeksi -kenttä).
• Opiskelija on siirretty Koskeen aikaisemmin. Koski-automaattisiirto on ajastettu -> eHOKS-siirto käynnistyy tuntia myöhemmin.
• Opiskelijan ensimmäisen rivin koululla on voimassa oleva eHOKS-tiedonsiirron lisenssi ja tunnukset.
• Opiskelijalla on täytetty päivämäärätiedolla "Ensikertainen hyväksyntä" tai "Laadinta ja ensikertainen hyväksyntä" HOKS-tapahtumat -taulukkoon.

Tiedonsiirto vaatii onnistuakseen sen, että siirrettävät opiskelijat löytyvät jo Koskesta. Opiskeluoikeuden tunniste (KOSKI)- ja Oppijanumero-kentissä tulee olla Koskesta palautuneet tiedot. Niiden avulla opiskelija tunnistetaan ja yhdistetään Kosken tietoihin. Lisäksi tiedonsiirtoa tekevän henkilön käyttäjäryhmällä tulee olla Pääsy tiedonsiirtoihin -oikeus rastittuna opiskelijarekisterin oikeuksissa. HUOM. täytä Opiskelijalajit-rekisterissä kenttä Huomioi eHOKS-siirrossa nyt kaikille opiskelijalajeille, joiden opiskelijat pitää siirtää eHOKS-palveluun. Manuaalisiirto siirtää tiedot aina eHOKS-palveluun, vaikka opiskelijan eHOKS-tiedoissa ei olisi tapahtunut muutoksia.

• Hae ensin siirrettävät opiskelijat opiskelijarekisterin ruutuun esimerkiksi haulla HOKS-tapahtumatyyppi=*ensikertainen* JA Opiskeluoikeuden tunniste (KOSKI)<>"" tai
• Valitse Ctrl-näppäin pohjassa siirrettävät opiskelijat, jos et siirrä kaikkia rekisteriruutuun haettuja opiskelijoita.
• Huom. eHOKS-tiedot siirretään vain niistä oppilaitoksen omista opiskelijoista, joista saadaan valtionosuusrahoitus.
• Valitse ylävalikosta Tiedonsiirrot / eHOKS. Avautuvassa apuikkunassa valitse joko Rekisteriruutuun haetut opiskelijat tai Valitut opiskelijat sen mukaan kummin teit opiskelijoiden valinnan. Voit valita myös vaihtoehdon Opiskelijalajin perusteella, jolloin Primus siirtää kaikki ne opiskelijat, joiden Opiskelijalaji-kentässä on sellainen opiskelijalaji, jolle on rastittu Huomioi eHOKS-siirrossa.
• Valitse lopuksi Siirrä tuotantoympäristöön ja paina OK.
• Tiedonsiirtoikkunassa on huomautus, että testiympäristöön ei saa siirtää tuotantodataa eli oikeita opiskelijoita. Siksi testiopiskelijoiden opiskelijalajille pitää rastia kenttä Testiopiskelijalaji.

Jos tiedonsiirto onnistuu, Primus ilmoittaa siitä valmiilla tulosteella ja opiskelijoiden rekisterikorteille tallentuu automaattisesti eHOKS-siirron pvm, kellonaika, kohde ja viimeisin eHOKS-data. Primuksen tulosteelta ja Viimeisin eHOKS-data -kentän sisällöstä näkee tiedonsiirron onnistumisen.

Primuksen versiosta 4.62.7 lähtien Primus näyttää yhteenvetosivun, jossa on kuvattu tarkemmin siirtyneiden opintojen ja muiden tilastoitavien tietojen määrät.

Jos siirrettävissä tiedoissa on virheitä, Primus ilmoittaa myös niistä. "Siirtyneitä opiskelijoita yhteensä" -kohdassa voi olla 0 (nolla) tai se opiskelijamäärä mikä siirtyi. "Ei siirrettyjä opiskelijoita yhteensä" -kohdassa näkyy, moniko jäi siirtymättä eli monellako löytyi virheitä. Tulosteen sulkemisen jälkeen avautuu tarkempi virheraportti, jossa on kerrottu virheitä sisältävän opiskelijan rekisterikortin numero ja virheelliset kentät. Samalla virheilmoitus tallentuu myös opiskelijan eHOKS-siirron virhe -kenttään. Korjaa virheet ja siirrä uudestaan tai jätä odottamaan seuraavaa automaattisiirron ajankohtaa.

Urasuunnitelmat siirretään eHOKS-palveluun Primuksen Pedagogiset asiakirjat -rekisteristä. Pedagogisen asiakirjan asiakirjalajina tulee olla "Urasuunnitelma".

• Urasuunnitelmalle tulee täyttää kenttä Opiskelijan tavoite.Kenttä on monirivinen ja viittaa Vastausvaihtoehdot-rekisteriin.
• Ota Vastausvaihtoehdot-rekisterissä esiin kenttä eHOKS-koodi.
• Tee rekisterikortit eHOKS-koodiston mukaisia vaihtoehtoja varten (tai täydennä olemassa oleville vaihtoehdoille eHOKS-koodi kenttä).
• Kun opiskelijan urasuunnitelmaan, Opiskelijan tavoite -kenttään, valitaan joku vaihtoehto, jolle löytyy eHOKS-koodi, siirtyy urasuunnitelma tiedonsiirrossa.

Kenttä	Rekisteri	Huomioita
eHOKS-koodi	Vastausvaihtoehdot	Täytä uusi kenttä vastausvaihtoehdoille.
Asiakirjalaji	Pedagogiset asiakirjat	Asiakirjalajina tulee olla urasuunnitelma.
Opiskelijan tavoite	Pedagogiset asiakirjat	Valitse joku vastausvaihtoehto, jolle on täytetty eHOKS koodi.

Koodit:

eHOKS-koodi	Selite	Aiempi vaihtoehto Primuksessa (HOKS-mallit)
0001	Jatko-opinnot	Jatko-opintoihin siirtyminen
0002	Työelämään siirtyminen	Työllistyminen
0003	Työuralla eteneminen
0005	Opintojen jatkaminen

EHOKS-palveluun tulee siirtää 1.8.2022 alkaen opetuksen ja ohjauksen tuntimäärä ammatillisen perustutkinnon opiskelijoille, jotka aloittavat opinnot 1.8.2022 tai sen jälkeen. Tuntimäärä siirretään tutkinnon osittain sekä yhteisten tutkinnon osien osa-alueittain hankittaville ammatillisille, hankittaville paikallisille ja hankittaville yhteisten tutkinnon osien osa-alueille. Jos tutkinnon osassa/ytojen osa-alueessa on osaamisen tunnustaminen, siihen ei silloin siirretä opetuksen ja ohjauksen tuntimäärätietoa. Osaamisen tunnustamiset siirtyvät eHOKS:ssa aiemmin hankittuihin opintoihin.

Opetustarjonta-rekisterissä on uusi kenttä Opetuksen ja ohjauksen tuntimäärä. Kentässä oleva tuntimäärä siirretään jatkossa eHOKS-palveluun, jos siinä oleva luku on yhtä suuri tai suurempi kuin nolla. Siirrossa huomioidaan opiskelija- ja opsikohtaisesti muutettu kentän arvo. Jos kenttä on tyhjä, Primus tutkii samaa kenttää ko. tutkinnon osan/ytojen osa-alueiden alapuolisilta kursseilta ja siirtää niistä yhteenlasketun tuntimäärän, jos näissä kursseissa on valinta tai suoritusmerkintä. Huomioi, että kentän arvoa ei voi opiskelijakohtaisella kurssimuutoksella tyhjätä, jos Opetustarjonta-rekisteriin on valmiiksi laitettu joku oletusarvo.

Nolla tallennetaan, jos todetaan, ettei opiskelija tarvitse opetusta ja ohjausta johonkin tutkinnon osaan/yton osa-alueeseen. Se on siis merkki siitä, että asia on käyty läpi henkilökohtaistamisessa. Tyhjä kentän arvo puolestaan on merkki siitä, että opetuksen ja ohjauksen tarvetta ei ole vielä määritelty.

Ota kenttä esille myös HOKS-lomakkeille ja tulosteille, jotta se voidaan täyttää HOKS:a laadittaessa. (Ota lomakkeelle samalla myös kenttä Ei oppilaitosmuotoista osaamisen hankkimista.) Sopivin HOKS-lomake tähän tarkoitukseen on "Ammattitaidon hankkiminen, mukautus ja poikkeama", jonka Lomakkeen tietokanta on Opiskelijakohtaiset kurssitiedot.

Primuksen versiosta 4.63.41.1 lähtien tuntimäärätiedon siirtyminen on estetty ennen 1.8.2022 aloittaneilta opiskelijoilta, koska lain mukaan tietoa tallennetaan vain 1.8.2022 tai sen jälkeen aloittaneille opiskelijoille. Primus tutkii opiskeluoikeuden alkamispäivän ensisijaisesti Opiskeluoikeusjakso alkaa -kentästä optpv-taulukosta.

Joskus on tarve mitätöidä Koskeen siirretty opiskeluoikeus. Katso tarkemmat tapaukset mitätöinnin ohjeesta. Jos mitätöityyn ammatilliseen opiskeluoikeuteen on tehty HOKS ja sen tietoja on siirretty eHOKS-palveluun, mitätöityyn opiskeluoikeuteen liittyvä HOKS on poistettava myös eHOKS-järjestelmästä. HOKS:n voi poistaa eHOKS:n käyttöliittymässä opiskelijan tavoite ja perustiedot -sivulla -> Poista HOKS.

Jos opiskelija eroaa ennen kuin HOKS:a on ehditty ensimmäistä kertaa hyväksyä, tietoja ei tallenneta eHOKS-palveluun ollenkaan.