Koski - opiskeluoikeuden mitätöinti

Opiskeluoikeuden tilat

Opiskelijan tiedot kirjataan Primuksen Opiskelijat-rekisterissä. Katso muista Koski-ohjeista kaikki Koski-siirtoon tarvittavat tiedot. Opiskeluoikeuden tiloja koskevat tiedot kirjataan lukioissa ja ammatillisissa oppilaitoksissa Opiskelijatyöpäivälaskenta/tuntimäärätaulukkoon. Myös perusopetukseen valmistavassa koulutuksessa tilajaksot kirjataan samaan taulukkoon. Taulukkoon voi kirjata kaikki läsnäolo-, loma-, keskeytys- ym. jaksot omille riveilleen. Myös rahoitusmuodon vaihtuessa samaan taulukkoon kirjataan uusi rivi.

Perusopetuksessa ei yleensä käytetä ko. taulukkoa vaan opiskeluoikeuden tilat siirtyvät Koskeen opiskelijan Kouluuntulopäivän/Aloituspäivän/Perusopetuksen alkamispäivän, Opiskelun tilap. kesk. seurantataulukon päiväysten ja Valmistumispäivän tai Eropäivän perusteella.

Opiskeluoikeuden tilat Koskessa

Jokaisella kouluasteella on hieman erilaiset tilojen määritelmät, tarkista Kosken ohjeista kunkin kouluasteen opiskeluoikeuden tilojen tarkemmat määritelmät. Alla vapaamuotoiset selitykset eri tiloista:

Läsnä = opiskelija opiskelee oppilaitoksessa

Loma = pidemmät lomat voidaan kirjata omina ajanjaksoina

Väliaikaisesti keskeytynyt = opiskelija on väliaikaisesti poissa, mutta hänen on tarkoitus jatkaa opintojaan myöhemmin. Opiskelija/huoltaja ilmoittaa keskeytyksestä ja sille on määritelty päättymispäivä

Eronnut/Katsotaan eronneeksi = opiskelija lopettaa opiskelun kyseisessä oppilaitoksessa ja/tai siirtyy toiseen kouluun tai opiskelija on ollut pitkään poissa eikä häneen saada yhteyttä opintojen jatkamiseksi

Valmistunut = opiskelija on suorittanut kaikki ne opinnot, jotka on opintojen alussa sovittu (HOKS) tai opiskelija saa perusopetuksen tai lukion opinnot valmiiksi (todistus)

Mitätöity = opiskelija ei ole aloittanut ollenkaan eikä saapunut paikalle opintojen alkaessa tai opiskelijalle on vahingossa siirretty vääräntyyppinen opiskeluoikeus Koskeen

Peruutettu = opiskeluoikeus peruutetaan ammatillisesta koulutuksesta annetun lain 81 §:n perusteella (ns. SORA-lainsäädäntöön vedoten tai kurinpidollisista syistä).

Mitätöinti

Mitätöinti tiedonsiirrolla lukioissa, ammatillisissa ja perusopetukseen valmistavissa

Jos opiskelijan alkutiedot on jo siirretty Koskeen, mutta hän ei aloita opintojaan tai on siirretty vahingossa väärä opiskeluoikeus tai väärä henkilötunnus, pitää tämä opiskeluoikeus ensin mitätöidä Koskesta ennenkuin samalle opiskelijalle voidaan siirtää uusi opiskeluoikeus.

Kirjaa yllämainittuun taulukkoon uusi rivi, jonka Opiskeluoikeuden tilat -sarakkeeseen valitaan "Mitätöity"-vaihtoehto.
Sen jälkeen siirretään opiskelijan tiedot Koskeen uudestaan. Primus ei ilmoita erikseen mitätöinnistä vaan Koskesta tulee tarkistaa, että opiskeluoikeus poistui mitätöinnin yhteydessä.
Mitätöinnin jälkeen Primuksessa tulee vielä tyhjätä Opiskeluoikeuden tunniste (KOSKI) -kentän tieto.
Opiskelijan rekisterikortti arkistoidaan, jos hän ei ole aloittanut opiskelua ollenkaan. Vaihda opiskelijalle vielä sellainen opiskelijalaji, jota ei huomioida Koski-siirrossa, jotta Primus ei yritä uudelleen siirtää virheellista tietoa Koskeen. Opiskelijalajiksi voi vaihtaa esim. "Mitätöity" tai "Arkistoitu" tmv.

Jos oli siirretty vääräntyyppinen opiskeluoikeus ja opiskelijan on kuitenkin tarkoitus jatkaa opintojaan, korjaa tiedot opiskelijan rekisterikortille ja siirrä hänet uudelleen Koskeen. Koskesta palautuu hänelle uusi opiskeluoikeuden tunniste Primukseen.

Mitätöinti tiedonsiirrolla perusopetuksessa

Perusopetuksessa mitätöintiä varten opiskelijarekisterissä täytetään Eropäivä ja valitaan Eron syy (rekisteristä) -kenttään vaihtoehto "Mitätöity".

Lisäksi tuolle vaihtoehdolle tulee täyttää Eron syyt -rekisterin kenttään Opiskeluoikeuden tila (KOSKI) myös vaihtoehto "Mitätöity". Tee sen jälkeen Koski-tiedonsiirto. Primus ei ilmoita erikseen mitätöinnistä.

Tarkista vielä Koskesta, että opiskeluoikeus poistui sieltä. Tyhjää kenttä Opiskeluoikeuden tunniste (KOSKI). Vaihda opiskelijalaji sellaiseksi, ettei Primus enää yritä siirtää opiskelijaa Koskeen ja arkistoi opiskelija, jos hän ei aloita opintojaan. Tai korjaa opiskelijan tiedot oikeiksi ja siirrä uudestaan Koskeen, jolloin hänelle palautuu uusi opiskeluoikeuden tunniste.

Mitätöinti KOSKI-palvelussa

Mitätöinnin voi tehdä myös Kosken käyttöliittymän kautta. Oppilaitoksen Koski-pääkäyttäjä kirjautuu KOSKI-palveluun. Opiskelijan tietojen muokkaustilassa, oikeassa reunassa Versiohistoria-linkin alapuolella näkyy linkki Mitätöi opiskeluoikeus. Klikkaa sitä ja vahvista mitätöinti.

Kun opiskeluoikeus on mitätöity KOSKI-palvelun käyttöliittymästä, tulee vielä Primuksesta tyhjätä kenttä, jossa on KOSKI-palvelun palauttama opiskeluoikeuden oid (Opiskeluoikeuden tunniste (KOSKI)). Tunniste on muotoa 1.2.246.562.15.XXXXXXXXXX. Tämän jälkeen siirretään uudelleen korjattu opiskeluoikeus KOSKI-palveluun. Koski luo ja palauttaa Primukseen uuden opiskeluoikeuden oid-tunnisteen.

Mitätöinti ja HOKS

Huom. Jos mitätöityyn ammatilliseen opiskeluoikeuteen on tehty HOKS ja sen tietoja on siirretty eHOKS-palveluun, mitätöityyn opiskeluoikeuteen liittyvä HOKS on poistettava myös eHOKS-järjestelmästä. HOKS:n voi poistaa eHOKS:n käyttöliittymässä opiskelijan tavoite ja perustiedot -sivulla -> Poista HOKS.

Milloin mitätöinti on tarpeen

Mitätöintiä tarvitaan seuraavissa tapauksissa:

siirretty vahingossa väärä opiskeluoikeuden tyyppi
on käytetty väärää oppijan yksilöivää tunnistetta (= hetu tai oppijanumero)
opiskelija ei ole koskaan aloittanut opetuksessa
opiskelijalle on luotu vahingossa useita päällekkäisiä opiskeluoikeuksia, kun pitäisi olla vain yksi opiskeluoikeus

Näissä tilanteissa KOSKI-palveluun tulee siirtää korjattu opiskeluoikeus täydellisenä tai aloittaa opiskeluoikeus- ja suoritustietojen tallentaminen alusta. Tämä ei korvaa aiemmin siirrettyä virheellistä opiskeluoikeutta, vaan luo tässä tilanteessa uuden. Virheellinen vanha opiskeluoikeus tulee vielä erikseen mitätöidä katselukäyttöliittymässä käyttäen "Mitätöi opiskeluoikeus" -toimintoa tai siirtämällä Primuksesta tilaksi "Mitätöity".