(Kurs)fakturering vid musikinstitut

Fakturatyper-registret

I Fakturatyper-registret kan man skriva in alla de fakturatyper som behövs, dvs. de fakturatyper som styr fakturorna till olika konton, t.ex. "X kommun musiklekskola", "Y stad läsårsavgifter"...
Dessutom kan man i fältet Fakturatypens grupp ange en gemensam nämnare för alla de fakturatyper som ska följa en viss fakturanumrering. Till exempel för läsårsavgifter kan man ange gruppen ”1” och för instrumentutlåning ”2” osv.

Fakturering-registret

I Faktureringsregistret är det bra att ange en standardlistordning, så att du alltid ser den önskade informationen redan när du öppnar registret. Som informationi listans ordning kan du ha t.ex. Fakturans nummer&Betalare (studerande)->Efternamn&Betalare (studerande)->Tilltalsnamn&Fakturans datum.

Produktgrupper-registret

I registret Produktgrupper kan du som separata produktgrupper ange de texter som ska stå som mellanrubriker på fakturan, t.ex. "Läsårsavgifter våren 2015" eller "Gruppundervisning hösten 2015". Kod-fältet kan användas till att kategorisera produkterna i fakturans överföringsfil, genom att ange ett siffervärde i fältet. För den produktgrupp som ska vara först lönar det sig att ge "100", som värde, nästa "200" osv. När läsåret byts ska du göra ett nytt registerkort som heter t.ex. "Läsårsavgift hösten 2015".

Produktnamn-registret

I det här registret kan du registrera alla produktnamn som ska användas i faktureringen, t.ex. "Kopieringsavgift", "Barndans 45 min.", "Musiklekskola 45 min." osv. Följande fält ska fyllas i för produktnamnet: Namn, Kod, Pris, Produktgrupp och Beakta i familjerabatter.

Kurser-registret

I Kursregistret (på yrkesläroanstalter kan registret också heta Undervisningsutbud) ska du kontrollera att alla kurser som ska faktureras separat (t.ex. körer) har fältet Produktnamn ifyllt. Det är på basis av det här fältet som bland annat priset hämtas från Produktnamn-registret till fakturaraden.

Vitsordsdefinitioner-registret

I detta register fältet ska Beaktas i kursfaktureringen kryssas i för de vitsord som ska beaktas i kursfaktureringen. Om till exempel en avbruten prestation inte ska faktureras alls, ska det inte vara något kryss i rutan för det vitsord som avser avbrott.

Produktnamnen till studerandekortet

Allt annat förutom avgifter för instrumentlån och kurser som faktureras separat ska registreras i Studeranderegistrets Betalningstidtabell, där det ledande fältet är B. inledningsdatum. Observera att studeranden måste ha prestationer för att det ska gå att fakturera.

• Fyll i B. inledningsdatum-fältet i t.ex. det datum som du lägger in informationen eller det datum från och med vilket faktureringsuppgifter ska börja samlas. Om en viss kurs ska faktureras under höstterminen ska du ange ett datum som infaller mellan höstterminens inlednings- och slutdatum. Om du fakturerar för vårterminen så fyll då i ett datum som infaller mellan vårterminens inlednings- och slutdatum.
• I B. produktnamn-fältet ska du välja produktnamn för faktureringsraden. Primus hämtar priset från Produktnamnsregistret såvida det är ifyllt där. Om du fakturerar bara ett produktnamn med det pris som står i Produktnamnsregistret kan du lämna fälten B. st. och B. à-pris tomma.
• Om du lägger in en siffra i fältet B. st., multipliceras priset för B. Produktnamn med den siffran när fakturan skapas. Om du också fyllt i B. à-pris blir fakturans summa B. st. x B. à-pris.
• Fältet B. à-pris har företräde jämfört med priset i Produktnamnsregistret.
• Om fältet B. belopp är ifyllt blir fakturabeloppet den summa som står i fältet oberoende av vad som står i fälten B. à-pris och B. st.. I fältet B. belopp kan du också skriva in ett belopp som ska gottskrivas, t.ex. "-20".
• Låt fältet B. faktureringsdatum stå tomt. Programmet fyller automatiskt i fältet när raden i fråga har fakturerats. Detta innebär dock inte att kunden har betalat fakturan.

Om det finns flera gottskrivningsrader, lägg samma plockningsförfallodag för dem som ska komma på en viss faktura.

Att göra fakturor i Studeranderegistret

Logga in i Primus med ett användarnamn som inte hänför sig till någon viss skola och med vilket du ser informationen om alla skolor/enheter (ett användarnamn där du inte behöver välja skola eller enhet när du ska logga in, t.ex. som huvudanvändare). Annars kan det uppstå flera fakturor med samma nummer. Det här möjliggör dessutom att du kan göra fakturorna för alla skolor/enheter på en gång. Det går ändå att göra fakturor i flera poster.

• Välj de elever som ska faktureras genom att måla dem.
• Välj Fakturering/Kursavgifter i menyn upptill.
• Nertill i det fönster som öppnas kan du under Studerande som faktureras välja om enbart de valda korten ska faktureras eller alla de som står i registerrutan.
• Fyll i önskad datumbegränsning i Startdatum och Slutdatum. Utifrån denna begräsning (t.ex. läsårets inlednings- och slutdatum) hämtar programmet sedan fram de kurser som ska faktureras av studeranden.
• Välj rätt alternativ i Fakturans typ-fältet.

Om du vill ha automatisk numrering på fakturorna, gör så här:

• När du för första gången gör en faktura för en viss fakturatyp, ska du ge fakturan det första numret i den numrering som ska gälla fakturatypen i fråga. Fakturatypen kan vara exempelvis "Läsårsavgifter" och den första fakturan får numret 100, medan "Musiklekskola"-fakturatypen börjar från 200, osv.
• När du sedan gör följande faktura av typen "Läsårsavgifter", välj alternativet ”Fakturanummer” i fältet Sök på basis av fakturatyp. Då hoppar programmet till Faktureringsregistret och kontrollerar följande lediga nummer (101) utifrån de fakturor som finns i Faktureringsregistret. När man använder automatisk fakturanumrerig måste man alltså lämna den senaste fakturan för varje fakturatyp oarkiverad för att den löpande numreringen ska stämma i kommande fakturor.

På samma sätt kan du få också referensnumren automatiskt. Om fältet Sök på basis av fakturatyp inte är framme kan du kontrollera i Information om skolan att ingen skola (inte heller någon arkiverad inställningsskola) har värdet ”Automatisk” valt i fältet Kursfaktureringens faktura- och referensnummer.

Kryssa i fältet Beakta även betalningstabell, varvid de rader som finns i betalningstidtabellen kommer med på fakturan, och inte bara priserna från Kursregistret eller kurstypen. I och med detta försvinner fliken Faktureringsrader så att det inte går att göra fakturor manuellt.

Fyll vid behov i de övriga fälten och klicka på Gör fakturorna. Om det gjorts flera faktureringsrader med samma inledningsdatum för en viss elev, räknar Primus ihop summorna för alla rader på en faktura. På fliken Specifikation i Faktureringsregistret ser du vad fakturan innehåller, specificerat per rad.