Registrering och fakturering av instrumentlån

I Biblioteksregistret kan varje instrument ha ett s.k. grundpris i det enradiga fältet Lånepris. Det här priset kan vid behov ersättas med ett annat pris från Händelsetabellen. Själva utlåningen kan du registrera i Händelser-flikens Händelsetabell:

• Skriv in startdagen för utlåningen i fältet Inledningsdatum.
• Väl "Lån" i Åtgärd när du vill att raden ska ingå i faktureringen.
• Välj den studerande som ska faktureras i fältet Låntagare (studerande).
• Om utlåningspriset ska vara något annat än grundpriset ska du ange beloppet i fråga i tabellens fält Lånepris.
• I fältet Slutdatum skriver du in det sista datumet då raden ännu ska ingå i faktureringen. I allmänhet är slutdatumet återlämningsdagen för lånet/instrumentet.
• Fyll INTE i Faktureringsdatum eftersom Primus automatiskt lägger in fakturadatumet där efter att fakturan är gjord och överförd till Faktureringsregistret.

Om instrumentet är utlånat under flera terminer räcker det ändå med att registrera lånet endast en gång - fakturorna kan göras för varje termin.

Du kan göra fakturor för instrumentlån precis när du vill, t.ex. för varje utlåning eller en gång i månaden. När utlåningen är registrerad i Biblioteksregistrets Händelsetabell hämtar Primus uppgifterna till fakturorna från dessa fält. Om det redan finns ett datum i fältet Faktureringsdatum på raden, har det redan tidigare gjorts en faktura för raden.

• Måla i Biblioteksregistrets lista de instrument som ska faktureras. Du kan också måla hela listan eftersom programmet hoppar över de instrument där det inte finns något att fakturera eller där priset är 0 €.
• Välj Fakturering/Fakturering av lån upptill på sidan.
• Välj nertill i faktureringsfönstret huruvida du vill fakturera de valda registerkorten (instrumenten) eller alla instrument i registerrutan.
• I fältet Faktureringsperioden börjar ska du fylla i det datum från och med vilket öppna lån ska faktureras. Om senaste fakturering gjordes hösten 2013 och det är lånen för vårterminen som ska faktureras, ska det stå 1.1.2014 i fältet.
• Välj rätt alternativ i Fakturans typ,t.ex. "Instrumentfakturering". Alternativen hämtas från Fakturatyper-registret, där du själv kan skapa de fakturatyper som behövs.
• I fältet Sök på basis av fakturatyp väljer du alternativet ”Fakturanummer”. Då hämtar Primus från Faktureringsregistret följande lediga nummer för de fakturor som har samma fakturatyp. På samma sätt kan du också hämta referensnumret automatiskt. Observera att det alternativet är tillgängligt enbart om alternativet ”Inmatas för hand” är valt i fältet Kursfaktureringens faktura- och referensnummer i Information om skolan.
• Fyll vid behov i de övriga fälten och klicka på Gör fakturorna.
• Från fönstret för överföring av fakturor kan du förflytta dig direkt till Faktureringsregistret. Följ där anvisningen Allmän instruktion för fakturering, börjandes från rubriken "Faktureringsregistret" (se länken nertill i denna anvisning).

Om Faktureringens inledningsdatum infaller under den tidsperiod som bildas mellan händelsetabellens fält Inledningsdatum och Slutdatum, faktureras raden i fråga. I fältet Faktureringsdatum kommer automatiskt det datum som fakturan skapades.