Fakturering av kurser (medborgarinstitut)

Information om skolan-registret:

• Kursavgift €/år
• Kursavgift €/sv (1) (lämna det här fältet tomt om studieveckor inte används i prissättningen, jfr fälten i Kursregistret nedan)
• Betalningstid i dagar

I fältet Kursavgift €/år skriver du in maximipriset, dvs. det pris som högst kan faktureras under ett läsår för en studerande. Då priset som står i fältet har fakturerats kommer Primus inte att göra nya fakturor åt studerandena. Om den sista fakturans pris är högre än maximipriset kommer Primus att automatiskt sänka priset med skillnaden mellan maximipriset och det redan fakturerade priset. Primus skriver inte ut närmare information om att maximipriset har uppnåtts. Om fältet lämnas tomt finns det ingen övre gräns.

Om kursfaktureringen görs utgående från antalet studieveckor ska du fylla i fältet Kursavgift €/sv. De kurser som faktureras ska då också ha fältet Studieveckor ifyllt i Kursregistret. Faktureringspriset räknas ut på basis av hur många studieveckor kursen innehåller. Ifall er läroanstalt använder prissättning enligt studieveckor måste fältet Pris som finns i Kursregistret vara tomt.

Fakturans förfallodag blir automatiskt den dag då fakturan görs + 14 dagar. Om du vill ändra betalningstiden ska du skriva in antalet dagar i fältet Betalningstid i dagar. Om du t.ex. vill att betalningstiden ska vara 21 dagar, ska du skriva in 21 i fältet.

Kurser-registret:

• Pris (2) (lämna det här fältet tomt om ni prissätter kurserna enligt studieveckor)
• Studieveckor

När kurserna har egna, fasta priser ska prisen skrivas in i fältet Pris i Kursregistret. Det gör att studieveckorna inte beaktas i faktureringen.

Studerande-registret:

• Betalningsklass (%)
• Faktureringens inledningsdatum
• Fakturering

I fältet Betalningsklass (%) går det att bestämma om studeranden ska betala hela priset (100%), halva priset (50%) eller ingenting (%).

I fältet Faktureringens inledningsdatum ska du skriva in från vilket datum faktureringen ska beakta kursprestationer i studerandens läroplan, t.ex. läsårets inledningsdatum. Om du skriver in 1.8.2014 kommer de kurser som har avlagts efter 1.8.2014 att tas med i faktureringen.

I fältet Fakturering kommer det alltid fram en ny rad då studeranden har fått en ny faktura. Via fältet går det att öppna Faktureringsregistret och se tidigare fakturor.

Vitsordsdefinitioner-registret

• Beaktas i kursfaktureringen

I registret Vitsordsdefinitioner bör du kryssa i Beaktas i kursfaktureringen för alla de vitsord som ska tas med i faktureringen. De kurser som ska faktureras bör också ha den vitsordsskala som innehåller vitsord som faktureras.

Fakturatyper-registret

Skapa sådana fakturatyper som ni behöver, t.ex. Lägeravgift, Kortkursavgift osv. Om er läroanstalt använder prisgrupper i faktureringen ska du lägga till rätt prisgruppsnummer för varje fakturatyp i fältet Fakturatypens grupp.

Alternativa faktureringssätt

Fakturorna kan göras enligt ett särskilt pris för studieveckor (1) eller genom att varje kurs har egna avgifter (2). Det går att använda båda sätten samtidigt om det görs för olika kurser. Samma kurs kan inte faktureras på två olika sätt.

OBS! Kursfaktureringsfunktionen kontrollerar alltid först priset i Kursregistrets Pris-fält. Om fältet är tomt beaktas det som har skrivits in i fältet Kursavgift €/år(Information om skolan) och i fältet Studieveckor (Kursregistret).

Innan du gör fakturorna ska du kontrollera att studeranden har fått vitsord i de kurser som faktureras. Skriv in från och med vilket datum prestationerna ska tas med i faktureringen i fältet Faktureringens inledningsdatum. Fyll också i rätt % i fältet Betalningsklass (%).

När du vill göra fakturorna ska du öppna Studeranderegistret och klicka på Fakturering / Kursfakturor. Det öppnar ett nytt fönster som innehåller olika faktureringsuppgifter. I fönstrets nedre kant finns rubriken Studerande som faktureras och där ska du kryssa i antingen "Valda registerkort" eller "Kort som är framsökta i registerrutan". Fyll också i följande uppgifter:

• Inledningsdatum och Slutdatum
• Fakturans typ
• Sök på basis av fakturatyp (antingen "Fakturanummer" eller "Faktura- och referensnummer", beroende på om den automatiska numreringen ska göras endast för fakturanumret eller för både faktura- och referensnumret)

Om den automatiska numreringen inte är i användning ska det första lediga numret skrivas in i Fakturanummer-fältet. Primus skapar då en fortlöpande numrering på alla valda studerandes fakturor. I fältet Referensnummer ska du skriva in det första lediga referensnumret som du har fått från banken. Om ni inte använder bankens referensnummer ska du skriva in fakturanumret som referensnummer och sedan trycka på F3. Primus skapar då egna referensnummer åt fakturorna utgående ifrån fakturanumret.

I fältet Skattefritt pris skriver du in samma pris som i Kursregistret eller en studieveckas pris. Om en kurs är längre än 1 sv syns slutsumman först i Faktureringsregistret.

När du har skrivit in alla uppgifter ska du klicka på Gör fakturorna. Primus visar då ett meddelande om hur många fakturor som har gjorts. Om du där kryssar i Öppna Faktureringsregistret kommer Primus att öppna Faktureringsregistret automatiskt och du kan då genast kontrollera att fakturorna är korrekta innan du printar ut dem eller överför dem till ett annat faktureringsprogram.

I fältet Specifikation kommer det fram en text som visar från vilken tidsperiod fakturorna är (fakturornas inlednings- och slutdatum). Om ni använder en prissättning enligt studieveckor kommer det också fram en text som visar hur många kurser det är fråga om (= studieveckor).

På Specifikationsfliken syns det vilka kurser som faktureras och deras enskilda pris i fältet Radens förklaring.

I faktureringen beaktas de kursprestationer som

• har ett vitsord
• antalet studieveckor >0 (prissättning enligt studieveckor)
• har vitsord som beaktas i kursfaktureringen
• har endast ett vitsord
• har ett prestationsdatum som infaller inom fakturans tidsintervall
• inte ännu har fakturerats.