Uppdaterad: 19.11.2020
Pro Economica -överföringen görs i Fakturering-registret. Då man skall göra överföringen, väljer man i Fakturering-registret den räkning som skall behandlas. Ifall nödvändiga fält inte är framme får man dem hämtade med fälteditorn (Underhåll / Fälteditorn).
Fält och register som behövs vid överföringen
Förutom fält i Fakturering-registret måste även fält i andra register vara ifyllda för att överföringen skall lyckas. Dessa register finns i Primus huvudmeny under Övriga register. Nedan finns listat de register samt fält, som måste eller är rekommenderade att vara ifyllda:
Fakturatyper-register
- Namn
- Faktureringstyp
- Fordringskonto
Budget-konton -register
- Kontonummer
- Moms-bas
- Moms-konto
- Tillägsuppgifter 1
Områden för kostnadsort -register
- Namn
- Kod
Betalarens uppgifter:
Om räkningen har fält ifyllda som är länkade till något personregister (t.ex. studerande-, lärare-, personalregister), hämtas uppgifterna från dessa. Exempel på denna typ av länkfält är Betalare (studerande) -fältet. I andra fall tas denna information från Fakturerings-registrets fält: Betalarens namn, Betalarens personbeteckning/FO-nummer, Betalarens näradress och Betalarens postadress. Dessa uppgifter är obligatoriska. De uppgifter som överförs är personbeteckning, efternamn, förnamnen eller tilltalsnamnet, samt när- och postadressen. Adressuppgifterna hämtas i första hand från fälten Studieortens näradress och Studieortens postadress, om dessa inte är ifyllda hämtas uppgifterna i andra hand från fälten Hemortens näradress och Hemortens postadress.
Räkningens rubrikrad:
| Uppgift i räkningen Fält i Primus Fakturerings-register | Uppgift i räkningen Fält i Primus Fakturerings-register |
|---|---|
| Faktureringstyp | Fakturans typ (register) |
| Faktureringsnummer | Fakturans nummer |
| Faktureringsdatum | Fakturans datum |
| Nettoförfallodag | Förfallodag |
| Räkningens summa | Pris med skatt / Skattefritt pris. Om priset med skatt inte finns så hämtas uppgiften från fältet skattefritt pris. |
| Referensnummer | Referensnummer |
| Räkningens text | Avtalsreferens |
De egentliga räkningsraderna:
Siirto voidaan toteuttaa kahdella eri tavalla. Ensimmäistä tapaa käytetään silloin, kun laskun tiedot on eritelty riveittäin erittelytaulukkoon. Toista tapaa taas käytetään silloin kun erittelytaulukkoa ei ole käytetty.
Överföringen kan förverkligas på två olika sätt. Det första sättet används då räkningens uppgifter har antecknats radvis till betalningstabellen. Det andra sättet används då man inte använt sig av tabellen.
Första sättet:
- De uppgifter som man vill ha i räkningen, antecknas till flerradiga fält som hittas i fälteditorn under grenen "Betalningar (tabell)". Då fält tas fram skall de ordnas brevid varandra i rader.
- Fyll i Budget-konton -registrets kontouppgifter. Till registret måste man ifylla minst Kontonummer-fältet (ofta fyra siffror). Det är också bra att fylla i Tillägsuppgifter1-fältet t.ex. kontots namn. Om kontot är ett Moms-försäljningenskonto, skall också fälten Moms-bas och Moms-konto ifyllas. Till det första ifylls bara ett nummer, t.ex. 23.
| Uppgift i räkningen | Fält i Primus Fakturering-register |
|---|---|
| Faktureringstyp | Fakturans typ (register) |
| Faktureringsnummer | Fakturans nummer |
| Radtyp | Primus uträknar på basen av uppgiften |
| Radens summa | Radens pris med skatt (Primus räknar)Till fordringskontoraden hämtas uppgiften från fälten Pris med skatt / Skattefritt pris. Om priset med skatt inte finns så hämtas uppgiften från fältet skattefritt pris. |
| Bokföringens konto | Radens budget-konto. Till fordringskontoraden hämtas uppgiften från Räkningens typ (register) -fältet. |
| Ränte kod | Med ränta (Betalningar (tabell)) |
| Överföringsförklaring | Radens förklaringTill fordringskontoraden hämtas uppgiften från fältet Specifikation. |
| Moms-bas | Radens budget-konto |
| Moms-summa | Primus räknar |
| Identifierare1 | Radens kostnadsställe |
Andra sättet:
Om man överför räkningen på det andra sättet kan räkningen bara ha en rad, t.ex. "Studentskrivningarna, 3 prov". Man behöver inte en betalningstabell.
Nedan är listade endast de fält som skiljer sig från det första överföringssättet. I Fakturatyper-registret ifylls följande fält:
- Radtyp
- Budget-konto
- Med ränta
Fälten hittas i fälteditorn under Pro-Economica-grenen. Tabellen ifylls så att man till radtypen antecknar det nummer som Pro Economica använder (1=försäljningskonto, 2=moms-konto, 3=fordringskonto, 7=intern utgift, 8=moms-konto för intern utgift). Till Budget-konto -fältet ifylls det önskade kontot. Minst radtyperna 1 och 3 måste vara ifyllda. Ifall räkningarna är med skatt, måste även rad 2 vara ifylld (moms-konto).
Dataöverföring
Att göra överföringsfilen i Fakturering-registret:
- Måla i listan de fakturor, som man vill överföra och välj i övre menyraden Dataöverföringar / Gör Pro Economica -övergöring.
- Hämta till Betalarens kund-id -fältet den uppgift som man vill skall överföras som studerandens identifierare. Definitionerna på uppgifter som överförs kan ändras genom att klicka på ifrågavarande rad.
- För under 18-åringar vårdnadshavaren till betalare ikryssas ifall fakturorna går till vårdnadshavarna, hämta till Vårdnadshavarens kund-is -fältet den uppgift som man vill använda som vårdnadshavarens id, t.ex. vårdnadshavarens personbeteckning. Ifall man här väljer uppgiften från vårdnadshavaretabellens fält, hämtas uppgifterna antingen från den rad till vilken ikryssats Betalare vid fakturering eller ifall denna uppgift inte inmatats, väljs uppgifterna från första raden.
- Kvittera till sist Ok och välj filens namn och plats för sparning.
Då Pro-Economica -dataöverföringsfilen upprättats i Primus, fortsätter man behandla räkningen i ett enskilt program.
