ProE-fakturering
Uppdaterad: 19.11.2020
Överföringsfilerna för fakturor till ProE-systemet görs i Faktureringsregistret. Fyll först i alla uppgifter som behövs för fakturan i Primus register och skapa sedan fakturorna i Studeranderegistret.
Förberedelse
- Skapa ett nytt registerkort i Primus register Fakturatyper, t.ex. "ProE", om ett sådant inte redan finns.
- Fyll i fälten Kalkyl-id (kredit), Kalkyl-id (debet). Du kan också ange Faktureringstyp, Kundtyp och Partnerkod. Dessa uppgifter överförs till ProE.
Bokföraren kan ge närmare information om vad som ska stå i dessa fält.
- Ta reda på vilka uppgifter som används för att identifiera personer (t.ex. personbeteckning).
- Om du vill lägga till en vårdnadshavare som betalare åt en minderårig måste vårdnadshavarens uppgifter matas in i Primus Studeranderegister och fältet Betalare vid fakturering kryssas i.
- Sök fram de studerande som skall faktureras och välj vilka fakturorna du vill skapa i Faktureringsmenyn.
- I fältet Fakturans typ väljer du den fakturatyp som du skapade tidigare.
- Andra fält behöver inte fyllas i utan klicka på Gör räkningarna.
- Sedan kan du gå till Faktureringsregistret, där fakturorna har sparats.
Uppgifter om betalaren
- Om det finns ett fält på fakturan som är ifyllt och som är länkat till nåt annat personregister (t.ex. studerande-, lärar- eller personalregistret) hämtas uppgifterna från registret som det är länkat till. Ett länkfält är t.ex. Betalare (studerande). I övriga fall kommer uppgifterna från namn-, personbetecknings- och adressfälten som finns i Faktureringsregistret. Uppgifterna är obligatoriska. Uppgifterna som överförs är framför allt Personbeteckning, Efternamn, Förnamn ELLER Tilltalsnamn samt När- och Postadress. Uppgifterna är i första hand studieortens när- och postadress, men om de inte är ifyllda är de i andra hand hemortens när- och postadress.
Överföringsfilens namn
Om du inte anger något specifikt standardnamn för filen föreslår programmet namnet Primus2ProE då du sparar filen.
Du kan ange ett standardnamn i fältet Fakturaöverföringsfilens standardnamn som finns i registret Information om skolan:
- Namn utan tidstämpel: proe_egetnamn.txt, t.ex. proe_mallbyskola.txt. Du kan byta ut filändelsen.
- Namn med tidstämpel: egetnamn#FORMATDATETIME(yyyymmddhhmm).dat, t.ex. mallby#FORMATDATETIME(yyyymmddhhmm).dat. Du kan byta ut filändelsen. En fil som gjorts 4.1.2016 kl. 15.25 skulle alltså sparas med namnet mallby201601041525.dat.
Om du vill kan du kryssa i fältet Förhindra ändringar av fakturaöverföringsfilens namn, vilket förhindrar användaren att ändra filens namn då den sparas.
Att göra överföringsfilen i Faktureringsregistret:
- Välj de fakturor på listan som ska överföras och välj Dataöverföring/Gör ProEconomica-överföring.
- I fältet Betalarens kund-id finns den information som överförs som studerandens identifierare.
- Kryssa vid behov i fältet För minderåriga, vårdnadshavaren betalare. Om fakturorna skickas till vårdnadshavaren ska du hämta den information som du vill använda för att identifiera vårdnadshavaren (t.ex. vårdnadshavarens personbeteckning) till fältet Vårdnadshavarens kund-id. Ifall du väljer vårdnadshavartabellens fält, hämtas uppgiften antingen från den raden där fältet Betalare vid fakturering är ikryssat eller från första raden om uppgiften ovan inte har matats in.
- Samla fakturorna studerandevis gör så att alla studerandes fakturor samlas ihop.
- Samla fakturorna enligt vårdnadshavare gör så att alla fakturor för en vårdnadshavares barn samlas ihop. Fakturorna samlas ihop på basen av Vårdnadshavarens kund-id. Fältet kan kyssas i om fältet För minderåriga, vårdnadshavaren betalare är ikryssat.
- Vårdnadshavarens uppgifter till betalare-raden skapar en skild faktureringskundrad av vårdnadshavarens uppgifter. Faktureringskundens uppgifter behövs ifall faktureringskunden är annan än juridisk kund. För minderåriga behövs dessa inte i vanliga fall, eftersom vårdnadshavaren också är en juridisk kund, iallafall i eftermiddagsverksamhet.
- Överför uppgifterna om solidariskt ansvariga: vårdnadshavarna får egna rader i fakturafilen, om fältet Solidarisk betalare är ikryssat i vårdnadshavartabellen. Du kan kryssa i detta om också För minderåriga, vårdnadshavaren betalare är ikryssat i överföringen. Solidarisk överföring är möjlig i ProE:s Tuonti3-format.
- Överför produktgruppens namn som förklaringsrad gör att en textrad skapas som innehåller produktgruppens namn som definierats till produktnamnet.
- Överför datum överför datumen i fälten Fakturans datum-, Förfallodag och Betalningsdag.
- Överför faktura- och referensnummer. Med detta överförs informationen om Fakturans nummer och Referensnummer. Faktura- och referensnumret kan också göras i ProE och de behöver då inte flyttas till Primus.
- Namnens längd i filen 50 tecken. Detta gör att fakturorna överförs enligt Pro E:s senaste filbeskrivning.
- Anteckna fakturerarens uppgifter till fakturan. En textrad formas med uppgift från Information om skolan-registrets Fakturerare-fält, t.ex. skolans kontaktperson.
- Postnummer och -anstalt åtskilt i överföringen. Om detta ikryssas kommer det att komma ett mellanslag mellan postnumret och postanstalten. Om fältet inte är ikryssat överförs informationen ihopskriven, t.ex. 99999Mallby.
- Klicka slutligen på OK, namnge filen och spara den.
Filen kan sedan förmedlas vidare.
När du överför fakturor med ProE-dataöverföring kan du välja att överföra fakturanumret som 10 tecken långt genom att i dataöverföringens startfönster kryssa i fältet Använd hela fakturanumret.