Hakemus lomaan (Hakemukset ja päätökset)

• Lomakkeen tietokanta: Hakemukset ja päätökset
• Lomakkeen tyyppi: Rekisterin tiedot
• Käytössä Wilman liittymissä: Huoltaja
• Käyttäjäryhmä Wilmassa: Esim. Wilma: huoltaja
• Uuden rekisterikortin luominen sallittu:rastitaan
• Näkyy Wilmassa rastitaan

Käyttäjäoikeudet

Päästäkseen tekemään hakemuksen, on käyttäjällä oltava sellainen käyttäjäryhmä, jolla on oikeus Hakemukset ja päätökset -rekisteriin.

Ellei sopivaa käyttäjäryhmää ole ennestään, tee huoltajia/opiskelijoita varten käyttäjäryhmä Primuksen Käyttäjäryhmät-rekisteriin, esim. "Wilma: huoltaja/opiskelija".

Anna käyttäjäryhmälle Wilman oikeudet -välilehdellä oikeus Hakemukset ja päätökset -rekisteriin ja rekisterin toiminnoista Uuden rekisterikortin luominen sekä tarvittaessa Tallennettujen tulosteiden tulostusoikeus.

Valitse tehty käyttäjäryhmä tälle lomakkeelle sekä lisää sama käyttäjäryhmä Koulun tiedot -rekisterin kenttään "Huoltajan käyttäjäryhmä Wilmassa".

Jos hakemus halutaan myös täysi-ikäisten opiskelijoiden käyttöön, tee lomakkeesta kopio, rasti Käytössä Wilman liittymissä -kohtaan "Opiskelija" ja valitse Käyttäjäryhmä Wilmassa -kenttään opiskelijoiden käyttäjäryhmä. Valitse sama käyttäjäryhmä Koulun tiedot -rekisterissä kenttään Opiskelijan käyttäjäryhmä Wilmassa.

Lomakkeen alussa on ohjetekstiä hakemisesta ja hakemuksen täyttämisestä. Muokkaa Lomake-editorissa ohjeet kuntanne käytäntöjen mukaisiksi, tai poista tarpeettomat tiedot.

Primuksessa tehtäviä valmisteluita:

• Jotta lomake toimii Wilmassa, on Primuksen Hakemuskoodit-rekisterissä oltava loma-anomusta koskeva hakemustyyppi (esim. Hakemuskoodi: H3 Selite: Loma-anomus). Lomakkeella käytetään tätä tietoa oletusarvona.

Lomakkeen alun hakemusta koskevaan osioon tulee automaattisesti hakemuspäiväksi nykyinen päivämäärä, sekä Hakemus-kenttään tieto Loma-anomus. Nämä tiedot on tehty kentän oletusarvojen kautta. Hakemuspäivän oletusarvona on nykyinen päivämäärä, Hakemus-kenttään oletusarvo on kirjoitettu käsin. Kentän näkymänä on selite, eli muokkaa tarvittaessa hakemuksen selite oman kunnan loma-anomusta koskevan selitteen mukaiseksi. Oletusarvo tulee olla täsmälleen samassa sanamuodossa kuin Primuksen Hakemuskoodit-rekisterissä oleva loma-anomusta koskeva selite.

Hakemuksia on mahdollista kohdistaa tietylle käyttäjäryhmälle, esim. lyhyet loma-anomukset luokanvalvojan käsiteltäviksi ja pitkät lomat rehtorin käsiteltäväksi. Silloin tarvitaan erilliset hakemuskoodit hakemusten erottelemiseksi.

1. Tee Primuksen Hakemuskoodit-rekisteriin erilliset hakemuskoodit
   • Hakemuskoodi H3, Selite Loma-anomus 1-3 päivää, Käyttäjäryhmä Wilmassa Luokanvalvojat
   • Hakemuskoodi H4, Selite Loma-anomus yli 3 päivää, Käyttäjäryhmä Wilmassa Rehtorit
2. Tee loma-anomuksesta kaksi hakemuslomaketta, toinen lyhyen loman anomista varten ja toinen pitkän loman anomista varten. Lomake-editorissa lomakkeen voi helposti kopioida toisen pohjalta: Toiminnot / Kopioi rekisterikortti. Nimeä lomakkeet selkeästi, esim. "Loma anomus 1-3 päivää" ja "Loma-anomus yli 3 päivää".
3. Tee lomakkeisiin seuraavat muokkaukset:
   • Hakemus-kentän oletusarvoksi merkitään lyhyen loman lomakkeeseen "Loma-anomus 1-3 päivää" ja vastaavasti pitkän loman lomakkeeseen "Loma-anomus yli 3 päivää".
   • Ehdot ja tarkistussäännöt -välilehdelle muutos lomakkeen oletuksena olevaan näkymisehtoon:
     • Lyhen loman lomakkeen näkymisehtoon ...JA Selite ="Loma-anomus 1-3 päivää"
     • Pitkän loman lomakkeen näkymisehtoon ...JA Selite="Loma-anomus yli 3 päivää".
   • Sanamuodot ovat tärkeitä. Samaa sanamuotoa on käytettävä sekä hakemuskoodin selitteessä että lomakkeen ehdoissa. Jos siis teet hakemuskoodit jollain muulla nimella (esim. loma-anomus luokanvalvojalle), on kirjoitusasun oltava sen mukainen myös lomakkeen ehdoissa.
4. Vaikka anomuslomakkeita on kaksi, ei profiililomakkeita tarvita kuin yksi yhteinen. Sama profiililomake sopii molempien loma-anomusten tarkasteluun, koska lomakkeen näkymisehto kattaa molemmat loma-anomukset. Lomakepankin profiililomakkeella on näkymisehto: Hakemus->Selite="Loma-anomus*". Tähti sanan lopussa tarkoittaa, että lomake näkyy aina kun hakemuksen selitteen alku on "Loma-anomus", oli kyse sitten 1-3 tai yli 3 päivän pituisesta lomasta.

Hakemuksen voi kohdistaa myös tietyille henkilöille suoraan. Silloin lomakkeelle lisätään kentät Käsittelijät (opettaja) ja/tai Käsittelijät (henkilökunta).

Poissaololuokitus voidaan merkitä suoraan lomapäätöksen yhteydessä. Päättäjän valitsema luokitus näkyy luokanvalvojille ja aineenopettajille Wilman tuntimerkinnöissä opiskelijan nimen kohdalla, josta sen voi myös kopioida kaikille tunneille. Poissaololuokitus tallentuu Primuksen Opiskelijat-rekisterin Poissaolotaulukkoon.

Ominaisuus otetaan käyttöön seuraavasti:

1. Ota Hakemukset ja päätökset -rekisterin Kenttäeditorista esiin kenttä Poissaolon luokitus. Tarkista myös, että kentät Alkamispvm ja Päättymispvm ovat esillä.
2. Lisää Lomake-editorissa Poissaolon luokitus -kenttä sille lomakkeelle, jolla päätöksiä kirjataan Wilmassa. Tarkista, että lomakkeelta löytyvät myös kentät Alkamispvm ja Päättymispvm. Jos lomapäätöstä koskevia lomakkeita on useita (esim. lyhyt loma, pitkä loma), lisää kentät kaikille lomakkeille. Profiililomakkeisiin poissaololuokitusta ei välttämättä tarvitse lisätä.
3. Ohjeista lomakkeiden käyttäjiä täyttämään poissaololuokitus.

Kun poissaololuokitus on täytetty päätökselle, tallentuu se Hakemukset ja päätökset -rekisterin lisäksi myös opiskelijarekisterin poissaolotaulukkoon.

Poissaolotaulukosta tieto heijastuu Wilman tuntimerkintöihin, josta luokanvalvoja/aineenopettaja näkee suoraan syyn poissaololle ja voi tehdä merkinnät myös tunneille.

Lomake näkyy Wilmassa Hakemukset ja päätökset -sivulla sekä huoltajilla että täysi-ikäisellä opiskelijalla. Kyseisen Wilma-sivun oikeassa yläkulmassa on linkki Tee uusi hakemus. Sitä klikkaamalla avautuu lista näille käyttäjille sallituista hakemuslomakkeista.