Hakemus oppilaitoksesta eroamiseen (Hakemukset ja päätökset)

• Lomakkeen tietokanta: Hakemukset ja päätökset
• Lomakkeen tyyppi: Rekisterin tiedot
• Käytössä Wilman liittymissä: Opiskelija/huoltaja
• Käyttäjäryhmä Wilmassa: esim. "Wilma: opiskelijat" opiskelijan lomakkeelle ja "Wilma: huoltajat" huoltajan lomakkeelle
• Uuden rekisterikortin luominen sallittu rastitaan
• Näkyy Wilmassa rastitaan

Käyttäjäoikeudet

Päästäkseen tekemään hakemuksen, on käyttäjällä oltava sellainen käyttäjäryhmä, jolla on oikeus Hakemukset ja päätökset -rekisteriin.

Ellei sopivaa käyttäjäryhmää ole ennestään, tee huoltajia ja opiskelijoita varten käyttäjäryhmät Primuksen Käyttäjäryhmät-rekisteriin, esim. "Wilma: opiskelija" ja "Wilma: huoltaja".

Anna käyttäjäryhmille Wilman oikeudet -välilehdellä oikeus Hakemukset ja päätökset -rekisteriin ja rastita rekisterin toiminnoista Uuden rekisterikortin luominen sekä tarvittaessa Tallennettujen tulosteiden tulostusoikeus.

Valitse tehdyt käyttäjäryhmät näille lomakkeille (opiskelijoiden käyttäjäryhmä opiskelijan lomakkeelle ja huoltajien käyttäjäryhmä huoltajan lomakkeelle) sekä lisää huoltajien käyttäjäryhmä Koulun tiedot -rekisterin kenttään Huoltajan käyttäjäryhmä Wilmassa ja opiskelijoita varten tehty käyttäjäryhmä kenttään Opiskelijan käyttäjäryhmä Wilmassa. Käyttäjäryhmät voidaan vaihtoehtoisesti laittaa myös Luokat-rekisterissä tai opiskelijakohtaisesti opiskelijarekisterissä, jos ei haluta samaa käyttäjäryhmää koko koulun opiskelijoille ja huoltajille.

Alle 18-vuotiaat opiskelijat

Huomaa, että alaikäiset opiskelijat eivät näe automaattisesti Hakemukset ja päätökset -toimintoa Wilmassaan. Jos sallitte alle 18-vuotiaiden tehdä hakemuksia, rastitaan Koulun tiedot -rekisterissä kenttä Kaikki opiskelijat näkevät hakemukset ja päätökset. Tämä oikeus tuo hakemukset ja päätökset kaikille koulun opiskelijoille näkyviin Wilmaan.

Lomakkeilla on käytetty Hakemuskoodia nimeltä "Erohakemus". Tee Hakemuskoodit-rekisteriin rekisterikortti, jonka Selite-kenttään täytät "Erohakemus". Lisää vielä Käyttäjäryhmä Wilmassa -kenttään sama opiskelijoiden käyttäjäryhmä, jonka olet luonut aiemmin. Lisää kenttään myös rehtorin/hakemusten käsittelijän käyttäjäryhmät, jotta hekin näkevät tarvitsemansa lomakkeet Wilmassa.

Hakemuskoodia "Erohakemus" on käytetty lomakkeiden näkymisehdoissa ja Hakemus-kentässä oletusarvona.

Toinen vaihtoehto on vaihtaa mallilomakkeiden näkymisehtoihin ja Hakemus-kenttään teillä jo valmiiksi käytössä oleva hakemuskoodi, jos se on eriniminen.

Lomakkeen kentät

Lomakkeilla täytetyt tiedot tallentuvat Hakemukset ja päätökset -rekisteriin ja lomakkeissa käytetyt kentät ovat ko.rekisterin kenttiä. Osa kentistä on nimetty uudelleen näihin malleihin. Kentän alkuperäisen nimen näet lomake-editorissa kentän yläreunassa suluissa, jos nimeä on muutettu. Tarkista, että mallilomakkeissa käytetyt kentät eivät ole teidän Primuksessanne muussa käytössä tai jos on, vaihda tilalle joku muu, vapaana oleva kenttä.

Lomakkeille on lisätty kenttäkohtaisia ohjeita, jotka tunnistaa sinisestä i-kuvakkeesta. Tarkista, että ohjeet ovat oppilaitoksellenne sopivat ja muuta niitä tarvittaessa.

Ehdot ja tarkistussäännöt -välilehdellä on ehto lomakkeen näkymiselle: Päätös (koulu)->Päätöskoodi="" JA Päätös (virasto)->Päätöskoodi="" JA Käsitelty=Ei JA Hakemus->Selite="Erohakemus" JA Lisätietoja 1="". Tämä tarkoittaa, että lomakkeet näkyvät ja tietoja voi muokata niin kauan, kunnes hakemus on otettu käsittelyyn eikä siihen ole vielä tehty päätöstä.

Jos opiskelija haluaa erota lukiosta tai ammatillisesta oppilaitoksesta, tulee hänen ensin anoa eroa. Opiskelijalla tulisi olla myös tiedossa seuraava opiskelupaikka, joka tarkistetaan ennen eropäätöstä. Rehtori tai vastaava tekee erosta päätöksen ja ilmoittaa siitä huoltajalle ja opiskelijan kotikuntaan. Tässä ohjeessa on myös huoltajan lomake, jolla huoltaja voi antaa oman vahvistuksensa opiskelijan eroanomukselle.

Huom. Jotta alaikäinen opiskelija voi itse tehdä eroanomuksen, tulee Koulun tiedot -rekisterissä rastia kenttä Kaikki opiskelijat näkevät hakemukset ja päätökset. Ilman tuota oikeutta Hakemukset ja päätökset -toiminto ei näy alle 18-vuotiaille ollenkaan.

Opiskelijan lomakkeen alussa on tietona opiskelijan henkilö-, osoite- ja ryhmätiedot. Varsinaisessa hakemus-osiossa on kentät eroon ja tulevaan oppilaitokseen liittyen. Osa tiedoista on asetettu pakollisiksi. Hakemuspvm-kenttään tulee oletusarvona Nykyinen päivämäärä ja Hakemus-kenttään tieto "Erohakemus". Opiskelija voi täyttää myös eron syyn ja lisätietoja, miksi haluaa erota.

Kenttä "Tuleva oppilaitos, johon siirryn" (=Tuleva koulu (rekisteristä)) viittaa Oppilaitokset-rekisteriin. Jos Oppilaitokset-rekisterissä on valmiiksi eri oppilaitoksia, voi opiskelija valita valintalistalta tulevan koulunsa. Jos oikeaa oppilaitosta ei löydy listalta, hän voi kirjoittaa uuden oppilaitoksen nimen Tuleva koulu -tekstikenttään. Jompikumpi kenttä tulee täyttää (tarkistussääntö).

Viimeisenä osiona on huoltajan vahvistus, joka näkyy opiskelijalle sen jälkeen, kun huoltaja on täyttänyt oman lomakkeensa.

Lomakkeen loppuun tulee oletuksena opiskelijan nimi Lomakkeen täyttäjä- kenttään. Kentän oletusarvoksi on laitettu Wilmaan kirjautunut opiskelija->Kutsumanimi&Wilmaan kirjautunut opiskelija->Sukunimi.

Huoltajan tulee olla tietoinen huollettavansa eroaikeista. Viimekädessä eropäätöksen tekijä tiedottaa myös huoltajia, mutta opiskelijan täytettyä oman erohakemuksensa, huoltaja näkee hakemuksen omassa Wilmassaan ja voi täyttää huoltajan lomakkeella oman vahvistuksensa, että on tietoinen huollettavansa erosta.

Huoltajan lomakkeella näkyy opiskelijan täyttämät tiedot lukumuodossa ja lomakkeen lopussa huoltajan oma osuus. Opiskelijan ja huoltajan lomakkeet ovat lähes samanlaiset lukuunottamatta alussa olevaa ohjetta ja osioiden muokkausoikeuksia.

Huoltajan lomakkeella on pakollisena tietona laittaa jonkinlainen selitys, että hän tietää huollettavansa hakevan eroa oppilaitoksesta (Lisätietoja 1 -kenttä). Lisäksi lomakkeen tarkistussääntö tutkii, onko molemmat rastikentät tyhjät (myönteinen tai kielteinen kanta). Jos on, niin tallennettaessa tulee ilmoitus, että täytä jompikumpi kentistä.

Opiskelija näkee lomakkeen, kun hän menee Wilma-sivun ylävalikosta Hakemukset ja päätökset -sivulle. Lomake näkyy ko. sivun oikeassa yläkulmassa Tee uusi hakemus -kohdassa. Opiskelija voi muokata hakemusta niin kauan, kunnes hakemus on otettu käsittelyyn tai tehty päätös.

Huoltaja näkee oman lomakkeensa niinikään omassa Wilmassaan Hakemukset ja päätökset -sivulta. Kun opiskelija tekee ensin oman hakemuksensa, sivulle ilmestyy uusi rivi tästä hakemuksesta. Huoltaja klikkaa hakemuksen nimeä, jolloin avautuu profiilisivu. Profiilisivun oikeassa yläkulmassa on tämän ohjeen huoltaja-lomake.

Profiililomake

Ohjeessa on ladattavissa myös profiililomake. Saman profiililomakkeen voi laittaa kerralla kaikille näkyviin samanlaisena, jolloin siihen ei tarvita käyttäjäryhmää. Tämän ohjeen profiililomakkeessa ei ole mukana käsittely- ja päätösosuuksia. Voit vaihtoehtoisesti laittaa profiililomakkeeksi Päätös erohakemukseen -ohjeen profiililomakkeen, jossa näkyy kaikki osiot.

Lomakkeen tyyppi = Profiililomake

Lomakkeen tietokanta = Hakemukset ja päätökset

Käytössä Wilman liittymissä = Opettaja, Opiskelija ja Huoltaja (ja Henkilökunta)