Hantering av utexaminerade - gymnasiet

• Placera alla avgångsbetyg för de studerande som utexamineras i utskriftsarkivet.
• Du kan även arkivera andra viktiga utskrifter som studeranden eller läroanstalten kan behöva senare.
• Kopiera före betygsutdelningen avgångsbetygen i pappersformat och arkivera kopiorna enligt er organisations arkiveringsanvisningar.
• Om du glömt att kopiera betygen i pappersformat kan du göra detta via utskriftsarkivet. Även dessa kopior ska undertecknas och stämplas.

Färdigställ kommunens och skolans egna statistik samt under jämna år Ämnesval i gymnasieutbildningen innan du gör några ändringar. Du kan även göra statistiken senare, men det är enklare att göra sökningar och fördelningar om du inte behöver beakta arkiverade studerande.

Se till att studerandens KOSKI-uppgifter har överförts till KOSKI och är up to date.

Fyll i följande fält för de studerande som fått sitt avgångsbetyg:

• Gymnasiets avgångsbetyg
• Examensdatum
• Studentexamensbetyg
• Ändra Studerandetyp till t.ex. "Arkiverad studerande" eller "Utexaminerad".

• Ange i fältet Uppskattat examensdatum samma datum som för abiturienterna under nästa läsår.
• Ange i fältet Grupp/Klass den grupp som studeranden kommer att ingå i under följande läsår. Ett annat alternativ är att inte ändra på gruppuppgifterna så länge minst en studerande i gruppen är aktiv.

• Grupper namngivna enligt studieåret (IIIA): Ändra alla avgångsklassers Namn till formatet "IIIA/2015". Utan denna namnändring kommer ni ni småningom att få tiotals grupper med samma namn i arkivet, vilket gör det svårare att söka fram en specifik grupp.
• Grupper namngivna enligt inledningsåret (2015A): Namnet behöver inte ändras.
• Ange Avslutningsdatum för dessa klasser.
• Om en grupp får vara aktiv så länge åtminstone en studerande är outexaminerad ska du vid behov ändra Grupphandledare/Klassföreståndare så att fältet innehåller den handledare som ansvarar för studerandena under det kommande läsåret. Arkivera gruppen först då alla gruppens studerande har utexaminerats/avgått.

• Du behöver inte nödvändigtvis göra något åt användarnamnen. När ett studerandekort arkiveras är det inte längre möjligt att logga in i Wilma med användarnamnet.
• Om användarnamnen arkiveras först senare under sommaren men du vill förhindra åtkomst till Wilma före detta ska du för studerandeanvändarnamn av gammal typ fylla i Användarnamnet träder ur kraft och för vårdnadshavares användarnamn av gammal typ fyller du i fältet Vårdh. användarnamn träder ur kraft. Detta gäller främst studerande, vars vårdnadshavare har tillgång till Wilma även om studeranden är myndig. Dessa fält finns i Studeranderegistret.
• För Wilma-användarnamn av ny typ behöver du inte ange något datum då det träder ur kraft. När studerandens registerkort arkiveras syns inte längre några uppgifter rörande gymnasiestudierna i Wilma. Själva användarnamnet förblir i kraft, eftersom det kan vara kopplat till andra roller som fortfarande är i kraft.
• Informera studerandena och vårdnadshavarna om hanteringen av Wilma-användarnamnen. Reservera några veckor för användarna att ta till vara information ur Wilma innan ni avslutar användarnamnen.

När du gjort alla ovan nämnda åtgärder kan du arkivera utexaminerade studerandes och gruppers registerkort.

• Arkivera studerandekorten genom att måla alla avgångsklassisters registerkort och kryssa i Arkiverad.
• Arkivera utexaminerade handledningsgrupper i Klassregistret genom att måla ifrågavarande grupper och kryssa i Arkiverad.

För de studerande som fortsätter sina studier i er skola ska du i Information om skolan -registret uppdatera uppgifterna för nästa läsår:

• Datumen ska uppdateras i fältet Läsår (i formatet 20xx-20xx) samt i fälten Läsåret börjar och Läsåret slutar. Om du vill kan du även uppdatera uppgifterna i Höstterminen slutar och Vårterminen börjar.
• I skolor med flera perioder ska datumen ändras även i fälten Perioderna börjar och Perioderna slutar.
• Fyll i tidpunktsuppgifterna om följande läsår: Nästa läsårs inledningsdatum, Nästa termin börjar klockan.
• OBS! Du uppdaterar alltid dessa uppgifter genom att ersätta de gamla uppgifterna i fälten med nya. Du ska alltså inte göra något nytt registerkort.
• Om studerandena tillåts anmäla sin närvaro via Wilma, ska du uppdatera datumuppgifterna gällande närvaroanmälningar: Närvaroanmälan börjar/Närvaroanmälan slutar.
• Kontrollera att studentskrivningarnas prisuppgifter är à jour och uppdatera skrivningstiden: SEN provavgift, SEN grundavgift, St-skrivningens tid. OBS! Grundavgiften för studentskrivningarna tas bort fr.o.m. hösten 2022.