Primus fälttyper och fältens egenskaper

• Textfält är fält där innehållet kan bestå av både bokstäver och siffror. Siffrorna utgör inte nummervärden, utan de tolkas som bokstavstecken. De flesta av Primus fält är vanliga textfält. Textfälten är en rad höga, men man kan ändå skriva långa texter i dem. I textfälten kan man inte använda radbyte. Textfält är t.ex. näradress och e-postadress.
• Memofält är ett textfält som är större än ett ”vanligt” textfält. Användaren kan justera memofältets längd och höjd, och det kan öppnas till en egen ruta via F3-tangenten. I fältets text kan man använda sig av radbyte.
• Nummerfält kan innehålla endast siffror. De tal som anges i nummerfält kan användas i olika räkneoperationer, vilkas summa sedan kan visas i ett tredje fält, i en utskrift, som grund för listans ordning mm. Till exempel i Lärarregistret kan man skriva in grundlönen i ett fält, det individuella tillägget i ett annat och det årsbaserade tillägget i ett tredje, och få summan av dessa att synas i fältet för den uppgiftsrelaterade lönen. Uppgifterna kan matas in som bråktal eller decimaltal. Man kan använda punkt eller kommatecken som skiljetecken.
• I Bråktalsfält godkänns siffror som heltal, bråktal, tal i blandad form eller decimaltal. T.ex. fältet Studieveckor i Kursregistret är ett bråktalsfält. En och en halv studievecka matas in i formatet 1 1/2. Du kan även mata in talet som ett decimaltal genom att använda kommatecken eller punkt som skiljetecken, t.ex. 1,5 eller 1.5.
• Kryssfält kan bara ha ett av två alternativa värden, antingen är det valt eller icke-valt. Kryssfält används t.ex. när man anger om studeranden gett tillstånd till något eller inte, t.ex. tillstånd att överlåta uppgifter för gemensam ansökan. Oftast måste användaren kryssa i fältet för hand. Men i vissa fall kryssas fältet i automatiskt, som resultat av en viss funktion. Dylika fält är Fastställd-fältet (Bedömning-registret) och Läroplanen har bearbetats -fältet (Studerande-registret).
• Personbeteckningsfält upptäcker felaktiga personbeteckningar och tillåter endast att man sparar fullständiga personbeteckningar. Om du inte känner till personbeteckningens slutdel, kan du ersätta den med -00XÄ eller A00XÄ, där X ska vara en udda siffra (001Ä) för män och en jämn siffra (002Ä) för kvinnor,(t.ex. 121298-001Ä för en man). Som beteckningens slutdel fungerar också -XXXX. Många dataöverföringar kräver dock en fullständig personbeteckning, och därför måste personbeteckningarna vara korrekta för till exempel gemensam ansökan och studentskrivningar. Utgående ifrån personbeteckningen får man också fram åldern och födelsedatumet.
• I Datumfält kan uppgifter anges t.ex. i formatet 250511 eller 25.5.11. Primus ändrar uppgiften till 25.05.2011 då uppgiften sparas. Datum kan också väljas via kalendern som öppnas via musens 2. knapp. Med hjälp av datumfältet kan man t.ex. söka de beslut som fattats ett visst år eller utexaminerade studerande. Dagens datum fås till fälten med bokstaven t (tänään), t- och t+: t-2 = förrgår, t+7 = om en vecka, t+60 = om 60 dagar osv.
• Pekfälts alternativlista kommer från ett register. Alternativlistans alternativ kan väljas av användaren. Fältet har ofta samma namn som det register varifrån alternativen kommer, t.ex. Studerandetyp-fältets alternativ kommer från Studerandetyper-registret. Läroanstalten själv avgör vilka alternativ som skall finnas på alternativlistan. Fältet har en svart triangelsymbol i högra kanten som anger att det i fältet finns en alternativlista. Listan kan öppnas med vänstra musknappen. I listan syns endast de 20 första alternativen. Tryck på F3-tangenten på tangentbordet eller högerklicka i fältet och välj Välj från listan för att få fram alternativen.
• Det går också att se och ändra listans alternativ i själva registret: Högerklicka på pekfältet och välj Öppna register. I fälteditorn går det även att ställa in vilka alternativ som ska synas i ett pekfält. Det gör du genom att högerklicka på fältet och välja Filtrera alternativ. I sökrutan kan du sedan bestämma vilka alternativ som ska synas, t.ex. "Begränsningskod=x". Om fältet är filtrerat syns sökvillkoret i fältet i fälteditorn. Obs: Om det redan finns ett valt alternativ i fältet och du ställer in filtret så att just det alternativet ska döljas, kommer fältets innehåll inte att ändras. För att få det gamla alternativet att försvinna måste du välja något annat alternativ.
• Alternativfält ser ut som ett pekfält, men skillnaden är den att alternativlistan är konstant, dvs. användaren måste välja bland färdigt inmatade alternativ. De på förhand bestämda alternativen är oftast fastställda av någon myndighet, t.ex. Statistikcentralen. Det går att skilja på ett alternativfält och pekfält genom att högerklicka i fältet. I snabbmenyn finns alternativet Välj från listan och detta är inte aktiverat om fältet är ett alternativfält. I fälteditorn går det att ställa in vilka alternativ som ska synas i ett alternativfält. Om du inte vill att det ska gå att välja alla alternativ i fältet ska du högerklicka på fältet och välja Filtrera alternativ. I rutan som öppnas kan du sedan välja vilka alternativ som ska döljas. Obs: Om det redan finns ett valt alternativ i fältet och du ställer in filtret så att just det alternativet ska döljas, kommer fältets innehåll inte att ändras. För att få det gamla alternativet att försvinna måste du välja något annat alternativ.
• Bildfält är fält där bilder av personer kan sparas. Bild-fält finns bl.a. i studerande-, lärar- och personal-registren. En bild som laddats till Primus syns även i Wilma för lärare och personal.
• I Tidsfälten ska informationen vara i formatet 13:45. Tidsfälten kan användas i uträkningsfunktioner och jämförelser, t.ex. då man söker efter studeranden vars skoldag är längre än 6 timmar på måndagar.
• Frågefält finns endast i registret Pedagogiska dokument (Fråga 1 - Fråga 50). Dessa är fält som du själv kan ändra namnet på. Då ett frågefält har tagits fram ska du klicka på det med musens högerknapp och välja Ändra fältets namn. Skriv in det namn du själv önskar. Om du ändrar namnet på ett frågefält dyker det upp ett svart utropstecken efter namnet. Frågefälten är de enda fält som det går att ändra namn på och de är länkfält till registret Svarsalternativ.

• Flerradiga fält är i grundläget ett vanligt fält men med två rader. Då man skriver in något i fältet kommer en ny tom rad fram under de redan befintliga raderna. De flerradiga fälten används när man behöver skriva in flera uppgifter för samma sak, t.ex. vid inmatning av vilka ämnen en studerande skriver i studentexamen.
• Flervalsfält används som flerradiga fält, men innehållet på varje rad kan väljas direkt ur olika register. T.ex. kan en kurs ha flera olika lärare och ett användarlösen kan vara kopplat till flera användargrupper.
• Flerradiga memofält används på samma sätt som det flerradiga textfältet, men man kan skriva längre texter och använda radbyte i texten. Det finns endast ett fåtal flerradiga memofält i Primus.
• Tabell är en helhet som består av flerradiga fält och/eller flervalsfält, t.ex. närvarotabell och beslutstabell. Uppgifter gällande ett visst ärende skrivs alltid på en och samma rad. De nya uppgifterna skrivs in på den sista raden, varvid det är lätt att skriva ut dessa uppgifter genom att skriva ut den sista raden.
• Tabellen har alltid ett s.k. ledande fält. Av tabellen visas som standard endast de rader i vilka något ifyllts i detta fält. Det ledande fältet är på sätt och vis tabellens viktigaste fält, som alltid borde ifyllas. Ifall tabellen innehåller rader där ledande fält inte har fyllts i syns ett +-tecken ovanför ifrågavarande fält.
• Ifall man försöker fylla i flerradiga fält samtidigt för flera registerkort, syns en Ändra-knapp ovanför fältet. Då man klickar på knappen öppnas en hjälpruta. I hjälprutan väljer man om man vill mata in flera rader i tabellen (gamla uppgifter sparas), bearbeta nuvarande uppgifter eller bearbeta endast sista raden av nuvarande uppgifter.

För att se fälten och deras nummer i de olika registren kan du vid behov se listorna för databasdefinitionerna.

Om du vill få fram numret på ett visst fält i Primus, högerklicka på valfritt ställe i Primus huvudruta och välja "View field numbers". Då kommer numret på fältet att visas efter fältnamnet för alla fält i registren. Du kan nu filtrera på basen av nummer i fälteditorn. När du inte längre vill se fältnumren i registren kan du helt enkelt inaktivera "View field numbers"-inställningen i huvudrutan.