Skapa händelser och skicka inbjudningar

Skapa en ny händelse antingen i kalendervyn på Wilmas huvudsida eller på sidan Intern post.

A) Via kalendervyn på huvudsidan

Klicka på den dag då händelsen ska inträffa. Klicka på första dagen om händelsen sträcker sig över flera dagar. När du har valt rätt dag, klicka på Ny inbjudan under kalendern. Alternativt kan du klicka direkt på länken Ny inbjudan. Den pågående eller aktiverade dagen väljs automatiskt till händelsedag, men du kan ändra datumet senare.

B) Via Intern post-sidan

Klicka på Sänd inbjudningar som finns uppe till höger på sidan.

Händelsens tema och beskrivning

Ange händelsens tema, t.ex. “Motionsdag”, och en beskrivning i Text-fältet.

Deltagare, inbjudna

Klicka på Välj mottagare och välj de mottagare som händelsen gäller. Du väljer mottagare på samma sätt som i Intern post i Wilma.

• Som mottagare av en kalenderinbjudan till en motionsdag skulle du välja t.ex. alla studerande och lärare.
• Som mottagare av en kalenderinbjudan till ett elevkårsmöte skulle du välja t.ex. alla i elevkåren.
• Som mottagare av inbjudan till klass 9A:s föräldramöte skulle du välja t.ex. alla vårdnadshavare till elever i klass 9A.

Den person som skickar en kalenderinbjudan är automatiskt inkluderad och behöver inte alltså bjuda in sig själv.

Tips! Spara färdiga sökrutiner för de mottagargrupper som du ofta skapar händelser för.

Begränsa antalet deltagare.

Om händelsen inte kräver anmälan, ska du ta bort krysset i fältet Anmälan krävs. Fält som gäller antalet deltagare döljs. Då du skickat inbjudan blir händelsen synlig i kalendern för alla som är inbjudna.

Om du vill att händelsen kräver anmälan, ska du fylla i:

• Maxantal anmälningar: Ange hur många deltagare som kan anmäla sig till samma tidpunkt. Till exempel: 15 personer kan anmäla sig till lärarnas fortbildningstillfälle. Om fortbildningen ordnas i två grupper, anges här maximistorleken för en grupp.
• Maxantal deltagare som kan anmälas: Ange hur många deltagare som kan anmälas av samma person. Till exempel: elevens mamma kan anmäla även pappan och en tolk, dvs. sammanlagt tre personer.
• Lämna båda punkterna tomma om du inte vill begränsa deltagarantalet men vill samla in anmälningar (t.ex. skolfester).

Se närmare exempel i separata anvisningar (länkarna nedan).

Händelsens tidpunkt/tidpunkter

En händelse kan ha

• en tidpunkt för alla deltagare (t.ex. skolfester) eller
• flera tidpunkter, av vilka de inbjudna själva väljer en lämplig tidpunkt (t.ex. föräldrasamtal).

Ange i fälten händelsens datum samt inlednings- och avslutningstidpunkt. Om händelsen kräver anmälan ska du också ange när anmälningstiden börjar och slutar, när avbokningstiden går ut samt eventuella tilläggsuppgifter. Klicka sedan på V-tecknet.

Vid behov kan du redigera händelsens tidpunkt genom att klicka på pennan i slutet av raden.

Om en händelse har flera tidpunkter och du vill skapa t.ex. fyra föräldrakvarter för en viss dag, ska du klicka på Lägg till en tidpunkt för att mata in följande tidpunkt. Se separat anvisning för närmare information om föräldrakvart.

Inbjudna deltagare kan alltid välja endast en tidpunkt för samma händelse.

Händelser som sträcker sig över flera dagar

En händelse kan räcka flera dagar (t.ex. en provvecka). Klicka då på länken Slutar en annan dag för att ange den dag då händelsen slutar.

Skicka inbjudan

När du har fyllt i alla uppgifter klickar du på knappen Sänd inbjudan.Den person som har skapat händelsen är automatiskt inkluderad, men en händelse som kräver anmälan blir synlig i den egna kalendern först då någon annan anmält sig. Om händelsen har flera tidpunkter under flera dagar, syns händelsen i kalendern under de dagar då någon har anmält sig.

För att redigera en händelse ska du först öppna ifrågavarande händelse antingen via kalendervyn på Wilmas huvudsida eller via Inbjudningar-fliken på sidan Intern post.

Den person som skapat händelsen kan redigera den när som helst – till och med efter att anmälningar redan gjorts eller efter att avbokningstiden har gått ut. Om du ändrar på uppgifterna för en enskild tidpunkt, får de som anmält sig till denna tidpunkt ett meddelande om ändringarna till sin e-post eller mobiltelefon, förutsatt att de beställt omedelbara besked om intern post. Om allmänna ändringar som gäller hela händelsen skickas inte automatiskt något besked till alla inbjudna, utan den som skapat händelsen kan själv, vid behov, skicka intern post om ändringarna till alla inbjudna.

Du kan flytta på händelsen eller redigera händelsens tilläggsuppgifter, anmälnings- och avbokningstider och maxantal deltagare. Du kan göra dessa ändringar genom att klicka på pennan i slutet av raden för ifrågavarande tidpunkt. Spara ändringarna genom att klicka på V-tecknet.

Ändra på deltagarantalet genom att redigera fälten Maxantal anmälningar och/eller Maxantal deltagare som kan anmälas. Klicka på Spara ändringarna för att godkänna dem. Om du t.ex. ökar på maxantalet anmälningar kan flera personer anmäla sig till händelsen så fort du har sparat ändringen.

Den person som har skapat händelsen kan återkalla den när som helst – även efter att deltagare har anmält sig eller efter att avbokningstiden har gått ut. De som anmält sig får besked om återkallelsen till sin e-post eller mobiltelefon, förutsett att de beställt omedelbara besked om intern post.

För att återkalla en händelse ska du först öppna ifrågavarande händelse antingen via kalendervyn på Wilmas huvudsida eller via Inbjudningar-mellanfliken på Intern post-sidan. I tabellen över tidpunkter, kryssa för de tidpunkter som ska återkallas. Om händelsen har endast en tidpunkt kryssar du för de rader som du vill återkalla. På bilden återkallas de grupper/delar som har 0 anmälda. De andra händelserna genomförs. Då du har kryssat för någon rad, dyker det upp en raderingsknapp under tabellen.

Om du vill att den återkallade tidpunktens deltagare ska anmäla sig till andra kvarvarande tidpunkter, ska du komma ihåg att vid behov redigera maxantalet anmälningar och anmälnings- och avbokningstiderna. Dessutom kan det vara bra att informera de inbjudna om ändringarna och berätta för dem hur de ska agera.

Den som skapat händelsen kan följa upp anmälningarna på händelsens sida i realtid. Tabellen över tidpunkter visar antalet anmälda. Du kan öppna en namnlista genom att klicka på antalet anmälda. Via den kan du skicka ett meddelande till alla anmälda eller radera enskilda anmälningar.

Du kan skriva ut en lista på anmälda personer genom att kryssa för önskade rader i tabellen över tidpunkter och sedan klicka på utskriftsknappen under tabellen.

Inbjudna som inte deltar

Avsändaren av en inbjudan kan ta reda på vilka mottagare som svarat Jag deltar inte via mottagarlistan. Genom att trycka på Visa vilka som läst och anmält sig -> Visa anmälda ser avsändaren vilka som valt att inte delta. Från samma sida är det möjligt att skicka ett nytt påminnelsemeddelande.

Det är möjligt att skicka en inbjudan i en annan persons ställe. Exempelvis en sekreterare kan skicka en mötesinbjudan i rektorns ställe eller anteckna tider för föräldrasamtal i grupphandledarens ställe och sedan skicka inbjudningarna till vårdnadshavarna. Se anvisning om att ta denna funktion i bruk här.

I Wilma skapas händelseinbjudan som vanligt, med undantag av följande:

• Uppe på sidan finns punkten Välj avsändare. Välj som avsändare den person på vars vägnar du ska skicka inbjudan, t.ex. rektorns namn. Då ser mottagarna rektorns namn som “avsändare”.
• Om du väljer en annan person som avsändare får du fram fältet Dölj inbjudningens händelser i din kalender. Då du kryssar fältet, syns händelsen inte i den egentliga avsändarens, t.ex. sekreterarens, egna kalender och dennes namn syns inte i listan över avsändare.
• Både den egentliga avsändaren och den person på vars vägnar inbjudan har skickats kan redigera inbjudan och följa med vilka som anmält sig.

Avsändaren av en inbjudan kan direkt lägga till en inbjuden person till händelsen. Avsändaren kan göra detta genom att öppna inbjudningen i sin egen Wilma. Efter händelsetidpunktens rad finns ett plustecken (+) som öppnar inbjudningens mottagarlista. Via mottagarlistan är det möjligt att anmäla en person till händelsen eller boka en bestämd tidpunkt. I samma fönster kan man också söka fram en person som inte finns på mottagarlistan och lägga till personen i listan.

Exempel: En vårdnadshavare använder inte Wilma, men vill anmäla sig till en händelse. Vårdnadshavaren meddelar via e-post eller telefon att han eller hon vill delta, och läraren anmäl honom till händelsen.