Fakturamaterial

Avgiftsbesluten, familjeuppgifterna och placeringstabellen ligger till grund för fakturamaterialet. Granska de nedanstående punkterna för att se till att uppgifterna är i skick. Du kan även använda en utskrift (se punkt 9). Sedan kan du generera fakturorna.

1. Barnets studerandetyp

Vid faktureringen beaktas barnen inom småbarnspedagogiken och förskolebarnen inom den kompletterande småbarnspedagogiken. Se till att rätt studerandetyp är valt på barnets registerkort, i fältet Studerandetyp.

2. Barnets familj

Se till att barnets ID och familjekortets nummer finns i fältet Wilmas användarnamn och att alla familjemedlemmar finns med i Familj-fältet.

För att granska familjeuppgifterna kan du använda dig av den färdiga sökrutinen i Barn-registret: FAKTURERING: Familjeuppgiften saknas. Om den här sökningen genererar resultat bör du korrigera uppgifterna i fråga. Om barnet ännu står under ansökningsenheten är det möjligt att familjeuppgifterna ännu inte finns med.

Om ni saknar den färdiga sökrutinen FAKTURERING: Familjeuppgiften saknas, kan du själv lägga till den via Sök:

• Sök först fram information med Wilmas användarnamn->Familj->Kortnummer=0
• Klicka på Lägg till och namnge sökningen FAKTURERING: Familjeuppgiften saknas. Klicka OK.

3. Betalaren

Se till att varje barn som ska faktureras har betalarens uppgifter ifyllda på fliken Vårdnadshavare. Betalarens personbeteckning är en obligatorisk uppgift vid ProE-överföringar. Om personbeteckningen saknas genereras ändå en faktura i Primus, men ett fel uppstår vid ProE-överföringen.

I Barn-registret finns en färdig sökrutin för att granska uppgifterna: FAKTURERING: Betalarens personbeteckning saknas. Om en betalare saknar personbeteckning bör du fylla i uppgiften.

Om ni saknar den färdiga sökrutinen FAKTURERING: Betalarens personbeteckning saknas, kan du själv lägga till den via Sök:

• Sök först fram information med Betalarens personbeteckning=""
• Klicka på Lägg till och namnge sökningen FAKTURERING: Betalarens personbeteckning saknas. Klicka OK.

Om man behöver ha med även en annan ansvarig betalare i systemet ska följande fält vara ifyllda:

• Solidariskt ansvarig betalare, personbeteckning
• Solidariskt ansvarig betalare, efternamn
• Solidariskt ansvarig betalare, förnamnen
• Solidariskt ansvarig betalare, näradress
• Solidariskt ansvarig betalare, postadress

4. Placeringens giltighetstid

Se till att barnet har en gällande placering under faktureringsmånaden, i placeringstabellens fält Placeringens startdatum och Placeringens slutdatum. I placeringstabellen ska det alltså finnas en placering som startat senast på den sista dagen i faktureringsmånaden och har slutdatumfältet tomt eller slutdatumet infaller under eller efter faktureringsmånaden.

5. Avgiftsbeslutets giltighetstid och avgiften för SP

I Ansökningar och beslut-registret: se till att det finns ett giltigt avgiftsbeslut för barnet på faktureringsmånadens startdatum, och att småbarnspedagogikavgiften inte är noll eller att fältet står tomt.

När fakturorna skapas genereras ingen faktura i sådana situationer där avgiftsbeslutet är giltigt bara under en del av månaden. Då datumet i fältet Inledningsdatum på avgiftsbeslutet infaller senare än den första dagen i fakturamånaden och Avslutningsdatum infaller tidigare än sista dagen i fakturamånaden, tas beslutet inte med i fakturakörningen.

6. Barn som lämnat SP-verksamheten

Om barnet inte längre deltar i småbarnspedagogiken bör du granska att barnets registerkort i Barn-registret inte har arkiverats innan fakturorna körs. Om man vill förhindra att barnet syns i Wilma kan man i fältet Grupp/Klass i stället lägga in en sådan grupp som är till för sådana som ska faktureras.

Om man arkiverar barnets registerkort före fakturorna körs och barnet deltagit i småbarnspedagogiken månaden före detta, beaktas barnet inte längre i faktureringen. Arkivera alltså registerkortet först efter att fakturorna har körts. En närmare instruktion om arkiveringen finns här.

7. Kontroll av dagböcker

Granska i Wilma att dagboksanteckningarna är i skick. Det finns en separat anvisning om hur du kan göra detta.

8. Obekräftade familjemedlemmar

Om det ännu finns familjemedlemmar som inte är bekräftade, bör du utföra bekräftelsen. Det här inverkar på fakturabeloppet. Bekräfta i Wilma genom att gå till Familjer-sidan, hämta fram familjen, klicka på Ändra uppgifter om familjenoch sedan på bekräftelseknappen. Spara sedan ändringarna.

9. Granska uppgifterna med utskrift

I Barn-registret kan du även använda dig av utskriften SP_Placeringar och beslut för barnen. Med hjälp av den här utskriften kan du enkelt förvissa dig om att alla relevanta uppgifter är i skick inför faktureringen.

Om ni inte ännu har den här utskriften kan ni hämta den här.

Efter att du har granskat uppgifterna kan du starta fakturakörningen. Då uppstår fakturor i Fakturering-registret. Fakturaraderna för barnen i en viss familj samlas på en faktura.

Du kan köra fakturorna på nytt om du skulle märka att det t.ex. saknas barn i materialet. Ta då först bort de genererade fakturorna i Fakturering-registret, korrigera uppgifterna och gör fakturakörningen på nytt. Efter det här kan du ännu korrigera, lägga till eller ta bort genererade fakturor i Fakturering-registret innan du gör överföring till ProE.

När körningen är klar kan du öppna Fakturering-registret och söka fram de genererade fakturorna. Du kan söka t.ex. på basen av fältet Fakturans datum (på fakturorna finns det datum då körningen gjorts).

Uppgifterna om en enskild fakturafår du fram genom att klicka på kortet i listan till höger. Nedan finns en lista över fälten och vilken information de innehåller. Se till att fakturauppgifterna är korrekta.

Uppgifter på fakturan

Fält	Detaljer
Betalarens efternamn	Från Barn-registret.
Betalarens förnamn	Från Barn-registret.
Betalarens näradress	Från Barn-registret.
Betalarens postadress	Från Barn-registret.
Betalarens personbeteckning	Från Barn-registret. Uppgiften är obligatorisk!
Solidariskt ansvarig betalare, efternamn	Från Barn-registret. Uppgiften behövs endast om man överför uppgifter om den solidariskt ansvariga till faktureringssystemet.
Solidariskt ansvarig betalare, förnamnen	Från Barn-registret. Uppgiften behövs endast om man överför uppgifter om den solidariskt ansvariga till faktureringssystemet.
Solidariskt ansvarig betalare, näradress	Från Barn-registret. Uppgiften behövs endast om man överför uppgifter om den solidariskt ansvariga till faktureringssystemet.
Solidariskt ansvarig betalare, postadress	Från Barn-registret. Uppgiften behövs endast om man överför uppgifter om den solidariskt ansvariga till faktureringssystemet.
Solidariskt ansvarig betalare, personbeteckning	Från Barn-registret. Uppgiften behövs endast om man överför uppgifter om den solidariskt ansvariga till faktureringssystemet.
Fakturans datum	Dag då fakturamaterialet körs
Startdatum för tjänsteleveransen	Första dagen i den månad som föregår körningsmånaden
Slutdatum för tjänsteleveransen	Sista dagen i den månad som föregår körningsmånaden. Slutdatumet överförs som fakturadatum i överföringsfilen.
Radens förklaring	Barnets namn och serviceprodukt
Radens produktnamn	Uppgiften hämtas från Produktnamn-registret. Härifrån tas fakturaradens redovisning.
Radens skattefria pris	Priset kommer från avgiftsbeslutets fält Avgift för småbarnspedagogik. Kan korrigeras så att det motsvarar den verkliga avgiften för månaden.
Studerande	Länk till Barn-registret.
Familj	Länk till Familj-registret.
Överförts till faktureringssystemet	För att markera genomförd överföring till ProE. Kryssa i först efter att överföringen är gjord.

Granska betalarens personbeteckning

Använd sökrutinen "Betalarens personbeteckning saknas"för att se om personbeteckningen saknas på någon faktura.

Faktureringslista

I Fakturering-registret kan du använda utskriften Faktureringslista för att granska fakturaraderna. På utskriften finns fakturaraderna och redovisningen per betalare.

Korrigera fakturabeloppet

Summan på fakturaraden är automatiskt den summa som står i fältet Avgift för småbarnspedagogik på avgiftsbeslutet och är grundbeloppet för månaden utan avdrag. Om barnet t.ex. har frånvaro som ska krediteras och som därmed inverkar på beloppet, kan du korrigera summan på fakturaraden genom att fylla i summan i Radens skattefria pris i stället för den gamla summan. Du kan skriva in en kort text i fältet Specifikation.

Redovisning

Redovisningsuppgiften hämtas från radens produktnamn, fältet Kalkyl-id (kredit). Varje verksamhetsenhet har ett separat produktnamn, som är kopplat till Verksamhetsenheter-registrets fält Småbarnspedagogikavgiftens produktnamn. OBS! Om ni behöver göra ett nytt produktnamn, skapa ett nytt registerkort i Produktnamn-registret i stället för att redigera det befintliga kortet.

Fakturainformation på barnets kort

På barnets kort i Barn-registret finns en länk till fakturan i Fakturering-fältet.

När du har granskat fakturorna i Fakturering-registret, gjort eventuella korrigeringar och konstaterat att uppgifterna är som de ska, kan du göra överföringsfilen:

• Välj i registerkortslistan de fakturor som ska beaktas vid överföringen, alltså i praktiken alla fakturor som skapades vid körningen. Om du ser överflödiga fakturor kan du arkivera dem före överföringen.
• Klicka på Dataöverföringar / Dataöverföring från Primus.
• Välj SP : Fakturor ProE (PrimusQuery) och klicka på Nästa, varvid systemet ber dig ange den plats där filen ska sparas. Platsen kan vara en delad enhet som kommunens IT-förvaltning anvisat och där ekonomiförvaltningen kan hämta materialet. Filen sparas i formatet vakalaskutååååmmdd.txt.

När överföringsfilen är skapad kan ekonomiavdelningen importera den till ProE. När överföringen är klar: måla alla kort i fakturaposten i Fakturering-registret och kryssa i Överförts till faktureringssystemet. Det här krysset inverkar inte på själva överföringen av fakturor; det används bara för att markera att fakturorna har överförts till ProE.