Ryhmät ja ryhmänohjaajat

Opetusryhmien tiedot kirjataan Luokat-rekisteriin. Jokaiselle ryhmälle tehdään oma rekisterikortti. Korttiin täytetään vähintään ryhmän nimi ja ryhmänohjaaja. Nimeen kannattaa merkitä jotenkin ryhmän aloitusvuosi, jottei rekisteriin synny vuosien kuluessa lukuisia samannimisiä ryhmiä. Ryhmän nimi voi olla esim. Rakennus2022, Liiketoiminta2022, Tulityö2022 jne.

Vasta suunnitteilla olevien, peruuntuneiden tai päättyneiden koulutusten ryhmille täytetään Status-kenttään sopiva vaihtoehto. Silloin nämä ryhmät eivät näy turhaan opiskelijarekisterissä, Wilmassa ym. listoissa.

Jokaista aloittavaa ryhmää varten luodaan aina uusi rekisterikortti ja yleensä ryhmällä säilyy sama rekisterikortti koko opiskeluajan. Ryhmän rekisterikortti arkistoidaan, kun ryhmän kaikki opiskelijat ovat valmistuneet.

Opiskelijat-rekisterin oletusarvot Luokat-rekisterissä

Luokat-rekisterissä on muutama kenttä, joihin voi täyttää valmiiksi tiedot, jotka halutaan kaikille kyseisen luokan opiskelijoille Opiskelijat-rekisterin puolella: Opetussuunnitelma, Opiskelijalaji, Koulutustyyppi, Tutkintotyyppi, Suoritustapa, Opintojen rahoitus, Valtionosuus. (Huom. reformin tultua voimaan emme suosittele käyttämään yksirivistä Opintojen rahoitus -kenttää.)

Opiskelijat-rekisterissä näihin kenttiin tulee ensin määrittää oletusarvo Kenttäeditorissa:

1. Klikkaa yllämainittuja kenttiä yksitellen hiiren kakkospainikkeella ja valitse Määritä oletusarvo
2. Valitse jokaiseen kenttään oletusarvoksi Ryhmä/luokka->"kenttä"->"kentän selite".
3. Rasti kenttä Oletusarvo kenttään korttia luodessa.
4. Luokat-rekisterissä kentät täytetään valmiiksi luokalle yhteisellä tiedolla.
5. Opiskelijarekisterin puolella uusia opiskelijakortteja lisättäessä saadaan kätevästi yhdellä klikkauksella näihin kenttiin oletusarvo, kunhan Ryhmä/Luokka-kenttään valitaan opiskelijalle ensin oikea ryhmä.

Esim. jos kaikki luokan/ryhmän opiskelijat noudattavat samaa opetussuunnitelmaa, valitaan Opetussuunnitelma-kenttään jo Luokat-rekisterissä vaikkapa "Sähköalan ops". Opiskelijat-rekisterin kenttäeditorissa Opetussuunnitelma-kenttään määritetään oletusarvoksi Ryhmä/Luokka->Opetussuunnitelma->Opsin nimi ja laitetaan valinta kohtaan Oletusarvo kenttään korttia luodessa. Kun sen jälkeen lisätään uusi opiskelija tälle luokalle ja klikataan Opetussuunnitelma-kenttää, hänelle tulee heti "Sähköalan ops".

Ryhmien opiskelijat

Kun ryhmät on tehty, valitaan opiskelijarekisterissä kullekin opiskelijalle oikea ryhmä. Luokka valitaan opiskelijarekisterin Ryhmä/luokka -kenttään. Voit maalata kaikki samaan ryhmään tulevat opiskelijat kerralla ja täyttää heille ryhmän.

Päättyvät koulutukset, lähtevät ryhmät

Kun ryhmä lähtee koulusta, arkistoidaan sen rekisterikortti Luokat-rekisterissä. Jos joku luokan opiskelijoista jatkaa seuraavan vuoden ryhmässä, valitaan tälle opiskelijalle opiskelijarekisterin Ryhmä/luokka -kenttään sen ryhmän nimi, jonka mukana opiskelija jatkaa.

Vinkki! Luokat ja ryhmät, joilla ei ole yhtään opiskelijaa tai kaikki ryhmän opiskelijat ovat valmistuneet ja heidät on arkistoitu opiskelijarekisterissä, saa haettua funktiolla Aktiivisia opiskelijoita().

• Hae Luokat-rekisterissä: Aktiivisia opiskelijoita()=0. Haku tuo rekisterin oikeaan reunaan ns. tyhjät luokat/ryhmät. Haun jälkeen voit arkistoida nämä luokat.
• Haku Opiskelijoita()=0 huomioi myös arkistoidut opiskelijat, ja soveltuu jälkikäteen tehtäviin tilastointeihin.

Funktion voi lisätä mukaan luettelojärjestykseen, jolloin Luokka-listauksesta näkee suoraan eri ryhmien opiskelijamäärät luokan nimen perässä.

Ryhmänohjaaja täytetään Luokat-rekisterin Ryhmänohjaaja/luokanvalvoja -kenttään. Tämä yhdistää opettajan ja opetusryhmän siten, että opettaja näkee lähtökohtaisesti opiskelijarekisterissä vain oman ryhmänsä opiskelijat. Ryhmänohjaajalla on myös enemmän oikeuksia nähdä opiskelijoidensa tietoja Wilmassa.

Luokalla monta ryhmänohjaajaa

Jos ryhmällä on useampia ryhmänohjaajia, täytetään nämä kenttiin Ohjaaja1 ja Ohjaaja 2. Kentät toimivat samoin kuin Ryhmänohjaaja/luokanvalvoja -kenttä.

Luokalle voi lisätä myös useampia ohjaajia moniriviseen Muut ryhmänohjaajat -kenttään. Oikeudet on samat kuin Ryhmänohjaaja/luokanvalvoja-, Ohjaaja 1 ja Ohjaaja 2 -kentissä olevilla henkilöillä. Luokat-rekisterissä valitut ohjaajat näkevät kaikki ryhmään kuuluvat opiskelijat.

Opiskelijalla monta ryhmänohjaajaa

Jos yksittäisille opiskelijoille on tarvetta laittaa monta ohjaajaa, kannattaa ne kirjata Opiskelijat-rekisteriin. Opiskelijat-rekisterissä on monirivinen Muut ryhmänohjaajat -kenttä, jolloin yksittäisellä opiskelijalla voi olla useampi ohjaaja.

Sama opettaja valvoo monta ryhmää

Jos opettajalla on useampia valvontaryhmiä, merkitse Luokat-rekisterissä sama opettaja Ryhmänohjaaja/luokanvalvoja -kenttään kaikille niille ryhmille, joita hän valvoo. Silloin opettaja näkee kaikkien näiden ryhmien opiskelijat.

Koulutusalavastaavat

Vaihtoehto 1: Jos koulutusalavastaaville, linjavastaaville ym. halutaan antaa mahdollisuus nähdä kaikki oman vastuualansa opiskelijat, täytetään koulutusalavastaava Ohjaaja1 tai Ohjaaja 2 -kenttään kaikille kyseisen alan ryhmille.

Vaihtoehto 2: Tee erilliset käyttäjäryhmät jokaiselle alalle, esim. "tutkintovastaava, sähköala". Valitse opiskelijarekisterissä ne opiskelijat, jotka kuuluvat esim. sähköalaan. Valitse heille Kortin omistusoikeus ryhmillä -kenttään "tutkintovastaava, sähköala"-käyttäjäryhmä. Valitse vielä Opettajat-rekisterissä näille tutkintovastaaville tuo sama käyttäjäryhmä, Käyttäjäryhmä Wilmassa -kenttään.