Ilmoittautuminen pitkäkestoiseen koulutukseen

Pitkäkestoisilla koulutuksilla tarkoitetaan esim. tutkintoon johtavaa koulutusta sekä muuta sellaista koulutusta, josta pitää tehdä opetussuunnitelma, saada useampia suorituksia kirjattua opiskelijoille ja antaa erilaisia todistuksia/opintokortteja. Myös aikuislukioon hakijoita voi kerätä tällä toiminnolla. Pitkäkestoisiin koulutuksiin haku koskee vain yksityishenkilöitä. Yritykset ja muut organisaatiot voivat ilmoittaa henkilöstöään lyhytkestoisiin koulutuksiin.

Pitkäkestoisia koulutuksia varten tehdään Primuksen Luokat-rekisteriin valmiiksi koulutusten rekisterikortit. Varmista myös, että muut valmistelut on tehty.

Koulutusta varten täytetään ainakin seuraavat kentät:

• Nimi (koulutus, johon haetaan) tai
• Selite: tätä voidaan käyttää vaihtoehtoisesti koulutuskalenterissa näkyvänä koulutuksen nimenä, jos oppilaitoksen Luokkien nimet yleensä ovat koodia muistuttavia numero- ja kirjainyhdistelmiä
• Hakuaika alkaa
• Hakeutuminen alkaa kello, voidaan tarkentaa, mihin kellonaikaan hakeutuminen alkaa, ei pakollinen tieto. Koulutuskohtainen alkamisaika yliajaa Koulun tietoihin laitetun ajan.
• Hakuaika päättyy (5 viikon jälkeen päättymispäivästä poistuvat listauksesta) TAI
• Viimeinen näkymispäivä koulutuskalenterissa -kenttään voi laittaa päivämäärän, minkä jälkeen koulutus ei näy enää listauksessa. Muussa tapauksessa koulutus näkyy viisi viikkoa Hakuaika päättyy -päiväyksen jälkeen.
• Jatkuva haku -kentän täyttäminen yliajaa viimeisen näkymispäivän. Koulutus näkyy listauksessa niin kauan kunnes se poistetaan.
• Järjestämispaikkakunta
• Ilmoittautuminen Wilmassa sallittu, joka on pakollinen, jotta koulutus näkyy Wilmassa, koulutussivulla
• Koulutuksen status. Wilmassa näytetään kaikki paitsi statuksella "peruttu" olevat koulutukset. Status voi olla myös tyhjä.
• Hakeutuminen ei vaadi sähköpostivarmistusta, jos hakija saa päästä suoraan täyttämään hakemuksen.
• Sähköisen hakeutumisen lomake, mikäli käytätte koulutuskohtaista ilmoittautumislomaketta.
• Koulu-kenttä: Koulutukset listautuvat sen koulun nimen alle Wilmassa, joka on Koulu-kentän ykkösrivillä.
• HUOM. Piilota Wilman luetteloista -rasti Luokat-rekisterissä ei piilota koulutuksia sähköisestä ilmoittautumisesta.

Koulutusten tiedot ja esitystapa määritellään Koulun tiedot -rekisterissä.

• Pitkäkestoisten koulutusten otsikko suomeksi -kenttään kirjataan Wilmassa näytettävä otsikko. Oletuksena otsikkona on "Pitkäkestoiset koulutukset".
• Pitkäkestoisten koulutusten infosarakkeet Wilmassa: riveille valitaan ne Luokat-rekisterin kentät, joiden tietoja koulutussivulla esitetään. Jos ensimmäiseksi tiedoksi valitaan Nimi-kenttä, silloin koulutukset listautuvat aakkosjärjestykseen nimen mukaan. Jos näitä kenttiä ei ole täytetty ollenkaan, pitkäkestoisten osio ei näy koulutuskalenterissa.
• Pitkäkestoisten koulutusten infosarakenimet Wilmassa: riveille voi antaa kenttänimeä napakamman tai kuvaavamman nimen Wilman sarakeotsikkoja varten, esim. Aloituspäivä-kentän nimeksi "Koulutus alkaa". Infosarakkeiden kentät ovat monirivisiä, joten ne on syytä asemoida vierekkäin. Jos sarakenimiä ei täytetä, Wilma näyttää sarakeotsikkoina kenttänimet sellaisenaan.

Myös muita tietoja koulutuksesta voi täyttää ja laittaa näkyviin koulutussivulle lisätiedoiksi. Lisätiedot avautuvat Wilmassa koulutuksen nimeä klikkaamalla. Lisätietoikkunan sisältö valitaan Koulun tiedot -rekisterissä:

• Pitkäkestoisten koulutusten lisätiedot Wilmassa: riveille valitaan ne Luokat-rekisterin kentät, joiden tietoja lisätiedoissa esitetään.
• Pitkäkestoisten koulutusten lisätietojen nimet Wilmassa: riveille voi antaa kenttänimeä napakamman tai kuvaavamman nimen Wilmassa näkyville lisätiedoille. Lisätietokentät ovat monirivisiä, joten ne on syytä asemoida vierekkäin.

Lisätietoihinkin voi lisätä linkkejä. Se tehdään laittamalla linkin www-osoite Luokat-rekisterin johonkin memokenttään ja ottamalla tämä kenttä mukaan ylläolevaan Pitkäkestoisten koulutusten lisätiedot Wilmassa-kenttään. Linkki kirjoitetaan kaksien hakasulkeiden sisään: [[www.wilma.fi]]

Oppilaitoksen www-sivuille voi myös laittaa suoran linkin johonkin koulutuskalenterin koulutukseen, jolloin Koulutuksen lisätiedot avautuu suoraan omaan ikkunaan, kun koulutuksen nimeä klikataan www-sivulta.

Sähköpostissa mukana tulevat lisätiedot

• Luokat-rekisterissä voi antaa koulutuskohtaisia lisätietotekstejä, jotka ovat mukana hakijan saamassa sähköpostiviestissä. Lisätiedot kirjataan kenttään Sähköpostin lisätiedot. Sähköpostissa on mukana myös Koulun tiedot -rekisteriin kirjattu kaikkia luokkia (pitkäkestoisia koulutuksia) koskeva yleinen sähköpostin teksti.

Koulutuksia voi etsiä koulutussivun (www.koulunwilma.fi/browsecourses) yläreunan Hae koulutuksia hakusanoilla-kentän avulla. Kenttään laitetaan jokin hakusana, esim. "Vaasa" tai "hitsaus". Ruudulle jäävät hakuun sopivat koulutukset. Voi käyttää useampaa hakusanaa pilkulla eroteltuna.

Haku piilottaa koulujen alta sellaiset koulutukset, jotka eivät täsmää Hae koulutuksia hakusanoilla -kenttään kirjoitettuun hakutermiin. Jos yhtään hakusanaa vastaavaa koulutusta ei löydy, Wilma näyttää ilmoituksen koulun nimen alla: Ei koulutuksia hakusanalla: "autoasentaja". Jos oppilaitoksesta ei löydy mitään hakua vastaavaa, piilotetaan koko koulu sekä ylhäältä linkkipuusta että koulutuskalenterin oppilaitoslistasta.

Koulutusten edessä on + (plus) -merkki, jolla ko. koulutus siirtyy "ostoskoriin", Wilmasivun yläkulmaan. Ostoskorissa näkyy, montako koulutusta on valittu ja mahdolliset koulutusten hinnat näkyvät myös. Ostoskoria klikkaamalla avautuu oikealta sivupaneeli, josta pääsee jatkamaan hakemukseen. Yksityishenkilöt jatkavat tästä klikkaamalla Ilmoittaudu/Hakeudu-painiketta. Wilma kysyy ensiksi hakijan sähköpostiosoitetta, jos sähköpostivarmistus on vaadittu koulutukselle. Wilma lähettää annettuun sähköpostiosoitteeseen viestin, jossa on paluulinkki hakulomakkeen täyttämissivulle.

Oppilaitos voi päättää, vaatiiko koulutukseen ilmoittautuminen pakollisen sähköpostivarmistuksen vai ei. Luokat-rekisterissä rastitaan kenttä Hakeutuminen ei vaadi sähköpostivarmistusta, jos varmistusta ei tarvita. Silloin hakijalle aukeaa "Käyttöehtojen hyväksyminen" -sivu suoraan, eikä hänen tarvitse ensin mennä sähköpostiinsa kopioimaan linkkiä koulutussivuille.

Hakutoivejärjestys

Sivulla hakijaa pyydetään ensin vahvistamaan käyttöehdot. Jos hän haki moneen eri koulutukseen, kysytään seuraavaksi niille toivejärjestys. Hakutoivejärjestys tallentuu samanlaisena Hakijat-rekisteriin, kenttään Hakutoivejärjestys pitkäkestoisessa koulutuksessa jokaiselle rekisterikortille, jos hakija hakee moneen koulutukseen samalla kertaa. Sen jälkeen aukeaa varsinainen hakulomake, johon hakija täyttää yhteystietonsa ym. oppilaitoksen kysymät tiedot. Eri tutkinnoille voidaan tehdä myös omat/erilaiset hakulomakkeet, jotka aukeavat hakutoivejärjestyksen mukaisesti.

Koulutukset, joiden hakuaika on päättynyt, näkyvät listauksessa, mutta + (plus)-merkki on disabloitu. Koulutuksen saa pois näkyvistä poistamalla Primuksen Luokat-rekisterissä Ilmoittautuminen sallittu Wilmassa -kentästä rastin tai täyttämällä Viimeinen näkymispäivä koulutuskalenterissa -kentän.

Hakuprosessin aikana selainikkunan yläreunassa näkyy hakemisen vaiheet ja missä vaiheessa lomakkeen täyttäjä on sillä hetkellä. Hakeutumisen loppuvaiheessa, Yhteenveto-sivulla, saa Wilmasta tulosteen siitä, mihin koulutuksiin on hakeutunut.

Koulun tiedot -rekisterissä voi täyttää kentän Sähköisen ilmoittautumisen tallennuksen jälkeinen teksti (suomeksi), jos haluaa omanlaisen lopetusviestin hakeutumiselle tai paluulinkin jollekin tietylle www-sivulle. Jos kenttä on tyhjä, hakijalle näkyy oletusviesti ja paluulinkki koulutuskalenteriin. Jos halutaan sekä oma teksti että paluulinkki, kirjoitetaan linkki kaksien hakasulkeiden sisään: [[Takaisin koulutuskalenteriin|/browsecourses]]. Jos hakeutuminen keskeytetään ja kirjaudutaan ulos, tulee "Kiitos käynnistäsi" -oletusteksti ja paluulinkki koulutuskalenteriin. Jos käyttäjä ei 30 sekunnin aikana tee mitään, selain siirtyy automaattisesti koulutuskalenteriin.

Jos hakeutuessa tulee virheilmoitus virheellisestä avaimesta, se johtuu yleensä siitä, että selaimessa on yhtäaikaa monta hakusivua auki.

Hakijan sähköpostiin lähtee viesti, jossa vahvistetaan haku kyseiseen koulutukseen. Hakijan tiedot tallentuvat Primuksen Hakijat-rekisteriin valintaprosessin ajaksi. Jos sama henkilö hakee useampaan tutkintoon/koulutukseen kerralla, tulee jokaisesta koulutuksesta oma rekisterikorttinsa.

Valituksi tulleiden tiedot siirretään Opiskelijat-rekisteriin joko Primuksessa tai Wilmassa ja heille valitaan tämä uusi koulutus/luokka. Tästä eteenpäin opiskelijoiden käsittely Primuksessa jatkuu normaaliin tapaan. Hakijan siirrossa Opiskelijarekisteriin voi valita, siirretäänkö hakijan kortille mahdollisesti tallennetut liitteet myös Opiskelijat-rekisteriin. Jos hakijan kortti poistetaan siirron jälkeen, poistetaan myös liitteet. Siirron yhteydessä poistamisen sijaan hakijan voi myös arkistoida Hakijat-rekisterissä.