Päivitetty viimeksi: 9.8.2019
Opiskelupaikkaa hakevien, koulutuskokeilijoiden ja -tutustujien tiedot kirjataan Primuksen Hakijat-rekisteriin. Tiedot voi myös tuoda muista sovelluksista, esim. yhteishaun Opintopolku-järjestelmästä. Lisäksi Wilman koulutuskalenterin kautta hakeneet tallentuvat suoraan Hakijat-rekisteriin.
Jos hakija siirtyy varsinaiseksi opiskelijaksi, hänet voi siirtää Opiskelijarekisteriin Primuksessa tai Wilmassa.
Kirjattavat tiedot
Rekisteriin kirjataan hakijoiden yhteystiedot, hakutoiveet, pohjakoulutukseen ja työkokemukseen liittyvät asiat sekä mahdollisten haastattelujen ja pääsykokeiden aikataulut ja pisteytys. Koulutuskalenterin kautta hakevista tallentuu ne tiedot, joita oppilaitoksen hakulomakkeille on otettu esille. Opintopolusta Primukseen hakijoita siirrettäessä puolestaan tulee tietyt, Opintopolun määrittelemät tiedot.
Opiskelijavalinnat
Hakijarekisterissä voi ottaa erilaisia tilastoja ja jakaumia hakijoiden tiedoista. Rekisterin avulla on helppo asettaa hakijat paremmuusjärjestykseen esim. soveltuvuuskokeen tai yhteispistemäärän perusteella.
Ne hakijat, jotka valitaan opiskelijoiksi, siirretään hakijarekisteristä opiskelijarekisteriin valmiilla tiedonsiirrolla: Tiedonsiirrot / Siirrä opiskelijarekisteriin. Opiskelijan siirrossa Hakijat-rekisteristä siirtyy myös Hyväksymispäivä opiskelijarekisterin kenttään Valintapäivä. Hakijan voi joko arkistoida tai poistaa Hakijat-rekisterissä, samalla kun hänet siirretään opiskelijaksi. Hakijan siirrossa Opiskelijat-rekisteriin voi myös valita, siirretäänkö hakijan kortille mahdollisesti tallennetut liitteet samalla. Jos hakijan kortti poistetaan siirron jälkeen hakijarekisteristä, poistetaan myös liitteet.
Tiedonsiirrossa voidaan valita Omat kentät -tyyppisistä kentistä, halutaanko niiden tiedot tyhjätä ennen tiedonsiirtoa opiskelijarekisteriin. Tiedonsiirto-ikkunassa on kohta Valitse tyhjättävät omat kentät, joka avaa uuden apuruudun. Siinä siirretään vasemmasta osiosta oikealle ne kentät, jotka saa tyhjätä tiedonsiirrossa. Tämä tarkoittaa sitä, että hakijan muut tiedot, paitsi "omat kentät" siirtyvät opiskelijarekisterin vastaaviin kenttiin, mutta Hakijarekisterissä tiedot säilyvät (jos hakijan korttia ei poisteta siirron yhteydessä).
Huom. Hakijoiden tietoja ei saa säilyttää Primuksessa kauemmin kuin on tarpeen. Poista hakijoiden rekisterikortit vuosittain tai kunkin hakukerran jälkeen.
Tulosteet
Hakijarekisterin kautta tulostetaan pääsykoekutsut, kirjeet valituille / ei valituille ja saadaan yhteenvedot hakijoista.
Koulutuskokelijat ja -tutustujat
Opiskelijaksi aikova voi käydä tutustumassa koulutukseen lyhyitä aikoja. Hakijat-rekisteriin ei voi laittaa opetussuunnitelmaa, joten mitään suorituksia tutustujille ei saa kirjattua.
Tee kokeilijoita ja tutustujia varten omat opiskelijalajinsa, esim. "Koulutuskokeilussa" ja "Tutustumassa". Näiden lajien avulla voi hakijarekisteriin tehdä erilaisia valmiita hakuja, joilla löydetään nopeasti tällä hetkellä kokeilussa olevat, aiemmin kokeilussa olleet tai tiettyä alaa kokeilleet.
Hakijarekisteriin kannattaa tehdä omat välilehtensä koulutuskokeiluja ja tutustumisia varten. Kenttiin kirjataan esim. mihin koulutukseen tutustuttiin, millaiset valmiudet opiskelijalla olisi osallistua varsinaiseen opetukseen sekä opinto-ohjaajan, psykologin ym. valintaan osallistuvien lausunnot. Kenttiä on kolmen eri kokeilu- ja tutustumiskerran tietojen kirjaamiseen. Yksilönsuojan vuoksi terveystietojen kirjaamista Primukseen tulee välttää.
Aiheeseen liittyvät ohjeet
