Koulutusten maksaminen Svea Paymentsin (ent. Maksuturva) avulla 1

Svea Paymentsin käyttöönotto Wilman yhteydessä vaatii oppilaitokselta:

• Liittymäsopimuksen Svea Payments palveluntarjoajan kanssa. He hoitavat sopimukset kaikkien niiden pankkien kanssa, joiden maksuja oppilaitos haluaa tukea.
• Liittymätietojen kirjauksen Primuksen Koulun tiedot -rekisteriin alla lueteltuihin kenttiin. Liittymätiedot oppilaitos saa palveluntarjoajalta.
• Rajapinnan käyttäjätunnuksen ja salasanan
• Tarvittavien kenttien täyttämisen muihin, alla mainittuihin rekistereihin
• Salatun yhteyden Wilmassa (https://...). Salattu yhteys tarvitaan myös, jos halutaan pelkästään testata demotilassa maksamista.
• Kaikki muut entiset asetukset koulutuskalenterin käyttöönottoon liittyen, että koulutuskalenteri yleensäkin toimii.

Väliaikaisen laskun käsittely

Kun hakija aloittaa hakeutumisen koulutukseen, johon on liitetty verkkopankkimaksu, muodostuu Primuksen Laskutus-rekisteriin laskun rekisterikortti. Laskulle tallentuu Verkkopankkimaksun mallinne-kenttään rasti (rasti poistuu, jos hakemus ja verkkomaksaminen viedään loppuun koulutuskalenterissa). Jos hakeutumista tai maksamista ei viedä loppuun asti, tämä lasku jää kuitenkin Laskutus-rekisteriin.

Primukseen on mahdollista laittaa asetus, että Primus poistaa Laskutus-rekisteristä yli 2 vrk vanhat turhat rekisterikortit pois, jos joku hakija on aloittanut hakuprosessin, mutta keskeyttänyt maksamisen verkkopankissa tai keskeyttänyt hakemuksen teon. Käytännössä Laskutus-rekisteristä poistetaan silloin laskut, jotka täyttävät seuraavat ehdot: Verkkopankkimaksun mallinne=Kyllä JA Rekisterikortin luontipäivä<Nykyinen päivämäärä-2. Asetusta ei oppilaitokset voi kuitenkaan itse laittaa päälle, vaan asiakkaan tulee ottaa yhteyttä Visman tukeen.

Koulun tiedot -rekisteriin täytetään:

Allaolevat kentät on vanhalla "Maksuturva"-nimellä, mutta käytetään siis nyt Svea Paymentsin yhteydessä.

• Maksuturva käytössä
• Maksuturvan testaus käytössä
• Maksuturvarajapinnan käyttäjätunnus
• Maksuturvarajapinnan salainen avain
• Koulutuskalenterin maksurajapinta -kenttään valitaan "Maksuturva"
• Verkkomaksut koulutuskalenterin poluissa (huom. yritykset)
• Sähköisen ilmoittautumisen osallistumismaksun ALV % - Tämä kenttä on täytettävä, eli täytä kenttään esim. 25,5, vaikka alv % olisi todellisuudessa 0. Huomioi todellinen alv Arviointi-/Luokat-rekisterien kentissä (lisätietoa alempana tässä ohjeessa).
• Osallistumismaksun laskutyyppi lyhytkestoisissa koulutuksissa
• Osallistumismaksun laskutyyppi pitkäkestoisissa koulutuksissa
• Vapaaehtoinen: Maksuturvan maksujen ohje yhteenvedossa, näkyy koulutuskalenterin yhteenvedossa

Laskutyypit-rekisteri

Maksuja varten tehdään rekisterikortti (tai -kortit) Laskutyypit-rekisteriin. Laskuille muodostettavia lasku- ja viitenumeroita varten tulee näille rekisterikorteille täyttää allaolevat kentät.

• Viitenumeroinnin etuliite
• Viitenumeroinnin sarja
• Viitenumeroinnin jälkiliite
• Tilanteen mukaan täytetään: Numerosarja yhteinen kaikilla kouluilla

Huomioi:

• Numerosarjan max pituus yhdessä 19 merkkiä
• Sarjan on alettava vähintään ykkösestä
• Primus generoi Wilmalle tarpeen mukaan uniikkeja viitenumeroita sarjan mukaan

Näistä muodostetaan laskunumero, viitenumero ja tilausnumero (etu+sarja+jälkiliite). Laskunumero tehdään erikoismerkkijonolla, jossa on mukana nuo edellä mainitut tiedot. Esimerkiksi laskunumero on 20210001800, jossa etuliite on "2021", sarja on "0001" ja jälkiliite on "800". Sarja ei voi olla 0000.

Voit tehdä joko yhden yhteisen laskutyypin kaikkia koulutusmaksuja varten tai kaksi eri laskutyyppiä, toinen lyhyt- ja toinen pitkäkestoisille koulutuksille. Laskutyyppi valitaan koulun tiedoissa Osallistumismaksun laskutyyppi lyhytkestoisissa koulutuksissa ja/tai Osallistumismaksun laskutyyppi pitkäkestoisissa koulutuksissa -kenttiin.

Laskutyypin voi valita myös koulutuskohtaisesti, jos siihen on tarvetta. Jos merkitsee koulutuskohtaisesti laskutyypin, viitenumerosarja pitää olla sama kaikilla eri laskutyypeillä, jos ne halutaan samalle laskulle. Svea Payments ottaa vastaan vain yhden viitenumeron/lasku. Hakijan ostoskorissa voi siis olla useita koulutuksia eri laskutyypeillä, kunhan viitenumerosarja on niissä sama (viitenumeroinnin etuliite ja sarja).

Silloin Laskutus-rekisteriin muodostuu yksi lasku, jossa on kaksi (tai useampi) eri koulutusta ja niillä eri laskutyypit, mutta laskutyypeillä samat viitenumerosarjat. Muuten koulutuksia ei voi ottaa samalle laskulle.

Laskutyyppi tallentuu rivikohtaisesti aikanaan sitten Laskutus-rekisterin kenttään Koulutuksen laskutyyppi (erittelytaulukossa), kun hakija ilmoittautuu koulutukseen, jolla on lasku- tai verkkopankki-maksutapa käytössä.

Arviointi- ja Luokat-rekisterit

• Osallistumismaksu (veroton)
• Osallistumismaksun poikkeava Alv %, jos on eri kuin 25,5 %. Jos alv % on 0, täytä tähän kenttään 0 ja rasti myös kenttä 0-% alv. Jos arviointikirjalle on täytetty Osallistumismaksun poikkeava Alv % -kenttä, niin se lisätään ensisijaisesti hintaan. Jos se on tyhjä, niin sitten hintaan lisätään Koulun tiedot -rekisteristä Sähköisen ilmoittautumisen osallistumaksun ALV % -kenttään kirjattu prosentti.
• Laskutyyppi koulutuskalenterissa, jos ei ole täytetty Koulun tiedot -rekisterissä
• Sähköisen ilmoittautumisen maksutapa/Sähköisen hakeutumisen maksutapa
• Koulutuksen Aloituspäivä/Alkamispäivä: siirtyy maksuturvarajapintaan tuoterivien erittelyssä ja on rajapinnassa pakollinen tieto. Jos alkamispäivä on tyhjä tai menneisyydessä, siirtyy nykyinen päivä.
• Vapaaehtoinen: Maksuturva maksatuspyynnön tilausrivin tuotteen kuvaus. Oletuksena koulutuksen tunniste on korttinumero, jos tuotteen kuvausta ei ole täytetty.

Kun kaikki esivalmistelut on tehty, voi koulutukset maksaa hakeutumisen yhteydessä sähköisessä koulutuskalenterissa.