Organisaatio ilmoittaa henkilökuntaa koulutukseen

Monen henkilön yhtäaikainen ilmoittaminen koulutukseen on mahdollista vain lyhytkestoisissa koulutuksissa. Organisaation ilmoittaessa henkilöitä koulutukseen koulutuskalenteri tarjoaa ensin organisaation tiedot -lomakkeen ja automaattisesti sen jälkeen ilmoitettavien henkilöiden tiedot -lomakkeen. Muita lomakkeita tähän prosessiin ei voi lisätä.

• Yrityksen ilmoittaessa osallistujia koulutukseen ei voi siis määritellä erilaisia lomakkeita eri koulutuksille, vaan kaikkiin hakeudutaan näillä samoilla lomakkeilla.
• Lomakkeet tulee olla valmiiksi ladattuna/tehtynä Lomake-editorissa ja niille tulee määritellä vähintään yksi koulu. Linkki lomakeohjeeseen sivun alareunassa.
• Organisaatioilmoittautumista ei voi laittaa päälle/pois päältä koulutuskohtaisesti Arviointirekisterissä, vaan se on käytössä tai pois käytöstä koulun/oppilaitoksen kaikissa lyhytkoulutuksissa kerralla.

1. Organisaation edustaja valitsee Wilman koulutussivulta sopivan lyhytkestoisen koulutuksen klikkaamalla + (plus)-painiketta, jolloin koulutus siirtyy sivun yläreunaan ostoskoriin. Mahdollinen koulutuksen hinta näkyy ostoskorissa. Ostoskoria klikkaamalla avautuu sivupaneeli, josta pääsee jatkamaan: valitaan Yksi henkilö tai Useita henkilöitä -> valitaan tässä tapauksessa viimeksi mainittu.
2. Wilma kysyy ilmoittajan sähköpostiosoitteen (organisaation edustaja) ja lähettää siihen osoitteeseen paluulinkin sisältävän viestin (ellei sähköpostivarmistusta ole haluttu ohittaa). Paluulinkki kopioidaan selaimen osoitekenttään. Linkki vie sivulle, jossa tulee lukea ja hyväksyä oppilaitoksen asettamat käyttöehdot. Jos niitä ei hyväksy, ei pääse jatkamaan.
3. Hyväksymisen jälkeen avautuu lomake tietojen syöttämiseen. Ensin kysytään organisaation tiedot, seuraavassa vaiheessa koulutukseen ilmoitettavien henkilöiden tiedot. Ensimmäinen lomake on Primuksen Lomake-editorilla tehty Organisaation tiedot -lomake. Lomakkeeseen täytetään organisaation yhteystiedot, sitten klikataan Seuraava -painiketta.
4. Avautuu niin ikään Primuksen Lomake-editorilla tehty hakijalomake. Lomakkeelle täytetään ensimmäisen koulutukseen osallistujan tiedot, sitten klikataan Lisää osallistuja tästä -painiketta. Kentät tyhjenevät automaattisesti ja niihin täytetään seuraavan ilmoitettavan tiedot. Lomake täytetään niin monta kertaa kuin osallistujia tulee samasta organisaatiosta samaan koulutukseen.
5. Ilmoitettujen henkilöiden lukumäärä ja nimet näkyvät lomakkeen oikeasta reunasta avautuvassa sivupaneelissa, samoin sen koulutuksen nimi, johon osallistujia ollaan ilmoittamassa. Tietoja voi vielä tässä vaiheessa muokata tai poistaa. Jos koulutukselle on laitettu maksutiedot, hinnat näkyvät samassa paikassa.
6. Seuraava -painikkeesta pääsee esikatselusivulle, jossa voi tulostaa sekä organisaation että ilmoitettujen osallistujen tiedot samalla kertaa.
7. Tallenna ilmoittautuminen -painiketta klikataan, kun kaikki hakijat on lisätty. Lopuksi Wilma lähettää organisaation yhteyshenkilön sähköpostiin vahvistuksen koulutuksesta.

Hakuprosessin aikana selainikkunan yläreunassa näkyy hakemisen vaiheet ja missä vaiheessa lomakkeen täyttäjä on sillä hetkellä.

Jos Useita henkilöitä-kohdan alta Ilmoita koulutukseen-painikkeen painamisen jälkeen tulee virheilmoitus, ei yrityksille tarkoitettua lomaketta ole tehty Primuksen Lomake-editoriin kyseiselle oppilaitokselle, tai oppilaitoksella on haettavana vain tutkintoon johtavaa koulutusta eikä ollenkaan lyhytkoulutuksia.

Koulutusten maksamiseen hakeutumisen yhteydessä on erilliset ohjeet ja silloin ylläoleva järjestys hieman muuttuu.

Sähköpostiosoitekentät

Jos olette laittaneet sekä organisaation että ilmoitettavan henkilön lomakkeille saman Hakijat-rekisterin Sähköpostiosoite-kentän, Wilma tallentaa osoitteet seuraavasti: 1. Ilmoitettavan henkilön osoite tallennetaan kenttään Sähköpostiosoite. 2. Organisaation edustajan (ilmoittajan) osoite tallennetaan kenttään Sähköpostiosoite 2. 3. Jos ilmoitettavalla henkilöllä ei ole sp-osoitetta, tallennetaan organisaation edustajan osoite kenttään Sähköpostiosoite. Näin vältetään tilanne, jossa jommankumman osoite yliajaisi toisen tiedot. Suosittelemme kuitenkin käyttämään lomakkeilla eri sähköpostikenttiä.

Sähköpostivahvistus koulutukseen ilmoitetuista lähetetään osoitteeseen, joka on Hakijat-rekisterin kentässä Hakijan ilmoittaneen yrityksen/organisaation sähköpostiosoite. Jos se on tyhjä (koulutusten sähköpostitunnistus on pois päältä), sähköpostiosoitetta etsitään ilmoittajan tiedoista kentästä Sähköpostiosoite.

Tietojen tallentumispaikat

• Jokaisesta koulutukseen ilmoitetusta hakijasta tallentuu oma rekisterikortti Primuksen Hakijat-rekisteriin.
• Myös organisaation tiedot tallentuvat Hakijat-rekisterin tekstikenttiin jokaisen hakijan rekisterikortille (ei linkkinä Yritykset-rekisteriin).

Hakijoiden käsittely

Koulutukseen valittujen tiedot siirretään Opiskelijarekisteriin, Tiedonsiirrot / Siirrä opiskelijarekisteriin. Samalla voi siirtää opiskelijat suoraan kyseisen koulutuksen arviointikirjaan ja arkistoida heidät hakijarekisterissä. Hakijat-rekisterin Opiskelijarekisterin korttinumero -kenttään tallentuu syntyneen rekisterikortin numero. Näin löydetään nopeasti ne hakijat, joiden tiedot on jo siirretty opiskelijarekisteriin, jos hakijatietoja ei poistettu siirron yhteydessä hakijarekisteristä.

Koulutukseen tulevia varten voidaan tehdä oma ryhmä Primuksen Luokat-rekisteriin ja liittää heidät tähän koulutukseen/ryhmään.

Tässä vaiheessa viimeistään kannattaa ottaa arviointikirja/lyhytkoulutus pois näkyvistä Wilmasta, ellei ole kyseessä jatkuva haku.

Lyhytkestoisia koulutuksia varten luodaan arviointikirjat Primuksen Arviointirekisteriin. Katso tarkemmat ohjeet täältä.