Ilmoittautuminen organisaation tilaamiin koulutuksiin - muokkauslomakkeet (Hakijat)
Päivitetty viimeksi: 4.2.2020
Tiedostot
Miten lomake ladataan Primukseen?
Organisaation tilaama koulutus, lomakkeet
Eri organisaatiot voivat tilata joltain koulutuksen järjestäjältä lyhytkoulutusta omalle henkilöstölleen tai ilmoittaa oppilaitoksen koulutuskalenterissa oleviin lyhytkoulutuksiin omaa henkilöstöään. Koulutukseen ilmoitetaan osallistujat Wilman sähköisen koulutuskalenterin kautta.
GDPR:n tultua voimaan organisaation tulee kuitenkin informoida henkilöstöään, jos ilmoitetaan monta henkilöä kerralla. Jokaisen tulee olla etukäteen tietoinen siitä, että heidän tietonsa tallennetaan järjestelmään koulutusilmoittautumisen yhteydessä. Heillä on myös oikeus kieltäytyä siitä, että toinen henkilö tekisi ilmoittautumisen heidän puolestaan. Myös koulutuksen järjestäjien on hyvä informoida organisaatioita tästä tai ottaa pois käytöstä mahdollisuus ilmoittaa useita henkilöitä kerralla.
Lomakkeiden asetukset
Koulutukseen ilmoittamista varten tarvitaan kaksi hakulomaketta Primuksen Lomake-editorissa.
- Ensimmäiseen laitetaan "Organisaation tiedot"
Lomakkeen tietokanta: Hakijat, organisaation tiedot - Lomakkeen tyyppi: Omat tiedot
- Rastitaan Näkyy Wilmassa
- Lomakkeelle valitaan organisaation yhteystietoihin liittyvät kentät; kentät tulevat Hakijat-rekisteristä.
- Huom. Koulu-kenttä tulee täyttää. Koulu-kenttään täytetään ainakin 1-rivi. Lomakkeet voivat olla koulukohtaisia, eri yksiköillä omat lomakkeet tai yksi yhteinen lomake kaikille kouluille. Jos sama lomake käy kaikille, valitaan Koulu-kenttään kaikki koulut.
- Toiseen laitetaan "Hakijan tiedot"
Lomakkeen tietokanta: Hakijat, ilmoitettavan tiedot. - Lomakkeen tietokanta: Hakijat, ilmoitettavan tiedot.
- Lomakkeen tyyppi: Omat tiedot
- Rastitaan Näkyy Wilmassa
- Lomakkeelle valitaan koulutukseen tulevia henkilöitä koskevia tietoja, lähinnä henkilötiedot, joita tarvitaan koulutuksen järjestämisessä; kentät tulevat Hakijat-rekisteristä. Voit lisätä tähän myös muita kenttiä Hakijat-rekisteristä.
- Huom. Koulu-kenttä tulee täyttää. Koulu-kenttään täytetään ainakin 1-rivi. Lomakkeet voivat olla koulukohtaisia, eri yksiköillä omat lomakkeet tai yksi yhteinen lomake kaikille kouluille. Jos sama lomake käy kaikille, valitaan Koulu-kenttään kaikki koulut.
Lomakkeet on linkitetty Wilmassa toisiinsa siten, että ensin aukeaa organisaation yhteystiedot (lomake 1). Kun se on täytetty ja tallennettu, aukeaa automaattisesti lomake 2, johon täytetään koulutukseen tulevien henkilöiden tiedot yksi kerrallaan.
Koulutuskalenterissa
Lomakkeet tulevat Wilman koulutuskalenterissa näkyviin automaattisesti oikeassa järjestyksessä, kun ylläolevat asetukset ovat kunnossa. Organisaation edustaja valitsee koulutuskalenterissa lyhytkoulutuksen, johon haluaa henkilökuntaansa ilmoittaa. Koulutus siirtyy ostoskoriin, jota klikkaamalla avautuu sivupaneeli. Siellä painetaan Useita henkilöitä -kohdan alapuolelta Ilmoita koulutukseen-painiketta. Käyttöehtojen hyväksymisen jälkeen avautuu lomake 1, johon täytetään organisaation tiedot.
Seuraavaksi avautuu lomake 2. Täytä ensimmäisen ilmoitettavan tiedot ja paina Lisää osallistuja tästä -painiketta. Täytä seuraavan ilmoitettavan tiedot jne. Klikkaamalla sivun oikeasta yläkulmasta ostoskoria avautuu sivupaneeli. Siinä on koulutuksen tiedot, mahdolliset hintatiedot ja kaikki koulutukseen ilmoitetut henkilöt. Kun olet lisännyt kaikki koulutukseen ilmoitettavat henkilöt, paina Seuraava-painiketta. Saat esikatseluun yhteenvedon tiedoista ja samassa näkymässä voit tallentaa ilmoittautumiset.
Yrityksen ilmoittaessa osallistujia koulutukseen ei voi määritellä erilaisia lomakkeita eri koulutuksille, vaan kaikkiin hakeudutaan näillä samoilla lomakkeilla.
Sähköpostiosoite-kentät
Organisaation lomakkeella on Sähköpostiosoite 2-kenttä ja hakijan/ilmoitettavan lomakkeella on Sähköpostiosoite-kenttä. Jos olette laittaneet molempiin lomakkeisiin saman kentän Sähköpostiosoite, niin Wilma tallentaa (versiosta 2.22.7 lähtien) hakijan/ilmoitettavan osoitteen kenttään Sähköpostiosoite ja organisaation/ilmoittajan osoitteen kenttään Sähköpostiosoite 2, jottei kummankaan osoitetieto yliajaisi toista tietoa.
Aiheeseen liittyvät ohjeet
Lomakkeen kuva
