Varasijat sähköisessä koulutuskalenterissa

Hakija päätyy varasijalle, kun hän ilmoittautuu koulutukseen, jonka maksimiopiskelijamäärä on täyttynyt. Maksimimäärän ylittyminen ei estä millään tavoin ilmoittautumista sähköisen koulutuskalenterin kautta eikä ilmoittautumista pysty sen perusteella sulkemaan. Varasijojen käsittely tulee tehdä Primuksen Hakijat-rekisterissä, kun hakuaika on päättynyt.

Ilmoittautujalle/hakijalle lähtevä sähköpostivarmistus koulutuksesta: "Huom! Kurssi on jo täynnä ja olet varasijalla", toimii yksityishenkilöille sekä lyhyt- että pitkäkestoisten koulutusten osalta. Yritykselle/organisaatiolle lähtevä ilmoitus on hieman erilainen: "Huom! Osa tai kaikki ilmoitetuista osallistujista on varasijalla tähän koulutukseen." On huomattava, että yritykset eivät tällä hetkellä pysty ilmoittamaan henkilöstöään pitkäkestoisiin koulutuksiin. Organisaatiolle lähtevässä sähköpostivahvistuksessa koulutuksiin ilmoitettujen osalta ei myöskään selviä, moniko ilmoitetuista on varasijalla.

Sähköpostivahvistus lähtee hakijalle (yksityishenkilöt) tai organisaation edustajalle (organisaation ilmoittamat), jos hakulomakkeelle on täytetty joku sähköpostiosoite.

Wilma huomioi maksimimääriin ainoastaan Hakijat-rekisterin rekisterikortit. Lyhytkestosissa koulutuksissa arviointikirjaan lisättyjä oppilaitoksen omia opiskelijoita ei siis lasketa hakijamääriin mukaan, kun tarkistetaan hakijoiden varasijalle päätymistä. Sama koskee pitkäkestoista koulutusta, jossa vain Hakijat-rekisterissä olevat vaikuttavat varasijailmoitukseen. Tämä tulee huomioida koulutusten kokonaisopiskelijamääriä mietittäessä. (Lisätietoa kurssitarjottimen kautta hakemiseen samoihin koulutuksiin: Ilmoittautuminen koulutuksiin - omat ja ulkopuoliset opiskelijat)

Maksimiopiskelijamäärät kirjataan seuraaviin kenttiin:

• Lyhytkestoinen koulutus: Arviointi-rekisterin kenttä Max opiskelijoita
• Pitkäkestoinen koulutus: Luokat-rekisterin kenttä Maksimimäärä.

Koulutuskalenterin infosarakkeisiin voi ottaa esille tiedon, mikä on maksimimäärä ja kuinka moni on ilmoittautunut. Tiedot laitetaan Koulun tiedot -rekisterin kenttiin Lyhyt-/pitkäkestoisten koulutusten infosarakkeet Wilmassa:

• Lyhytkestoiset: Max opiskelijoita&"/"&Ilmoittautuneita()
• Pitkäkestoiset: Maksimimäärä&"/"&Hakijoita()

Hakijat-rekisteriin hakijoiden rekisterikorteille ei siirry varsinaisesti mitään tietoa varasijalla olemisesta. Varasijalla olevien selvittäminen ja hakujärjestykseen laittaminen voidaan tehdä kuitenkin seuraavasti:

1. Tee Hakijat-rekisteriin uusi luettelojärjestys:
   • Hakijat laitetaan hakujärjestykseen esim. hakijan korttinumeron avulla.
   • Luettelojärjestyksen ensimmäiseksi tiedoksi voidaan laittaa koulutuksen nimi, jolloin saadaan koko rekisterin kortit niputettua koulutuksittain. Mikäli samannimisiä koulutuksia on useita, pitää ottaa mukaan myös koulutuksen korttinumero (arviointikirjan tai luokan), jotta saadaan niputettua samaan koulutukseen hakeneet peräkkäin rekisterin oikean reunan listaan.
   • Esimerkkiluettelojärjestys: Hakeutuu seuraavaan lyhytkestoiseen koulutukseen->Nimi&"("&Hakeutuu seuraavaan lyhytkestoiseen koulutukseen->Korttinumero&")"&"-"&"Hakija: ("&Korttinumero&")"&Sukunimi&Etunimet
2. Tee Hakijat-rekisterissä uusi luettelotuloste (Toiminnot / Tulostus / Luettelotulostus):
   • Luettelotulosteelle valittuihin sarakkeisiin voidaan ottaa ensimmäiseksi tiedoksi esimerkiksi "/"&Hakeutuu seuraavaan lyhytkestoiseen koulutukseen->Max opiskelijoita, niin saadaan näkyviin hakijan sijanumero / maksimimäärä. Siitä nähdään heti, ketkä mahtuivat mukaan ja kuka on milläkin varasijalla.
   • Lisäksi tulosteeseen voidaan ottaa mukaan halutut opiskelijatiedot, kuten esimerkiksi hakijoiden nimet (ja sähköpostiosoitteet).
   • Luettelotulosteeseen on ehdottoman tärkeää muistaa ruksia oikealta alhaalta kohta "Numerointi". Sillä saadaan tulosteen vasempaan reunaan järjestysnumerot.
   • Järjestysnumeroa verrataan maksimäärään ja voidaan nähdä, ketkä hakijat ovat suuremmalla järjestysnumerolla kuin koulutuksen maksimimäärä = varasijalle päätyneet.
   • Hakijat-rekisterin luettelotulosteelle haetaan mielellään vain yhden koulutuksen hakijoiden tietoja kerrallaan, niin järjestys pysyy selkeänä.
   • Kuvassa riviltä 11 lähtien olevat hakijat ovat varasijoilla tähän koulutukseen luettelon mukaisessa järjestyksessä siten, että rivillä 11 oleva on ensimmäisellä varasijalla jne.