Ilmoittautumisen käyttöönotto - valmistelut Primuksessa

1. Rasti Koulun tiedot -rekisterissä Koulutuskalenteri käytössä
2. Rasti Koulun tiedot -rekisterissä Lomaketoiminto käytössä
3. Rasti Koulun tiedot -rekisterissä Oikeus lähettää sähköpostia
4. Varmista, että Koulun tiedot -rekisterissä on sähköpostiasetukset kunnossa
5. Varmista, että sähköisen ilmoittautumisen lomakkeet on ladattuna valmiiksi Primuksen Lomake-editoriin. Valmiit lomakemallit löytyvät Lomakepankista.

Oppilaitos voi itse päättää, mitä koulutuksia Wilmassa on esillä ja mitä tietoja koulutuksista kerrotaan. Tiedot valitaan Koulun tiedot-rekisterissä alla lueteltuihin kenttiin.

Wilman koulutussivulle päästään kirjoittamalla selaimeen oppilaitoksen wilmasivu/browsecourses (esimerkiksi https://wilma.kunta.fi/browsecourses)

Wilmaan voi myös tehdä Wilman etusivulle linkin, josta pääsee sähköiseen ilmoittautumiseen suoraan:

1. Kirjaa Primuksessa Koulun tiedot -rekisterissä 1. koulun kortille linkki kenttään Kirjautumissivun sisältö suomeksi .
2. Jos haluat oman otsikon tälle tiedolle, kirjoita se samaan kenttään yläpuolelle.
3. Esimerkki linkistä Primuksessa:
   • [[Koulutustarjonta| https://wilma.kunta.fi/browsecourses]]

1. Pääkäyttäjä/ylläpito ottaa alla olevat kentät esille Primuksen eri rekistereihin ja lataa ohjesivustoltamme valmiit hakulomakkeet Lomake-editoriin. Lomakkeille täytetään Koulu-kenttään ne koulut, joiden koulutuksia Wilmaan halutaan esille. Koulu-kenttää ei voi jättää tyhjäksi, silloin koulutuksia ei näytetä lainkaan.
2. Pitkäkestoisia koulutuksia varten tehdään rekisterikortit Luokat-rekisteriin, lyhytkestoisia koulutuksia varten tehdään rekisterikortit Arviointirekisteriin.
3. Toimisto julkaisee koulutustiedot Wilmassa.
4. Hakijat ilmoittautuvat Wilmassa haluamaansa koulutukseen, ilman Wilma-tunnuksia. Tiedot tallentuvat Primuksen Hakijat-rekisteriin.
5. Wilma lähettää vahvistuksen hakemuksesta hakijan ilmoittamaan sähköpostiin.
6. Oppilaitos käsittelee hakijoiden tiedot Primuksen Hakijat-rekisterissä ja siirtää opiskelijaksi valitut Opiskelijarekisteriin. Hylätyt hakijatiedot poistetaan Primuksesta mielellään puolen vuoden kuluttua (manuaalisesti). Hakijat voi siirtää opiskelijoiksi myös Wilman puolella.
7. Koulutuksen tiedot otetaan pois näkyvistä Wilmasta, kun hakuaika päättyy ja lisätään sinne taas uusia, haussa olevia koulutuksia.

Koulutukset, joiden hakuajan päättymisestä on kulunut yli 5 viikkoa, poistuvat Wilman koulutussivulta automaattisesti. Vaihtoehtoisesti arviointikirjan Viimeinen näkymispäivä koulutuskalenterissa -kenttään voi laittaa päivämäärän, minkä jälkeen koulutus ei näy enää listauksessa. Muussa tapauksessa koulutus näkyy viisi viikkoa Hakuaika päättyy -päiväyksen jälkeen.

Useimmista kentistä on versiot suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi, vaikka kaikkia ei olekaan mainittu erikseen. Suurin osa kentistä on koulukohtaisia, jolloin asetukset täytetään niiden koulujen korteille, jotka käyttävät sähköistä ilmoittautumista. Jotkin asetukset täytetään oletuskoululle, nämä on mainittu ohjeessa erikseen. Oletuskoulu on yleensä se rekisterikortti, jonka numero on 1 - tyypillisesti jokin asettelukouluista.

Koulun tiedot -rekisteri

Toimintoon liittyvät kentät löytyvät kenttäeditorin haarasta Wilma, koulutuskalenteri.

• Koulutuskalenteri käytössä: rastitaan aina, ja sille koululle, jonka rekisterikortin numero on 1
• Lyhytkestoisten koulutusten... -nimiset kentät otetaan esiin, jos oppilaitos järjestää sellaisia lyhyitä koulutuksia, joihin saa ilmoittautua Wilman kautta. Tällaisia ovat esim. erilaiset passisuoritukset. Kentät on ohjeistettu tarkemmin lyhytkestoisten koulutusten ohjeessa.
• Pitkäkestoisten koulutusten... -nimiset kentät otetaan esiin, jos oppilaitos järjestää tutkintoon johtavaa koulutusta tai muuta pidempää koulutusta, ja näihin saa ilmoittautua Wilman kautta. Kentät on ohjeistettu tarkemmin pitkäkestoisten koulutusten ohjeessa.
• Koulutuksiin ilmoittautuminen yksityishenkilöille -painikkeen teksti
• Koulutuksiin ilmoittautuminen yrityksille -painikkeen teksti
• Koulutushakeutumisen käyttöehdot suomeksi Huom. Aina pakollinen tieto.
• Jos ei haluta ollenkaan käyttää sähköpostivahvistusta minkään koulutuksen hakeutumisessa, voidaan Koulun tiedot -rekisterissä rastia kentät Lyhyt-/Pitkäkestoiset koulutukset eivät vaadi sähköpostitunnistautumista, jolloin se koskee kaikkia koulutuskalenterisivulla olevia koulutuksia. Sähköpostivahvistuksen voi myös ohittaa koulutuskohtaisesti Arvionti- tai Luokat-rekistereissä.
• Koulutuskalenterin maksurajapinta
• Verkkomaksut koulutuskalenterin poluissa
• Sähköisen ilmoittautumisen osallistumismaksun ALV % (kenttä on täytettävä, vaikka alv % olisi 0)
• Koulutusten maksamiseen liittyvät kentät on ohjeistettu tarkemmin Svea Paymentsin ohjeessa.

Ohjetekstit Wilmassa ja sähköposteissa

• Koulutushakeutumisen käyttöehdot suomeksi
• Koulutukseen haun ohje
• Sähköisen ilmoittautumisen aputekstit Wilmassa
• Hakijan sähköpostin sisältö suomeksi
• Hakijan valintojen sähköpostin sisältö suomeksi

Hakijat-rekisteri

• Hakeutuu seuraavaan pitkäkestoiseen koulutukseen
• Hakeutuu seuraavaan lyhytkestoiseen koulutukseen
• Hakupäivä
• Hakuajankohta
• Hakemus tallennettiin
• Hakijan ilmoittaneen yrityksen... -kentät
• Lisätietoja hakijan ilmoittaneesta yrityksestä/organisaatiosta
• Hakutoivejärjestys pitkäkestoisissa koulutuksissa
• Opiskelijarekisterin korttinumero
• Alkuperäisen osallistumismaksun viitenumero
• Osallistumislaskut

Luokat-rekisteri

Kentät otetaan esiin, jos oppilaitoksella on sellaista tutkintoon johtavaa tai muuta pitkäkestoista koulutusta, johon saa ilmoittautua Wilmassa.

• Ilmoittautuminen Wilmassa sallittu
• Hakuaika alkaa
• Hakeutuminen alkaa kello
• Hakuaika päättyy
• Järjestämispaikkakunta
• Koulutuksen status
• Sähköpostin lisätiedot
• Hakeutuminen ei vaadi sähköpostivarmistusta
• Viimeinen näkymispäivä koulutuskalenterissa
• Jatkuva haku, yliajaa hakuajan päättymispäivän tai viimeisen näkymispäivän
• Sähköisen hakeutumisen lomake
• Sähköisen hakeutumisen maksutapa
• Osallistumismaksu (veroton)
• Osallistumismaksun poikkeava Alv %
• 0-% alv
• Laskutyyppi koulutuskalenterissa

Arviointi-rekisteri

Kentät otetaan esiin, jos oppilaitoksella on sellaista lyhykestoista koulutusta, johon saa ilmoittautua Wilmassa.

• Ilmoittautuminen Wilmassa sallittu
• Ilmoittautuminen alkaa
• Ilmoittautuminen alkaa kello
• Viimeinen ilmoittautumispäivä
• Viimeinen näkymispäivä koulutuskalenterissa
• Jatkuva haku, yliajaa viimeisen ilmoittautumis- ja näkymispäivän
• Sähköpostin lisätiedot
• Ilmoittautuminen ei vaadi sähköpostivarmistusta
• Sähköisen ilmoittautumisen lomake
• Sähköisen ilmoittautumisen maksutapa
• Laskutyyppi koulutuskalenterissa
• Osallistumismaksu (veroton)
• Osallistumismaksun poikkeava Alv %
• 0-% alv
• Maksuturva maksatuspyynnön tilausrivin tuotteen kuvaus suomeksi

Opiskelijat-rekisteri

• Hakeutuu seuraavaan pitkäkestoiseen koulutukseen
• Hakeutuu seuraavaan lyhytkestoiseen koulutukseen
• Hakutoivejärjestys pitkäkestoisissa koulutuksissa
• Lisätietoja hakijan ilmoittaneesta yrityksestä/organisaatiosta
• Osallistumislaskut
• Alkuperäisen osallistumismaksun viitenumero

Kenttien merkitys ja toiminta on kuvattu tarkemmin muissa ohjeissa.