Pedagogiset asiakirjat ja tukitoimet ammatillisessa koulutuksessa

Opiskelijalle voidaan opintojen alussa antaa yleistä tukea ja tarvittaessa tehostettuakin tukea. Näistä voidaan tehdä kirjaukset Wilmassa, jokaisesta tukitoimesta erikseen. Ne tallentuvat Primuksen Tukitoimet-rekisteriin omina rekisterikortteinaan ja näkyvät myös Wilmassa opiskelijan Ohjaus ja tuki-sivulla.

Käyttöönotto

• Koulun tiedot -rekisteri: rasti kentät Koulunkäynnin tuki -toiminto käytössä ja Tukitoimet ja pedagogiset asiakirjat näkyvät opiskelijalle
• Tee itse tai lataa www-sivuiltamme Primuksen Lomake-editoriin Tukitoimet, ammatilliset-lomake, joka on tehty Tukitoimet-tietokantaan.
• Tee käyttäjäryhmä, jolla on oikeus Tukitoimet-rekisteriin ja siellä uuden rekisterikortin luominen -oikeus. Lisää käyttäjäryhmä niille opettajille, jotka saavat tallentaa tukitoimia.
• Tarkista, että Wilmassanne on käytössä salattu yhteys! Toimintojen käyttö on estetty, jos salausta ei ole.

Tukitoimien kanssa samalla opiskelijan Ohjaus ja tuki-sivulla Wilmassa näkyy myös pedagogiset asiakirjat. Pedagogisia asiakirjoja voi myös täyttää Wilman puolella. Ne tallentuvat Primukseen samannimiseen rekisteriin. Pedagogisia asiakirjoja ovat:

• Ohjauksen ja tuen suunnitelmat
• Erityisen tuen suunnitelmat
• Vaativan erityisen tuen suunnitelmat
• Urasuunnitelmat

Jos huomataan, että tukitoimet eivät riitä, voidaan opiskelijalle tehdä erityisen tuen päätös. Toki päätös voidaan tehdä jo heti opintojen alussa, jos on tiedossa, että opiskelija ei tule selviytymään tavallisesta opetuksesta.

• Tee Asiakirjalajit-rekisteriin ainakin rekisterikortit Erityisen tuen suunnitelma, Vaativan erityisen tuen suunnitelma, Urasuunnitelma ja Ohjauksen ja tuen suunnitelma.
• Tee itse tai lataa www-sivuiltamme valmis HOKS-lomakepaketti Primuksen Lomake-editoriin. Siinä tulee mukana muut paitsi vaativan erityisen tuen suunnitelma.

Käyttäjäoikeudet

Käyttäjäoikeuksien määrittely on erityisen tärkeää, ettei asiakirjat näy kaikille opettajille. Tehtävänjaot, kuka vastaa asiakirjoista, vaihtelevat oppilaitoksittain.

Kirjaukset tehdään Wilmassa lomakkeen avulla, opiskelijan Ohjaus ja tuki -sivulta. Tukisivu näkyy vain niille opettajille, joiden on tarpeen päästä tekemään tai näkemään laadittuja asiakirjoja. Muille tukisivu ei edes näy.

Asiakirjoja varten tehdään tarvittava määrä käyttäjäryhmiä tai yksi ryhmä. Käyttäjäoikeudet määritellään Primuksen Käyttäjäryhmät-rekisterissä. Tee esimerkiksi käyttäjäryhmä "Wilma: tuki" ja anna sille oikeus Pedagogiset asiakirjat -rekisteriin. Ruksi oikeuksista Uuden rekisterikortin luominen ja Tallennettujen tulosteiden tulostusoikeus.

Samaan käyttäjäryhmään voi liittää lisäksi oikeudet Tukitoimet, Kurinpitotoimet ja Opiskelijakohtaiset muistiot -rekistereihin, jos samat henkilöt vastaavat kaikista niihin liittyvistä kirjauksista.

Erityinen tuki

Näitä asiakirjoja tehdään, kun opiskelijalla on erityisen tuen päätös eli esim. opiskelijahuoltoryhmä on kokoontunut ja todennut, että opiskelija ei pärjää ilman erityistä tukea. Ryhmä tekee ehdotuksen päättävälle henkilölle tuen tarpeesta. Henkilö, jolla on vastuu päätöksistä oppilaitoksessa, tekee erityisen tuen päätöksen. Sen jälkeen opiskelijalle tehdään esim. erityisen tuen -asiakirja, jossa kerrotaan, miten opiskelijaa tuetaan, tarviiko hän apuvälineitä, pienryhmäopetusta jne.

Tukitoimilla opiskelijalle annetaan tukea: tukiopetusta, apuvälineitä, eriyttämistä (opiskelijan omalle tasolle sopivaa opetusta).

Erityisen tuen päätös voidaan tehdä niinikään Wilman lomakkeella opiskelijan Hakemukset ja päätökset -sivulla. Näiden näkymistä säädellään myös käyttäjäryhmän avulla.

Tuen tarvetta seurataan ja tarkistetaan puolivuosittain. Huoltajille ilmoitetaan opiskelijalle tehtävästä erityisen tuen päätöksestä, tarvittaessa huoltajaa voidaan kuulla ja pyytää huoltajan suostumus.

Käyttöoikeudet erityisen tuen lomakkeisiin

Lisätään käyttäjäryhmä "Wilma: tuki" kaikille opettajille, jotka ovat ryhmänohjaajia. Eli kaikki ne opettajat näkevät lomakkeen joko valvomallaan tai opettamallaan luokalla. Lomakkeen täyttäjä vaihtelee oppilaitoskohtaisesti, mutta esimerkiksi sen voi täyttää joko ryhmänohjaaja tai ryhmänohjaaja ja erityisopettaja yhdessä. Täytetyn lomakkeen tiedot saa nähdä yleensä ryhmänohjaaja, muu vastuuopettajaksi lisätty opettaja, opo ja erityisopettaja.

Opinto-ohjaajalle ja erityisopettajalle voidaan antaa laajemmat oikeudet, jolloin heille rastitaan Opettajarekisterissä Oikeus nähdä kaikki opiskelijan tiedot Wilmassa. Tällöin he näkevät kaikkien oman oppilaitoksensa opiskelijoiden pedagogiset asiakirjatiedot. Toinen vaihtoehto on antaa oikeudet kaikkiin pedagogisiin asiakirjoihin, jos ei tarvitse muuten nähdä opiskelijoiden kaikkia muita tietoja. Rasti silloin Oikeus nähdä kaikki pedagogiset asiakirjat käyttäjäryhmälle.

Esimerkki lomakkeesta

• Täytetään lomakkeelle päiväys, jolloin asiakirja on laadittu. Tuen tarvetta seurataan ja tarkistetaan puolivuosittain. Jos sille ei enää ole tarvetta, erityinen tuki voidaan purkaa ja päättymispäivä täytetään lomakkeelle.
• Asiakirjalajiksi on laitettu Erityisen tuen suunnitelma.
• Piilotetaan suunnitelma muilta opettajilta.
• Lomakkeen sisältö näkyy vain Vastuuopettajat-kenttään lisätyille opettajille.
• Asiakirjan laatimispäivä täytetään. Päättymispäivä on muistettava vaihtaa oikeaksi, jos erityinen tuki puretaan aiemmin (-> vaikuttaa tilastointiin).
• Julkaisupäivä opiskelijalle ja huoltajille, jolloin asiakirja näkyy heille.
• Tietoja päivitettäessä täytetään seurantapäivä, päivittäjän nimi ja pvm, jotta historiatieto säilyy.
• Kun opiskelija siirtyy seuraavalle vuosikurssille, kopioidaan lomake ja muutetaan tarvittaessa tietoja ajantasalle ja vastuuopettajia.

Jos eri kouluasteilla on yhteinen tietokanta (samassa multiPrimuksessa), voidaan peruskoulun asiakirjat näyttää opiskelijan siirtyessä ammatilliseen oppilaitokseen. Peruskoulussa arkistoidaan koulunsa päättäviltä ne asiakirjat, joita ei ammatillisessa oppilaitoksessa tarvita. HOJKS:t jätetään arkistoimatta esimerkiksi vuodeksi.

Tietoja tarvitseville ammatillisen oppilaitoksen opettajille annetaan katseluoikeus peruskoulun asiakirjoihin. Opettajat näkevät opettamiensa opiskelijoiden peruskoulun pedagogiset asiakirjat, opot ja erityisopettajat näkevät kaikkien oman oppilaitoksensa opiskelijoiden asiakirjat.