Dataöverföring av studentexamensuppgifterna

Måste Obligatoriskt/Extra-fältet vara ifyllt?

• För de examinander som har inlett skrivningarna hösten 2021 eller tidigare, ska fältet vara ifyllt med det som gäller för examinanden. Alltså ska något av "Obligatoriskt"-alternativen vara valt om provet är obligatoriskt för examinanden, och på motsvarande sätt ska extra ämnen ha "Extra" valt i skrivningstabellen.
• För de examinander som inlett skrivningarna våren 2022 eller påbörjar dem på hösten 2022, har det ingen betydelse för dataöverföringen om fältet är ifyllt eller tomt - överföringen lyckas i vilket fall som helst. Man kan nog ändå fylla i den rätta uppgiften i fältet, eftersom det då är lättare att följa med att studeranden har valt alla obligatoriska ämnen.

Överförs uppgiften om avgiftsfrihet till SEN?

• För dem som inlett skrivningarna hösten 2021 eller tidigare överförs uppgiften inte till SEN, vare sig fältet Avgiftsfri är ikryssat eller inte.
• För dem som inlett skrivningarna våren 2022 eller som börjar hösten 2022, överförs uppgiften om avgiftsfritt prov till SEN om fältet Avgiftsfri är ikryssat på ämnesraden. Om fältet inte är ikryssat, överförs provet som avgiftsbelagt till SEN.

Hur samlar man in uppgiften om avgiftsfritt studentexamensprov?

• På blanketten Anmälan till studentskrivningarna har vi satt in kolumnen Avgiftsfri. Kolumnen visas på blanketten i Wilma enbart i det fall att examinanden har en giltig avgiftsfrihetsperiod (d.v.s. Studerande-registrets fält Avgiftsfrihet startar är ifyllt). De examinanden som har avgiftsfrihet kan kryssa i Avgiftsfri-fältet för sina prov på blanketten. Gymnasiet bör dock kontrollera att examinanden faktiskt har rätt till avgiftsfrihet när det gäller de ikryssade proven.
• De som inlett skrivningarna hösten 2021 eller tidigare har en separat blankett där Avgiftsfri-fältet inte ingår alls, eftersom uppgiften inte ska samlas in för dessa studerande.

Mer info om examensreformen och om hur avgiftsfriheten tillämpas finns här:

• https://www.ylioppilastutkinto.fi/sv/studentexamen/examensreformen-varen-2022

Hur beaktas de avgiftsfria proven i faktureringen i Primus?

• Om Avgiftsfri-fältet är ikryssat på någon provrad i Studerande-registrets skrivningstabell, tas inte det provet med då fakturan skapas med funktionen Fakturering -> Studentexamen. Om examinandens samtliga prov är ikryssade som avgiftsfria, uppstår ingen faktura alls för examinanden. Mer info om faktureringsfunktionen finns i anvisningen om fakturor för studentskrivningarna.

Instruktionerna nedan gäller även vid anmälningen till skrivningarna hösten 2022 .

Examensreformen våren 2022 gäller de examinander som inleder skrivningarna på våren 2022 eller därefter.

Gymnasierna behöver inte göra några ändringar när det gäller överföringen av examinanduppgifterna till SEN. Gymnasierna gör fortfarande det här med hjälp av överföringsfil från Primusoch i den ingår alla studerande som deltar i skrivningarna, oberoende av om de deltagit redan före våren 2022 eller inte.

Reformen inverkar dock på själva examinanduppgifterna som överförs från Primus till SEN. I praktiken är examinanduppgifterna reformenliga då följande kriterier uppfylls:

• studeranden inleder studentskrivningarna våren 2022 ELLER
• studeranden har i fältet St-examenstyp alternativet "Enskilt prov" eller "Höjning/Komplettering" ELLER 
• studeranden har fältet Förnyar examen ikryssat.

För de som inlett skrivningarna hösten 2021 eller tidigare, överförs uppgifterna på samma sätt som innan våren 2022.

Anmälningsuppgifterna i filen för dem som inleder skrivningarna våren 2022 eller senare

• I enlighet med reformen ingår i anmälningsfilen inte längre sekvenserna "äidinkielenKoe", "pakollisetKokeet" och "ylimääräisetKokeet".
• I filen finns sekvensen "kokeet", som innehåller skrivningsämnets kod och uppgiften om avgiftsfrihet. Uppgiften plockas från kryssfältet Avgiftsfri. Då fältet är ikryssat överförs provet som avgiftsfritt till SEN.

Övrigt

• Sekvensen "suoritetutKurssit" finns inte längre med i anmälningsfilen eftersom SEN inte längre samlar in den. Den här ändringen gäller alla som deltar i skrivningarna.
• För de studerande som inlett skrivningarna våren 2022 eller senare har det ingen betydelse för dataöverföringen om fältet fältet Obligatoriskt/ Extra i Studeranderegistret är tomt eller om det är ifyllt. Uppgiften om obligatoriskt eller extra finns nämligen inte med i överföringsfilen till SEN för dessa studerande. Logiskt är ändå att välja det alternativ som stämmer överens med ämnet i fråga. De nya alternativen i fältet är till nytta om man vill följa upp om studeranden har valt de obligatoriska ämnena som krävs i examen. Om studerandena har “Obligatoriskt” eller “Extra” valt i fältet, kan man istället ange något av följande alternativ:

• Obligatoriskt Modersmål och litteratur
• Obligatoriskt Matematik
• Obligatoriskt Andra inhemska språket
• Obligatoriskt Främmande språk
• Obligatoriskt Realämne

• För dem som har inlett skrivningarna hösten 2021 eller tidigare beaktas fortfarande uppgiften i fältet Obligatoriskt/Extra i dataöverföringen. De här examinanderna ska ha antingen något av "Obligatoriskt"-alternativen eller "Extra" valt i fältet, enligt vad som är den faktiska situationen. Det gamla alternativet "Obligatoriskt" kan man inte alls välja för ämnena hösten 2022 eftersom det arkiverades i Primusversionen 4.63.9.1. Följaktligen finns det här alternativet på raden enbart om det har angetts på raden före den här versionsuppdateringen.
• Om studeranden har inlett examen redan hösten 2021 eller tidigare än så, men ämnena från det skrivningstillfället saknas i skrivningstabellen, måste studeranden ha fältet Påbörjat examen ifyllt - ange i fältet det skrivningstillfälle som hen inledde examen, t.ex. 2021H.

• Om en studerande förnyar examen ska det skrivningstillfälle då hen förnyar examen fyllas i fältet Påbörjat examen .

Information om skolan: Fyll i

• Gymnasiets nummer
• St-skrivningens tid
• OBS! Skrivningstiden bör vid anmälning till vårens skrivningar vara i formatet 2022V, 22V, V2022 eller V22 och inför höstens skrivningar 2022H, 22H, H2022 eller H22.

I Studeranderegistret ska man fylla i anmälningsuppgifterna för examinanderna.

I Kurser-registret ifylls följande:

• St-ämne: fyll i för alla de ämnen som kan avläggas i studentexamen (modersmål, språk, matematik och alla ämnen som hör till realen). St-ämne ska inte fyllas i för kurserna, endast för ämnen.
• Lärokurs: fylls i för språken och matematiken.
• Det andra inhemska språket: fyll i för de ämnen som innebär det andra inhemska språket.

De här uppgifterna ska fyllas i endast på ämnesnivå, inte kursnivå. Exempel på kurstyper på ämnesnivån är "huvudämne" eller "lärokurs". För att hämta fram t.ex. bara ämnena, gör sökningen Typ->Namn= "*ämne" eller Typ->Namn= "lärokurs".

Kontrollera studerandenas skrivningstid:

Före dataöverföringen är det bra att kolla att studerandena säkert har rätt information i Studeranderegistrets fält Skrivningstid i st-tabellen. I MultiPrimus kan du kontrollera det här till exempel med följande sökrutin:

• (Skrivningstid<>"" OCH Skrivningstid<>Skola[1]->St-skrivningens tid OCH Vitsord->Kortnummer=0) ELLER St-ämne[Antal rader]<>Skrivningstid[Antal rader]
• Om ni har enkelversionen av Primus eller använder Primus med ett skolspecifikt lösen, byt ut Skola[1]-> mot Information om skolan->.

Sökningen hämtar fram de studerande som i kommande studentprov har en annan uppgift i fältet St-skrivningens tid än vad som står i Information om skolan-registret. För att sökrutinen ska fungera krävs att rätt skola står på rad 1 i Skola-fältet på studerandens kort. Om sökningen hämtar fram studerande som har fel skrivningstid i något prov ska du korrigera tidpunkterna innan du gör dataöverföringen.

Dataöverföringen görs med Studerande-registrets funktion Dataöverföringar / Studentexamen / Anmälningsuppgifter till nämnden. Den här funktionen genererar både pappersutskriften och överföringsfilen. Endast överföringsfilen ska levereras till SEN, pappersutskriften behövs alltså inte.

Kontrollera dataöverföringsinställningarna innan du börjar med pappersutskriften och filen.

Skrivningstid

• Endast de som anmäler sig till inkommande skrivningstillfälle ska ingå i överföringen till SEN. Formatet på skrivningstiden i överföringsrutan ska stämma överens med formatet i Studerande-registrets fält Skrivningstid och i Information om skolan-registrets fält St-skrivningens tid (t.ex. 2022H). Systemet inkluderar examinanderna i överföringen på basen av skrivningstiden, så det är viktigt att den är korrekt ifylld.

Numrering av examinanderna

• Numrera och spara examinandnumren : numrera alla examinander i alfabetisk ordning enligt efternamn. Om du har korrigerat numreringen för hand, kryssa inte i det här alternativet eftersom systemet då gör en ny numrering av de examinander som ändrats tidigare. Gör alltså även resten av korrigeringarna och ändringarna för skrivningstillfället för hand om du en gång börjat. Använd den automatiska numreringen enbart om du gör dataöverföringen för första gången eller om numreringen inte har ändrats manuellt.

• Om inga examinandummer är ifyllda eller om Numrera och spara examinandnumren inte är ikryssat, meddelar Primus vid överföringen att "Uppgifter fattas på studerandens st-rader". Fyll då i examinandnumren antingen för hand eller genom att kryssa i fältet och köra överföringen på nytt.

När du kontrollerat inställningarna ska du först skapa pappersutskriften. På den kan du enkelt kontrollera att uppgifterna är korrekta. Förhandsgranska utskriften genom att trycka på Förhandsgranska-knappen, och skriv ut först när det inte längre finns något som behöver ändras.

Klicka på Pappersutskrift, varvid en ruta öppnas. Här kan du välja om uppgifterna ska sparas, kopieras till klippbordet eller skrivas ut. Om du väljer att skriva ut är det möjligt att först förhandsgranska utskriften genom att trycka på Förhandsgranska-knappen.

• Alla uppgifter sänds inte på nytt för personer som tar om provet, så på deras rader får det saknas uppgifter.
• I ämneskolumnen står också antalet kurser som avlagts i ämnet. Om alla examinander systematiskt saknar t.ex. kursantalen i historia, ska du kontrollera i Kurser-registret att St-ämne är ifyllt för historia. Om det gäller ett språk eller matematik ska också Lärokurs vara ifyllt.
• På pappersutskriften finns begränsat med utrymme för t.ex. B-språken. Språk som faller bort ska skrivas in på blanketten för hand.
• På Studentexamensnämndens egna blankett finns också uppgiften om avgångsbetyg med. Det här är bara information från SEN till skolan, så gymnasiet ska inte fylla i det. Kolumnen ingår inte i Vismas blankett, och gymnasierna behöver inte fylla i uppgiften i Primus.

När pappersutskriften är klar kan du göra dataöverföringen.

Klicka på Dataöverföring och rutan Spara som öppnas.

• Spara anmälningar till höstens studentskrivningar som Ylioppilastutkinto_registration_2022S_XXXX.json
• Spara anmälningar till höstens studentskrivningar som Ylioppilastutkinto_registration_2023K_XXXX.json

XXXX = gymnasiets nummer.Filens standardnamn bildas på basen av tidpunkten och Information om skolan-registrets fält Gymnasiets nummer. Filnamnskoden .json tillkommer automatiskt fastän den inte skulle synas i filnamnet i lagringsrutan.

Gymnasiet ska skicka dessa överföringsfiler elektroniskt till Studentexamensnämnden via OPTI-systemet. Pappersutskriften ska inte skickas in.

Om det saknas data i studentuppgifterna får du fram en förhandsgranskning som visar de bristfälliga uppgifterna, när du klickar på Pappersutskrifteller Dataöverföring. Du kan skriva ut listan eller stänga den.

Gör korrigeringarna enligt listan och kör dataöverföringen på nytt. I felmeddelandena i början av raden står studerandens registerkortsnummer så att du enkelt kan snabbsöka fram den rätta studeranden.